董杰

1 引言

檔案既是歷史文化資源，又是重要的信息資源。檔案編研工作作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的一種重要形式，體現(xiàn)了一個(gè)檔案館的檔案管理水平。

隨著我國(guó)疾病控制事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各級(jí)疾控部門(mén)的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道，特別是自檔案目標(biāo)管理活動(dòng)開(kāi)展以來(lái)，更是將檔案工作推向一個(gè)新的高度。隨著檔案工作的發(fā)展，研究如何提高檔案編研工作，深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源已成為疾控中心檔案工作中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

疾控檔案有關(guān)要求為加強(qiáng)各級(jí)疾病預(yù)防控制檔案管理，提高檔案科學(xué)管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在疾病預(yù)防控制工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《全國(guó)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》等規(guī)定，定義疾病預(yù)防控制檔案：即在疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、健康教育等活動(dòng)中形成的各種門(mén)類、載體檔案的總和。在開(kāi)展編研工作時(shí)，在突出疾控部門(mén)專業(yè)特色上做文章，使編研材料有很強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)用性，才能受到業(yè)務(wù)人員的歡迎和好評(píng)。

2 疾控檔案編研工作的原則

2.1 以疾控業(yè)務(wù)檔案為主體的取材原則。疾控部門(mén)在以開(kāi)展疾病控制為中心的各項(xiàng)工作中，形成了大量的文書(shū)、業(yè)務(wù)技術(shù)、科研、基建、設(shè)備、聲像、實(shí)物等檔案材料。但由于疾病控制是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，故而反映與記錄此項(xiàng)工作的主要載體和業(yè)務(wù)檔案也就具有了極強(qiáng)的專業(yè)性。此外，疾病控制在業(yè)務(wù)上又具有連續(xù)性的特點(diǎn)，對(duì)疫情流行規(guī)律的認(rèn)識(shí)以及在開(kāi)展疾病控制的監(jiān)測(cè)過(guò)程中，都必須以業(yè)務(wù)檔案為依據(jù)。因此，在開(kāi)展檔案編研工作時(shí)，應(yīng)首先從業(yè)務(wù)檔案入手，編研材料才可能有專業(yè)特色，才能更有效地為中心開(kāi)展衛(wèi)生防病、監(jiān)測(cè)工作服務(wù)。

2.2 滿足疾控業(yè)務(wù)特色需求的選題原則。檔案編研材料要有特色，要把好選題關(guān)。選題應(yīng)圍繞和反映單位的中心工作和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)。脫離業(yè)務(wù)工作的選題，就談不上編研材料的專業(yè)性。為此，檔案人員應(yīng)做到兩個(gè)了解和掌握。

2.2.1 把握疾控業(yè)務(wù)中心工作整體需求。在安排全年的檔案編研工作時(shí)，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來(lái)確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實(shí)際工作的需要。然而，對(duì)檔案的

利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解

和掌握單位的中心工作，才能對(duì)當(dāng)年的編研工作的開(kāi)展做到心中有數(shù)，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)工作。如近兩三年來(lái)疾控部門(mén)的績(jī)效考核工作是為上級(jí)的綜合考評(píng)做準(zhǔn)備工作，而績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)要求各科室出具近幾年的業(yè)務(wù)工作、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的綜合分析。對(duì)此，檔案室及早做出反應(yīng)，在制訂編研計(jì)劃時(shí)，就安排編制反映這一內(nèi)容的編研材料，為及時(shí)滿足疾控業(yè)務(wù)的利用需要起到了積極的作用。

2.2.2 注重疾控業(yè)務(wù)中心工作個(gè)性需求。疾控部門(mén)的主要業(yè)務(wù)是開(kāi)展傳染病、地方病、慢性病的預(yù)防和免疫規(guī)劃工作的發(fā)展以及食品安全的監(jiān)測(cè)、檢測(cè)。檔案人員在具體做各專業(yè)口的編研計(jì)劃時(shí)，應(yīng)針對(duì)以上各業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和內(nèi)容來(lái)確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入科室，廣泛地與業(yè)務(wù)人員交流，了解各科工作職責(zé)和范圍，熟悉各業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，從中掌握業(yè)務(wù)人員的利用需求。此外，還可通過(guò)在借閱中開(kāi)展專題利用登記、發(fā)放利用意見(jiàn)表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認(rèn)識(shí)業(yè)務(wù)人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業(yè)性并能符合業(yè)務(wù)需求的重要環(huán)節(jié)。

2.3 符合系統(tǒng)實(shí)用的檔案編研材料組織原則。檔案部門(mén)在分析利用需求的基礎(chǔ)上，針對(duì)原始檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，可以開(kāi)展多種層次的編研加工。如各疾控部門(mén)的檔案中均有歷年來(lái)國(guó)務(wù)院、衛(wèi)生部及市政府頒發(fā)的關(guān)于傳染病管理及衛(wèi)生的法規(guī)、條例、程序及業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范，而疾控部門(mén)作為衛(wèi)生行政事業(yè)部門(mén)在履行其職責(zé)時(shí)必須依據(jù)有關(guān)的法規(guī)條例進(jìn)行。檔案部門(mén)如能編制有關(guān)的業(yè)務(wù)依據(jù)性文件匯編，就會(huì)十分有效地滿足業(yè)務(wù)工作的需要。這種文件匯編具有實(shí)用性，操作上也具有簡(jiǎn)便性。

然而，由于疾病控制業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性很強(qiáng)的工作，在開(kāi)展疫情的分析預(yù)測(cè)、制定防治策略以及對(duì)疾病控制實(shí)施監(jiān)測(cè)的過(guò)程中，都需要掌握和對(duì)比以前年度的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，特別是在開(kāi)展預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究時(shí)，更需要以較長(zhǎng)年度的相關(guān)數(shù)據(jù)做依據(jù)。因此，檔案部門(mén)如能將分散在各年檔案中的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)集中起來(lái)，做出有針對(duì)性的統(tǒng)計(jì)和分析，就可以使檔案的利用變得更系統(tǒng)更直觀，就可以極大地節(jié)省業(yè)務(wù)人員的時(shí)間。這就要求檔案人員對(duì)檔案信息除進(jìn)行上述初次加工外，還應(yīng)將編研工作的重點(diǎn)放在能系統(tǒng)地提供多次加工的檔案信息上。從實(shí)踐中看，根據(jù)各專業(yè)口的需要，開(kāi)展專題性的統(tǒng)計(jì)分析更為適宜。如疾控部門(mén)所編制的“傳染病分析”，“麻疹監(jiān)測(cè)分析”，“流腦發(fā)病、死亡人數(shù)統(tǒng)計(jì)與分析”，這類編研材料被業(yè)務(wù)人員應(yīng)用于科研、專題調(diào)查等實(shí)際工作中，顯示很強(qiáng)的實(shí)用性。

3 疾控檔案編研工作的措施

3.1 爭(zhēng)取業(yè)務(wù)部門(mén)參與，加大成果專業(yè)深度。檔案部門(mén)根據(jù)所選題目，以疾控部門(mén)收藏檔案為依據(jù)，在完成對(duì)各年度相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)后，可交予業(yè)務(wù)科室，由專業(yè)人員做出分析性報(bào)告。這樣的編研材料既內(nèi)行，又有一定的深度。

3.2 擴(kuò)大統(tǒng)計(jì)時(shí)間斷限，提升編研成果價(jià)值。統(tǒng)計(jì)分析材料的時(shí)間跨度越大，越能揭示出規(guī)律性、本質(zhì)性的信息，越能有助于業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)和總結(jié)疾病流行規(guī)律及疾病控制發(fā)展趨勢(shì)。如果所跨年度過(guò)短，就沒(méi)有多少實(shí)用的價(jià)值，不能為了湊編研材料的數(shù)量而忽視編研材料的實(shí)用性。

3.3 確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量，準(zhǔn)確揭示編研主題。編研不是杜撰，必須以檔案材料為依據(jù)，在分析檔案原件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，根據(jù)選題對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍。如實(shí)地采用檔案數(shù)據(jù)，是決定編研質(zhì)量及可靠程度的前提，因此，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性十分重要。有時(shí)，某個(gè)編研題目所需數(shù)據(jù)不能從檔案上直接得來(lái)，就需要檔案人員認(rèn)真研究檔案材料，找到相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數(shù)據(jù)能系統(tǒng)全面地揭示編研材料的主題。要根據(jù)數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類，同類項(xiàng)目才能進(jìn)行有關(guān)的計(jì)算。計(jì)算要正確，并要經(jīng)過(guò)復(fù)核。

3.4 重視形式新穎美觀，增強(qiáng)成果應(yīng)用成效。編制專題性統(tǒng)計(jì)分析，往往以表格、數(shù)字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動(dòng)直觀，新穎美觀，使編研成果既具有可讀性，又具有可觀瞻性，增強(qiáng)成果的應(yīng)用效果。

4 疾控檔案編研人員的要求

檔案人員要努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，做到編研材料有特色，為疾病控制業(yè)務(wù)服務(wù)，這是疾控中心檔案工作不斷發(fā)展和進(jìn)取的需要。同時(shí)，這項(xiàng)工作也對(duì)檔案人員的自身素質(zhì)提出了較高的要求。

作為疾控部門(mén)的檔案人員，做好編研工作，應(yīng)具備的專業(yè)知識(shí)應(yīng)有兩層含義，一是檔案編研專業(yè)知識(shí)，二是疾病防控專業(yè)知識(shí)。目前的疾控部門(mén)檔案人員多為“半路出家”，因此，加強(qiáng)對(duì)檔案編研工作的認(rèn)識(shí)和編研知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)十分必要，這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另一方面，檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握了疾病防控專業(yè)知識(shí)，才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié)，才能選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業(yè)特色的前提。此外，在編研材料的編制過(guò)程中，即使請(qǐng)有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行，也需要檔案人員在具備一定的專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的交流，才能共同完成對(duì)檔案信息的深層次加工。當(dāng)然，這并不是要求檔案人員要成為預(yù)防醫(yī)學(xué)專家，但應(yīng)該做到“耳熟能詳”。還有，檔案人員還應(yīng)走出去，向兄弟單位學(xué)習(xí)編研工作的經(jīng)驗(yàn)，這也是提高編研水平的捷徑。

總之，為進(jìn)一步開(kāi)展有專業(yè)特色的編研工作，深入開(kāi)發(fā)疾病控制檔案信息資源，檔案人員應(yīng)注意培養(yǎng)和提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，將疾控檔案進(jìn)行編研，是疾控中心貫徹我國(guó)檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病控制業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著業(yè)務(wù)檔案編研實(shí)踐的發(fā)展，它將會(huì)更加完善，一定會(huì)為疾控部門(mén)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展發(fā)揮重要作用。

編研工作是檔案利用工作的一個(gè)重要組成部分，是檔案部門(mén)系統(tǒng)、廣泛地向社會(huì)提供利用服務(wù)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。有了編研工作，才能通過(guò)主動(dòng)提供檔案的編研成果，直接服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，有助于推動(dòng)和促進(jìn)地方人文歷史、社會(huì)科學(xué)的研究。

（作者單位：駐馬店市疾病預(yù)防控制中心預(yù)防接種門(mén)診 來(lái)稿日期：2014-06-18）