人事檔案信息化管理

李春梅

人事檔案信息化管理，就是將計算機技術(shù)、磁介質(zhì)（或光介質(zhì)）存貯技術(shù)充分運用于人事檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以獲得最佳的工作效率和社會效益。

信息化基本內(nèi)容

企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理。它概括為以下幾個方面的基本內(nèi)容：

——檔案信息數(shù)字化。人事檔案信息數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的管理是以紙質(zhì)檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。

——檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。以往的人事檔案服務(wù)主要是以面對面的形式為主，即服務(wù)對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)，這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后，借閱者可通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務(wù)對象無疑帶來了極大的方便。

——檔案檢索自動化。在傳統(tǒng)檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，走進閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，甚至有時還無法找到所需要的檔案資料，如此的效率必然是很低的。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫中進行檢索，其速度、效率是傳統(tǒng)檢索工具無法比擬的。

——檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。實現(xiàn)檔案利用一體化的基礎(chǔ)是建立一個統(tǒng)一的計算機系統(tǒng)，包括硬件和軟件。

如何設(shè)計信息化

人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，必須考慮到人事檔案管理的實際問題。根據(jù)問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。

功能設(shè)計

人事檔案管理系統(tǒng)從功能設(shè)計上要求具有組織機構(gòu)管理、人員信息管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、零散材料收集（接收、轉(zhuǎn)遞）管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計查詢管理等功能。

具體地講，組織機構(gòu)管理就是根據(jù)企業(yè)具體情況進行分級管理；人員信息管理指的是人員的基本信息，主要包括姓名、性別、出生日期、身份證號、檔案編號等；人事檔案目錄管理是指人事檔案管理的主要內(nèi)容，包括檔案材料類號、同一類別中的序號，形成材料時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等，這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來；人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等；人事檔案的查（借）閱管理是指做查（借）閱記錄，包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準人、歸還日期等，系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動提醒功能；零散材料收集（接收、轉(zhuǎn)遞）管理是指做好檔案整理前的重要工作，主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄；檔案整理記錄及缺失材料登記管理就是要定期整理，包括整理時間、整理人，同時應(yīng)按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集，收集后應(yīng)增加材料補齊時間；相關(guān)統(tǒng)計查詢管理包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計功能包括人員統(tǒng)計、檔案數(shù)量和材料統(tǒng)計、查（借）閱統(tǒng)計等功能，等等。

系統(tǒng)設(shè)計

在設(shè)計系統(tǒng)時，應(yīng)考慮各方面的問題，主要有：

——代碼管理。盡量采用標準的代碼方式管理，這樣既能保證計算機高速運行，又容易與其他系統(tǒng)軟件兼容。

——檔案材料內(nèi)容處理。由于人事檔案屬于機密，其內(nèi)容不能隨意泄露，對于檔案材料的具體內(nèi)容可以采用電子掃描的方式進行錄入，以保持材料的原貌。這就對人事檔案管理人員的計算機掌握水平提出了比較高的要求。

——與人力資源管理系統(tǒng)的銜接。人力資源管理系統(tǒng)主要包括組織機構(gòu)管理、人員信息管理、薪酬管理、社保管理、時間管理、招聘管理、績效管理、培訓(xùn)管理等功能，其中，組織機構(gòu)管理、人員信息管理中的許多內(nèi)容與人事檔案管理系統(tǒng)相通，兩個系統(tǒng)存在共同維護的需要，故在設(shè)計人事檔案系統(tǒng)時應(yīng)考慮通過技術(shù)手段，直接使用人力資源管理系統(tǒng)中的組織機構(gòu)和人員信息，這樣既能保證人力資源管理和人事檔案管理達到資源共享，又能避免兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護出現(xiàn)不一致的情況。

——系統(tǒng)軟件的網(wǎng)絡(luò)連接。人事檔案管理與人力資源管理一般是不同的崗位，需要不同人員進行管理。兩套系統(tǒng)既要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，又要求分開使用，尤其是人事檔案管理系統(tǒng)要求在人事檔案辦公室中操作。由于人事檔案屬于保密范圍，如果系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)相連將涉及商業(yè)秘密問題，如果不通過網(wǎng)絡(luò)連接就很難做到數(shù)據(jù)同步性，這就給人事檔案系統(tǒng)使用單機版還是網(wǎng)絡(luò)版造成了矛盾，而解決該矛盾的方法是雙版合用，平時維護檔案信息時使用單機版，數(shù)據(jù)更新和備份時使用網(wǎng)絡(luò)版。

統(tǒng)籌兼顧信息化

人事檔案管理信息化建設(shè)涉及企業(yè)的管理體系、檔案人員的技術(shù)素質(zhì)、資金投入等多方面的問題，需要統(tǒng)籌兼顧、全面考慮。

領(lǐng)導(dǎo)高度重視。加強企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，首先離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，并在資金、設(shè)備、人員等方面予以必要的投入，從各方面關(guān)心檔案信息化工作的進程。企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)經(jīng)常過問此工作、了解現(xiàn)狀、提出要求、下達任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助其解決工作中出現(xiàn)的困難和問題。

人員適時培訓(xùn)。人事檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員的高素質(zhì)。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須能熟練運用計算機以及其他現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行電子文件的制作、使用和維護。這就需要對檔案管理人員進行繼續(xù)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

設(shè)施務(wù)必跟進。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源電子化轉(zhuǎn)換、信息存貯以及開發(fā)利用的基礎(chǔ)所在。這就要求企業(yè)應(yīng)該投入足夠的資金添置必要的計算機硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，同時還應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)配套建設(shè)，這樣才能為檔案信息的轉(zhuǎn)換、傳輸和資源共享提供必要的技術(shù)保障。

建立標準規(guī)范。標準規(guī)范是人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面，企業(yè)人事檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標準，另一方面企業(yè)自身也要加快人事檔案信息化管理規(guī)范的制訂和使用，包括推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計算機管理和檔案檢索等。

新舊模式轉(zhuǎn)變。推行人事檔案信息化管理必然會存在一個由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉(zhuǎn)變的過程，在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因為過渡而影響檔案的保存和利用。較為妥當?shù)姆椒ㄊ窃谶^渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內(nèi)同時存在，直到新的方式能正常運行。

信息安全問題。實行人事檔案信息化管理必然存在各種安全問題。首先是人事檔案管理系統(tǒng)軟、硬件自身的安全；其次是人事檔案信息傳播的安全。前一種安全問題主要通過技術(shù)手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度和檔案管理人員的責(zé)任心和防范意識，避免因檔案管理人員失誤而導(dǎo)致機密信息泄漏。

人事檔案管理信息化的最終目的是能更加科學(xué)、合理、高效地輔助管理工作，減少重復(fù)性勞動，以獲得最佳的工作效率和社會效益。檔案管理人員若在信息化的基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)信息進行深度挖掘，作出相應(yīng)的知識決策分析，就能更好地為企業(yè)的組織人事考察、提拔任命提供更準確更便捷的信息支持。

（責(zé)任編輯：李萬全）