淺談檔案管理與文秘工作的緊密銜接

摘 要：在現(xiàn)代社會(huì)中，文秘工作與檔案管理工作相互密不可分，如何讓文秘工作更加清淅明確，檔案工作更加規(guī)范縝密呢？文秘檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

關(guān)鍵詞：文秘；檔案；緊密銜接

1 文秘工作者素質(zhì)和修養(yǎng)

由于有些單位的文書(shū)檔案管理，一般情況下都是由文字秘書(shū)兼任的，因而文字秘書(shū)的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作，從專(zhuān)業(yè)上說(shuō)，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個(gè)載體，可以這樣說(shuō)，文字秘書(shū)的修養(yǎng)是決定文檔資料價(jià)值，進(jìn)而搞好文書(shū)檔案管理，使文書(shū)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)，這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。 文字秘書(shū)要自覺(jué)地、全面地加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)洹⒓群细裼址Q(chēng)職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過(guò)文字的抄寫(xiě)、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書(shū)檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。

（1） 文秘人員必須要有較高的政治思想理論素質(zhì)。貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，遵守各項(xiàng)法律法規(guī)，講道德，守紀(jì)律，具有奉獻(xiàn)精神。由于文書(shū)檔案工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性，因此文秘檔案人員還應(yīng)具備嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密的思想素質(zhì)，文書(shū)檔案服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求文秘人員應(yīng)具備良好的服務(wù)精神和主人翁意識(shí)。

（2） 科學(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對(duì)于不同單位的文書(shū)工作，文秘人員必須具備相應(yīng)的文化水平，掌握與自己所從事的專(zhuān)業(yè)工作相關(guān)聯(lián)的其他專(zhuān)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、信息電腦等知識(shí)。這就要求文秘人員必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，這樣才能對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護(hù)信息，準(zhǔn)確提供信息，最大化運(yùn)用信息，更好地服務(wù)于文書(shū)檔案工作。

（3） 文秘檔案人員還應(yīng)具備文秘檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。文書(shū)檔案管理工作是十分細(xì)致復(fù)雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類(lèi)、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫(kù)擺放等要經(jīng)過(guò)十多道工序。文秘人員進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，需要一種高度負(fù)責(zé)的精神，工作堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格化和規(guī)范化。這種客觀事實(shí)，要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風(fēng)扎實(shí)、筆頭過(guò)硬，而且要求他們具有文書(shū)檔案和其他檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，成為優(yōu)秀的檔案管理者。

完善公文材料，做好檔案收集工作

2 文秘工作者處理公文應(yīng)規(guī)范

公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過(guò)程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱(chēng)其為檔案；檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我區(qū)就屬于后者，由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

（1）文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

（2）附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱(chēng)前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

（3）公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來(lái)的檔案裝訂和管理帶來(lái)很大不便。

（4）公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

（5）數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制的你人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

3 文秘工作者的檔案歸檔工作

（1）案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

（2）檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)對(duì)檔案管理與文秘工作之間的銜接，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認(rèn)識(shí)到在處理它們之間的關(guān)系時(shí)而存在的問(wèn)題，加以改善，做到全面地、徹底地解決文秘工作與檔案管理之間的問(wèn)題，加強(qiáng)各個(gè)方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。

作者簡(jiǎn)介

于莉，女，圖們廣播電視臺(tái)。endprint