淺談固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的設(shè)計與運用

賴妍　應(yīng)越

摘要：有效地加強固定資產(chǎn)的管理和控制，確保其安全、完整及使用效率具有十分重要的意義。筆者結(jié)合調(diào)研情況，制定了適合公司業(yè)務(wù)特點和管理要求的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度，以實現(xiàn)固定資產(chǎn)的控制目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；內(nèi)部控制；設(shè)計；具體運用

中圖分類號：F273.4 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）09-0203-02

一、背景

我國《企業(yè)會計準則第4號—固定資產(chǎn)》中指出，“固定資產(chǎn)是具有下列特征的有形資產(chǎn)：1.為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有的；2.使用壽命超過一個會計年度”。它通常占資產(chǎn)總額的比重較大，是企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營和價值創(chuàng)造的必要條件。固定資產(chǎn)的購建會影響企業(yè)的現(xiàn)金流量，而折舊、維修等費用則是影響企業(yè)損益的重要因素。若固定資產(chǎn)的管理失控，所造成的損失將遠遠超過一般的商品、存貨等流動資產(chǎn)。因此，有效地加強固定資產(chǎn)的管理和控制，確保其安全、完整及使用效率具有十分重要的意義。

二、設(shè)計與具體運用

筆者此次調(diào)研的是地處贛州的一家為母公司提供生產(chǎn)原料的林業(yè)公司，該公司下設(shè)的職能部門包含有技術(shù)中心、人力資源部、法務(wù)部、總務(wù)部、資訊部、會計部、財務(wù)部、內(nèi)審部等。

按照《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范—固定資產(chǎn)》的要求，根據(jù)固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)和控制流程，結(jié)合調(diào)研情況，制定了適合該公司業(yè)務(wù)特點和管理要求的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度。具體包括十三章內(nèi)容：第一章總則、第二章固定資產(chǎn)含義及分類、第三章固定資產(chǎn)配置、第四章固定資產(chǎn)請購及驗收、第五章固定資產(chǎn)管理職責(zé)、第六章固定資產(chǎn)保管使用及維修管理、第七章固定資產(chǎn)異動管理、第八章固定資產(chǎn)盤點、第九章固定資產(chǎn)租借、第十章固定資產(chǎn)計價及折舊、第十一章固定資產(chǎn)保險、第十二章固定資產(chǎn)處置、第十三章固定資產(chǎn)異常處理。下面筆者將結(jié)合各章內(nèi)容對制定的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度進行剖析。

（一）含義及分類

結(jié)合該公司實際和準則的規(guī)定，筆者認為固定資產(chǎn)是指各項財產(chǎn)經(jīng)由資本支出或其他來源所獲得，在經(jīng)營上以使用為目的，使用年限在一年以上價值在人民幣2000元以上并取得所有產(chǎn)權(quán)的各種房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及生產(chǎn)和經(jīng)營有關(guān)物品等。共分為五大類：房屋及建筑物；機械設(shè)備；交通設(shè)備；辦公設(shè)備；雜項設(shè)備。

（二）配置

該公司制定了專門的《固定資產(chǎn)配置管理方法》，因此設(shè)置的固定資產(chǎn)配置原則上不超過該管理方法的的配置標(biāo)準。對于超過標(biāo)準的，應(yīng)專案呈報總經(jīng)理批準后，方予請購、采購、調(diào)撥或移轉(zhuǎn)。

（三）取得和驗收控制

固定資產(chǎn)的取得程序包括請購預(yù)算和請購采購兩項，這兩項分別依照該公司已有的會計部門作業(yè)程序和采購部門作業(yè)程序執(zhí)行，在本文中就不詳細闡述。筆者將重點闡述驗收控制，具體包括以下兩項。

1.確定了固定資產(chǎn)驗收的部門：一是機器設(shè)備類由使用部門驗收；二是電腦及GPS設(shè)備等IT設(shè)備由資訊部門驗收；三是一般辦公設(shè)備、宿舍廚衛(wèi)設(shè)備、交通設(shè)備及其他設(shè)備等由總務(wù)部門驗收；四是房屋、建筑物、橋梁等由總務(wù)部門、使用部門、會計部門、法務(wù)部門會同組成驗收小組進行驗收。

2.資產(chǎn)驗收中應(yīng)注意的事項：一是固定資產(chǎn)驗收要求實物與請購單、訂購單相一致；二是原設(shè)備配備的工具、配件、附屬設(shè)備等應(yīng)作為原設(shè)備的一部分予以驗收，并在備注中注明；三是固定資產(chǎn)的說明書、合格證、保修卡及其他資料等作為原設(shè)備的一部分由總務(wù)部門統(tǒng)一保管，IT通訊設(shè)備由資訊部門統(tǒng)一保管。四是所有驗收均開立《固定資產(chǎn)驗收單》，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準后其中一份送總務(wù)部門存檔。

（四）管理職責(zé)

固定資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)的分類、編號、制卡、異動、租借、計價、折舊、產(chǎn)權(quán)登記及使用、保險、閑置廢滯資產(chǎn)處理等。規(guī)定了三大部門固定資產(chǎn)管理的職責(zé)，具體如下。

1.總務(wù)部門：一是負責(zé)固定資產(chǎn)的編號建檔、資產(chǎn)維護、定期盤點查核、異動登記管理、滯放資產(chǎn)提報處理等；二是負責(zé)對各固定資產(chǎn)使用保管部門的督導(dǎo)和協(xié)調(diào)；三是負責(zé)依照固定資產(chǎn)配置管理辦法對各部門固定資產(chǎn)配置進行規(guī)劃和申購審核，力求低成本高效能的分配和使用固定資產(chǎn)；四是負責(zé)固定資產(chǎn)標(biāo)簽卡粘貼、責(zé)任保管人落實及資產(chǎn)維護；五是負責(zé)固定資產(chǎn)異常案件處理。

2.會計部門：一是負責(zé)所有固定資產(chǎn)會計賬的建檔；二是負責(zé)房屋建筑物的賬目管理；三是負責(zé)會同總務(wù)部門進行資產(chǎn)盤點；四是負責(zé)會同總務(wù)部門對資產(chǎn)新增、移轉(zhuǎn)及減損等情形的檔案調(diào)整。

3.固定資產(chǎn)使用部門：一是按照固定資產(chǎn)管理規(guī)定切結(jié)及領(lǐng)用資產(chǎn)手續(xù)；二是對切結(jié)及領(lǐng)用固定資產(chǎn)安全管護，固定資產(chǎn)異常案件或固定資產(chǎn)異動及時提報并配合處理；三是合理使用固定資產(chǎn)以及故障的處理及請修；四是履行日常性清潔保養(yǎng)，維護資產(chǎn)有效使用性能。

（五）保管使用及維修管理

所有設(shè)備必須設(shè)置專人保管，并根據(jù)使用及維修的相關(guān)規(guī)定予以操作。資產(chǎn)使用保管人或資產(chǎn)管理人員調(diào)動、離職時，應(yīng)將所管理或保管使用的固定資產(chǎn)列冊移交，如有短缺或非合理使用損壞，應(yīng)按新品或折舊后殘值賠償。

設(shè)備發(fā)生故障后，在保修期之內(nèi)的，應(yīng)按保修憑證的約定進行保修，屬于人為原因，追究相關(guān)人責(zé)任。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞時，其保管人、使用人或現(xiàn)場操作人員應(yīng)立即檢查原因。若現(xiàn)場人員無法排除故障，切忌盲目操作。屬于電器類的，應(yīng)切斷電源，以免造成更大損失。

（六）異動管理

固定資產(chǎn)異動管理是指因固定資產(chǎn)內(nèi)部移轉(zhuǎn)，借入借出或調(diào)撥、資產(chǎn)自然損耗、意外損壞和滯貨變賣處理等各種因素導(dǎo)致固定資產(chǎn)量或質(zhì)的增加或減損。涉及的相關(guān)憑證有《固定資產(chǎn)增加單》《固定資產(chǎn)移轉(zhuǎn)單》和《固定資產(chǎn)減損單》，在異動中應(yīng)注意以下事項。

1.若異動固定資產(chǎn)存在相關(guān)附屬設(shè)備及有關(guān)資料，則相關(guān)單位在填寫《固定資產(chǎn)異動單》時，應(yīng)詳列附屬設(shè)備的名稱、數(shù)量、規(guī)格、價值等資料情況，于《固定資產(chǎn)異動單》中注明或單列成冊作為《固定資產(chǎn)異動單》的附件。附屬設(shè)備及有關(guān)資料交接雙方應(yīng)會點清楚并簽字確認。

2.相關(guān)單位填寫《固定資產(chǎn)異動單》時，應(yīng)填明固定資產(chǎn)價值，如原價無法考察時，由使用管理部門會同會計部門、總務(wù)部門等予以估列。

（七）盤點

固定資產(chǎn)盤點分為季度盤點和年度盤點。筆者制定了年度盤點程序，除了在盤點前，總務(wù)部門負責(zé)策劃及協(xié)調(diào)并撰寫書面盤點計劃書，做好盤點前的準備工作外，還強調(diào)了在實際盤點過程中的程序，具體如下。

1.各部門固定資產(chǎn)管理人員依盤點清冊先自盤，明確本部門固定資產(chǎn)的位置、性能及狀況，對于異常固定資產(chǎn)，查明異常原因。對于該年度異動的固定資產(chǎn)，準備齊全相應(yīng)的異動單。

2.總務(wù)部門、會計部門、資訊部門盤點人員根據(jù)盤點計劃行程到各部門例行盤點。核對實務(wù)與賬面的一致性，對本年度內(nèi)異動固定資產(chǎn)核對相關(guān)異動單，對固定資產(chǎn)的使用性能及狀況予以實物了解，對資產(chǎn)管理優(yōu)良或不善者予以登記、對廢滯、盈虧及其它異常情況予以記錄并查明原因，并呈報處理。

3.盤點結(jié)束后由參加盤點人員共同制作盤點報告，并上呈總經(jīng)理核準。盤點報告應(yīng)對固定資產(chǎn)實物、固定資產(chǎn)賬面、固定資產(chǎn)管理情況、固定資產(chǎn)狀況、廢滯固定資產(chǎn)及異常情況等進行全面的匯報，從而為下一年度的固定資產(chǎn)管理改善提供依據(jù)。

（八）固定資產(chǎn)租借

固定資產(chǎn)出租或外借，經(jīng)辦部門應(yīng)先會同財務(wù)部門，隨層呈報總經(jīng)理核準后方可辦理，并應(yīng)訂立租借契約，明確有關(guān)租借期限、租金、稅捐、修繕保養(yǎng)及運輸費的負擔(dān)，歸還時應(yīng)保持租用原狀等事項，其有附屬設(shè)備者，亦應(yīng)與契約內(nèi)列明，并隨一清點，收回時亦同，但另有規(guī)定者除外。

經(jīng)核批租借的固定資產(chǎn)，應(yīng)由使用保管部門填制《固定資產(chǎn)移轉(zhuǎn)單》，注明《出租》或《出借》等，會財務(wù)部門后送總務(wù)部門，總務(wù)部門應(yīng)負責(zé)收回、追查及履行合約等責(zé)任。

（九）計價和折舊

購置、營建或自建固定資產(chǎn)以原價或成本列計其價值。購置的固定資產(chǎn)以進價加運費、安裝費和使用前所發(fā)生的其他有關(guān)費用為原價；營建或自建的以制造、建造過程中所發(fā)生的實際支出為原價。

根據(jù)該公司的實際情況，筆者認為固定資產(chǎn)采用年限平均法計提折舊，殘值率為10%較為適宜。從投入使用月份的次月起計算，并參照相應(yīng)財務(wù)條例詳細規(guī)定了折舊年限，如：房屋、建筑物為20年；機器、機械設(shè)備10年；其余設(shè)備年限為5年。

（十）處置

當(dāng)固定資產(chǎn)使用性能無法滿足作業(yè)需求時，或資產(chǎn)失去原有性能且無修復(fù)價值時，或因損毀無法使用必須拆除時，或相關(guān)作業(yè)調(diào)整不再使用相關(guān)設(shè)備時，或減少設(shè)備使用時，或?qū)儆陂e置資產(chǎn)時，需要對相關(guān)固定資產(chǎn)進行處置。處置方式有四種：轉(zhuǎn)用、調(diào)撥、出售和報廢。當(dāng)前三種方式無法執(zhí)行時，采用報廢方式處理。

（十一）保險

凡具有危險性的固定資產(chǎn)一律辦理保險（如重機設(shè)備、交通及運輸設(shè)備）。投保由總務(wù)部門負責(zé)辦理，投保時填制《投保申請單》，連同保險公司的保險書，會同使用部門及總務(wù)部門后呈權(quán)責(zé)主管核定辦理，續(xù)保時亦同。

投保的固定資產(chǎn)發(fā)生保險事故時，使用保管部門應(yīng)保持現(xiàn)狀，即通知保險公司派人員會同會計、法務(wù)及總務(wù)部門勘察，將損害原因、時間、損害狀況及預(yù)估損失填制《固定資產(chǎn)損害報告書》，呈權(quán)責(zé)主管核定后由總務(wù)部門向保險公司辦理索賠，并取得保險公司及警察機關(guān)損失證明。

（十二）異常處理

固定資產(chǎn)異常處理是指固定資產(chǎn)損壞及其他盜賣遺失等異常情況的處理。固定資產(chǎn)使用過程中起火、毀壞等，由本部門固定資產(chǎn)管理人員予以損壞鑒定，屬于固定資產(chǎn)老化、本身性能不良或意外事故等造成的損壞，其維修費用由公司承擔(dān)。若屬使用人員或其他人員違規(guī)作業(yè)、操作不當(dāng)或故意人為損壞的，由造成損壞的人員承擔(dān)全部維修費用，并根據(jù)所造成損失的大小及性質(zhì)，提交人事部門議處。

三、結(jié)論

總之，固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的設(shè)計應(yīng)該符合公司業(yè)務(wù)流程，體現(xiàn)目標(biāo)意圖。通過以上幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，有利于實現(xiàn)固定資產(chǎn)的控制目標(biāo)，即保證固定資產(chǎn)取得的合理性，正確地確定固定資產(chǎn)的價值，保證固定資產(chǎn)的安全完整及良好的運營狀態(tài)和保證固定資產(chǎn)信息準確可靠四個目標(biāo)。

參考文獻：

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[責(zé)任編輯：譚志遠]