謝建波

縣級綜合檔案館文書檔案重份原因及改進辦法

董敏在《中國檔案》2014年第6期撰文，指出縣級綜合檔案館在檔案檢索中經(jīng)常遇到這樣一種現(xiàn)象：即同一件檔案在不同的全宗中多次出現(xiàn)。作者對這一現(xiàn)象進行了原因剖析：一是縣級綜合檔案館既保管縣委、縣政府的檔案，又保管縣直機關(guān)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案。這樣各機關(guān)都把縣委、縣政府制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件列入永久保存，進館時不可避免地出現(xiàn)大量重份檔案。二是縣委、縣政府制發(fā)的機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制，由于與本機關(guān)有關(guān)，作為永久保存，也造成了大量重份檔案。三是有的機關(guān)劃分檔案期限時，把關(guān)不嚴(yán)，把10年劃為30年或永久保存，也會造成大量重份檔案。接著作者提出了解決辦法：一是縣直機關(guān)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)不再把縣委、縣政府制發(fā)的普發(fā)性文件作為永久保存，可列入10年保存，縣委、縣政府作為制發(fā)文件機關(guān)作為永久保存；二是不可隨意延長保管期限和“有文必檔”。

檔案工作中的政府購買服務(wù)應(yīng)用

魏鵬在《中國檔案》2014年第7期撰文，首先，指出了檔案部門推行政府購買服務(wù)的現(xiàn)狀，主要有：一是檔案館存量檔案數(shù)字化工作；二是機關(guān)事業(yè)單位檔案室檔案整理工作；三是檔案館陳列布展工作；四是檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育工作。其次，分析了檔案部門推行政府購買服務(wù)存在的問題，主要有：一是檔案安全意識薄弱；二是對購買服務(wù)認(rèn)識不足；三是購買服務(wù)形式單一；四是購買服務(wù)缺乏規(guī)范和持續(xù)性。最后，提出了改進購買服務(wù)的措施，主要有：一要合理采用政府購買服務(wù)；二要制定檔案部門的政府購買服務(wù)范圍；三要擴大政府購買服務(wù)的主體；四要建立嚴(yán)格的服務(wù)評價和監(jiān)督體系。

華盛頓州立檔案館的建設(shè)及其啟示

徐擁軍、劉曉菲在《檔案學(xué)通訊》2014年第4期撰文，介紹了華盛頓州立檔案館是美國第一個專門用于保存來自州和本地機構(gòu)的具有永久法律、財政和歷史價值的電子文件的虛擬檔案館，也是美國第一家全數(shù)字檔案館。其建設(shè)背景是：政府機構(gòu)越來越多的紙質(zhì)文件被電子文件所取代，檔案丟失的風(fēng)險越來越大，繼續(xù)采用過去的歸檔方法不是很好的選擇。因建館的目的是在相對較新的電子媒介中保存政府文件。其建設(shè)理念是：保存州內(nèi)發(fā)現(xiàn)的獨特的、非常重要的電子文件，為研究者提供簡單、直接的訪問；目標(biāo)是使民眾在任何地方、任何時候都能便捷地利用華盛頓州和地方政府的歷史檔案。其合作機構(gòu)有：東華盛頓大學(xué)、微軟公司、國會圖書館、美國國家檔案與文件管理局。其館藏內(nèi)容是：從華盛頓州和地方政府收集所有的數(shù)字檔案，建立超過800TB的數(shù)據(jù)存儲容量。作者認(rèn)為，華盛頓數(shù)字檔案館的建設(shè)經(jīng)驗，對我國數(shù)字檔案館提供了有益的啟示：一是智力合作的開發(fā)主體；二是全民共建的建設(shè)方式；三是類型多樣的館藏資源；四是政府信息公開的重要渠道；五是網(wǎng)站資源的自動捕獲。

適新 聯(lián)眾 固本——2014年國內(nèi)外

檔案年會主體評析

黃霄羽、談偉、高蘇在《檔案學(xué)研究》2014年第3期撰文，對國內(nèi)外2014年檔案年會主題進行了梳理與評價。一是全球：國際檔案理事會2014年年會——檔案與文化產(chǎn)業(yè)。主題更具有宏觀和外向特點，將檔案與文化產(chǎn)業(yè)相關(guān)聯(lián)，以適應(yīng)當(dāng)下社會發(fā)展的新形勢。二是北美：美國檔案工作者協(xié)會2014年年會——確保利用；加拿大檔案工作者協(xié)會2014年年會——檔案理想國。美國的主題相對具體，反映出美國同行對“利用”的高度重視；加拿大的主題頗具新意。三是歐洲：英國和愛爾蘭檔案文件協(xié)會2014年年會——適者生存；德國檔案協(xié)會2014年年會 ——數(shù)字時代的檔案館和挑戰(zhàn)。英國和愛爾蘭的主題折射出兩國檔案同行的憂患意識；德國的主題比較適合當(dāng)下的檔案館工作。四是大洋洲：澳大利亞、新西蘭檔案工作者協(xié)會2014年年會——連接：過去，現(xiàn)在，未來。主題與時俱進，讓檔案更好地連接過去、現(xiàn)在和未來，體現(xiàn)了檔案人的專業(yè)使命感。五是亞洲：中國檔案學(xué)會2014年年會——創(chuàng)新：檔案與文化強國建設(shè)。主題涵蓋廣。同時，作者又對國內(nèi)外2014年檔案年會傳遞的信號進行了分析。一要檔案行業(yè)力求不斷適新；二要檔案行業(yè)開始著力聯(lián)眾；三要檔案行業(yè)強調(diào)立身之本。從國內(nèi)外2014年檔案年會的主題，可以看出各國檔案工作的最新動態(tài)和關(guān)注焦點。

國家綜合檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案編制的思考

卞咸杰、曾正軍在《檔案學(xué)研究》2014年第3期撰文，首先，介紹了國家檔案局制定的《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，明確規(guī)定檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案包含8項內(nèi)容：1.編制和實施預(yù)案的有關(guān)危機情況和背景；2.應(yīng)急處置工作的目標(biāo)、要求和具體措施；3.應(yīng)急指揮機構(gòu)的建立及其人員組成，應(yīng)急處置工作隊伍的數(shù)量、分工、聯(lián)絡(luò)方式、職能及調(diào)用方案；4.有關(guān)協(xié)調(diào)機構(gòu)、咨詢機構(gòu)及能夠提供援助的機構(gòu)、人員及其聯(lián)系方式；5.搶救檔案的順序及其具體位置，庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和管理人員；6.檔案庫房所在建筑供水、供電開關(guān)及檔案庫區(qū)、重點部位的位置等；7.向當(dāng)?shù)攸h委和政府、有關(guān)主管機關(guān)和上級檔案行政管理部門報告的聯(lián)系方式；8.其他預(yù)防突發(fā)事件、救災(zāi)應(yīng)注意事項。其次，指出了國家綜合檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案編制存在的問題，主要有：一是檔案部門制發(fā)的突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案缺乏行政執(zhí)行力（如地震、氣象、公安、消防部門的配合，只是提點原則性要求，沒有提及如何實施）；二是檔案館危機預(yù)防評估內(nèi)容涉及面缺乏全面性；三是突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案的評估體系和實施辦法缺少可操作性。同時，對存在問題的原因進行了分析，主要有：一是地方政府沒有實質(zhì)性擔(dān)起檔案災(zāi)害管理的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；二是預(yù)案起草者缺少預(yù)案制定方面專業(yè)知識；三是預(yù)案制定的缺乏培訓(xùn)和演練。最后，對國家檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案提出了修改建議：一要將檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案納入地方應(yīng)急防御體系，強化預(yù)案的行政效力；二要組建檔案突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案專業(yè)人才隊伍，深化預(yù)案編制的專業(yè)性；三要增加檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案演習(xí)的內(nèi)容板塊，提高預(yù)案的可操作性。

歷史檔案整理的特點、問題及對策

徐軍在《檔案時空》2014年第4期撰文，指出如何整理好歷史檔案，是擺在檔案工作者面前的重要課題。首先，作者歸納了歷史檔案的特點：一是勞動密集型。歷史檔案的整理必須靠人一頁一頁、一字一句地去識讀和判斷，社會再發(fā)達，也無法替代這一勞動。二是歷史人文素養(yǎng)性。整理歷史檔案的人員，要識繁體字、懂文言文和歷史知識。三是長期性。據(jù)測算，整理好1卷歷史檔案，需要2天～3天的時間，扣除星期天和法定節(jié)假日，一年就剩下250天時間，一個人一年只能整100卷左右。如果館藏20萬卷歷史檔案的檔案館，配備10名檔案專職歷史檔案整理人員，一年完成1000卷，20萬卷需要200年才能完成。四是責(zé)任性。歷史檔案整理是個細(xì)活，需要耐心，需要很強的責(zé)任心。稍不盡責(zé)盡心，會對歷史檔案造成人為的損壞。五是枯燥性。歷史檔案的整理是一項很枯燥、很繁瑣的工作，考驗的是整理人員的耐性和責(zé)任心。其次，作者指出了歷史檔案整理存在的問題：一是重視不夠；二是人才匱乏；三是手段原始；四是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺；五是整理人員積極性不高。最后，作者提出了加強歷史檔案整理工作的對策：一要領(lǐng)導(dǎo)高度重視；二要盡快制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；三要加大人才培養(yǎng)力度；四要加強規(guī)劃、檢查與督促；五要加大人、財、物投入。

智慧檔案 數(shù)字先行

陳慧瑛在《安徽檔案》2014年第1期撰文，首先，介紹了浙江省紹興市檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗與做法：一是館室聯(lián)動。檔案信息化建設(shè)資金由市財政局統(tǒng)一安排（政府買單），一期總投資為1685萬元，以社會化外包服務(wù)的方式，對市檔案館館藏檔案和市直機關(guān)檔案室室藏檔案進行集中數(shù)字化處理。二是保障到位。數(shù)字檔案館室一體化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要黨委、政府、相關(guān)部門的大力支持，才能保證項目實施的質(zhì)量和進度。三是重點突出。重點對市檔案館館藏涉民檔案和市直機關(guān)檔案室室藏檔案先進行數(shù)字化處理。其次，為管好龐大的檔案數(shù)字資源，紹興市檔案部門建起了四道“安全屏障”：一是開展檔案登記備份；二是做好異地備份；三是構(gòu)建涉密網(wǎng)；四是打造智能管理系統(tǒng)。最后，數(shù)字化取得的成果，提升了檔案工作服務(wù)社會的能力：一是打造區(qū)域智慧檔案館；二是完善檔案信息發(fā)布平臺；三是區(qū)域信息共享服務(wù)；四是構(gòu)建智慧檔案管理體系。