圖書館檔案管理工作探析

曹淑霞

1 圖書館檔案及其特點

1.1 概念。檔案是指人們在社會活動中形成并保存下來以備查考的文件?！笆侵高^去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！眻D書館檔案就是指圖書館及其工作人員在各項工作活動中產(chǎn)生并歸檔保存下來，且具有查考價值的材料。其內(nèi)容十分豐富，它主要包括文件（上級文件、館內(nèi)文件）、規(guī)劃計劃、報告批復(fù)、工作人員的基本情況、科研成果記載、年度工作總結(jié)、考核評估、業(yè)務(wù)工作、館舍情況，等等，真實地記錄了圖書館每一個時期的基本狀況，揭示圖書館發(fā)展軌跡，所以檔案管理是圖書館管理工作的組成部分，也是社會文化的一部分。它為圖書館向更高層次的發(fā)展，提供真實可靠的依據(jù)。

1.2 圖書館檔案的特點。圖書館檔案除有其他檔案具備的特點外，又具有自身行業(yè)特性。

歸屬性：圖書館檔案一般隸屬于上一級組織，并接受上一級組織工作指導(dǎo)。比如社會圖書館隸屬文化部門，學(xué)校圖書館隸屬學(xué)校。所以，圖書館所保存的檔案大多數(shù)是關(guān)于自身建設(shè)、活動、館員情況等文件資料，一部分是上級部門下發(fā)的文件及檔案復(fù)制品。比如文化部門針對單位頒發(fā)的有關(guān)圖書館的政策性、指導(dǎo)性文件；圖書館移交上級部門的館發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)等文件。

針對性：社會各行政組織都有自己的行政材料、通知、行業(yè)制度等，圖書館不會把所屬行政單位的全部資料作為檔案保存起來。以檔案方式保存下來的，都是涉及圖書館或者與圖書館工作相關(guān)的資料，比如文化建設(shè)、讀書活動等材料。對于一些時效性特別強文件、通知、政治學(xué)習(xí)材料等，因為上級部門保存，圖書館一般不作為檔案重復(fù)保存。但是，對于行業(yè)重要文件，比如《文化部、財政部關(guān)于推進全國美術(shù)館、公共圖書館、文化館（站）免費開放工作的意見》、《全國公共圖書館事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》等綱領(lǐng)性文件，圖書館要倍加關(guān)注，復(fù)制保存。增強針對性才能防止圖書館檔案的龐雜，保證圖書館檔案的行業(yè)特性。

具體性：圖書館檔案有很強的具體性，它不僅是上級部門管理工作的一部分，又是圖書館各項工作的組成部分。圖書館各部門工作細則、行為規(guī)范、工作流程、業(yè)務(wù)檔案、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表，等等，真實地記錄圖書館各工作崗位狀況，真實反映圖書館每一階段的工作狀態(tài)，這部分資料在圖書館檔案中占了重要部分。

2 圖書館檔案在圖書館發(fā)展過程中的作用

圖書館檔案真實、具體地記錄了圖書館的建立、發(fā)展與演變。社會文化建設(shè)快速發(fā)展，數(shù)據(jù)時代到來，使圖書館不斷涉及新的文化領(lǐng)域，所產(chǎn)生的社會影響也越來越大，檔案管理與挖掘在圖書館發(fā)展過程中顯得尤為重要。

2.1 圖書館檔案為圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考。圖書館檔案是對圖書館各方面最原始記錄，它包含圖書館組織、館舍設(shè)施、人員編制、科研成果以及圖書館開展和參與各項活動詳細情況，有著很強的真實性與可靠性。通過檔案可以了解圖書館各階段工作環(huán)境，業(yè)務(wù)狀況、讀者服務(wù)以及專業(yè)技術(shù)人員的科研情況；了解圖書館各階段信息資源結(jié)構(gòu)及資源建設(shè)狀態(tài)；在管理決策過程中可以從中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有的放矢地制定出發(fā)展規(guī)劃。同時，圖書館檔案是行業(yè)評估最有力的佐證，在全國第四次公共圖書館評估定級中，評估標(biāo)準(zhǔn)所涵蓋的六大項工作，需提供相關(guān)檔案材料的項目高達 60%以上。由此可以看出，豐富翔實的檔案資料是圖書館工作步上新臺階的重要保證。

2.2 圖書館檔案為圖書館人才建設(shè)和情報學(xué)研究提供可靠保證。科研代表著一個圖書館的專業(yè)研究水平和業(yè)務(wù)工作水準(zhǔn)。圖書館檔案真實地記錄著每一個館員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及學(xué)術(shù)情況。這些資料為后人開展理論研究、提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打下了基礎(chǔ)。圖書館管理者根據(jù)檔案資料，制定出科學(xué)合理的人才培養(yǎng)與科研規(guī)劃，進行科學(xué)合理的考評與管理，為圖書館人力資源建設(shè)提供真實依據(jù)。檔案更是新人接受業(yè)務(wù)骨干的傳、幫、帶，盡早進入工作狀態(tài)的最佳途徑。系統(tǒng)完整的檔案資料，為圖書館學(xué)、情報學(xué)研究提供現(xiàn)實依據(jù)。

2.3 圖書館檔案是社會、組織文化建設(shè)的一部分。無論是社會圖書館還是高校圖書館，檔案是社會文化建設(shè)的一部分，是文化建設(shè)的歷史記憶。就圖書館本身而言，圖書館是社會文化發(fā)展和文化展示的窗口，社會信息的集散地。因此，圖書館檔案資料有著很高的社會文化價值，對社會文化建設(shè)有著特別的意義。

2.4 圖書館檔案是對讀者進行教育的重要教材。圖書館的服務(wù)職能決定了其檔案資料來源于社會各階層的文化需求，有相當(dāng)一部分檔案資料是讀者與圖書館的聯(lián)系信息。圖書館通過檔案資料了解讀者的需求意向，利用自己的館藏數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、館員介紹等第一手資料向讀者展示圖書館的發(fā)展情況，教育公眾、引導(dǎo)公眾利用圖書館、熱愛圖書館。

3 圖書館檔案管理存在的問題

3.1 管理意識淡薄，缺乏健全的管理制度。信息數(shù)字化、服務(wù)現(xiàn)代化是展現(xiàn)圖書館工作的亮點，忽略檔案管理是圖書館的共性。計算機技術(shù)的普及，人們對數(shù)字資源的利用率遠遠超過紙本資料。數(shù)字圖書館建設(shè)成為圖書館管理的重中之重，檔案建設(shè)與管理邊緣化已成事實。意識缺乏、認知薄弱導(dǎo)致圖書館檔案管理松散，沒有基本的管理制度與搜集整理措施。檔案的管理只是習(xí)慣性無序存放，對大部分圖書館建設(shè)、發(fā)展以及在各項政治、文化活動中相關(guān)資料不做歸整和深度開發(fā)，導(dǎo)致重要檔案信息缺漏項普遍，丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。一旦使用，便出現(xiàn)檢索困難，查準(zhǔn)率低，造成無法彌補的損失與遺憾。

3.2 管理模式落后，檔案利用率低。圖書館檔案管理模式落后，嚴重脫離新時期的管理方法。一個書柜裝載一個圖書館歷史的檔案管理模式非常普遍，尤其是在數(shù)據(jù)庫、行業(yè)網(wǎng)絡(luò)、資源共享等信息技術(shù)深入社會領(lǐng)域的今天，傳統(tǒng)的檔案形式、落后的管理方法、無序的資料存放都為圖書館檔案利用帶來困難。這種局面且不說為社會文化建設(shè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，就是對圖書館行業(yè)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)也很困難，更談不上行業(yè)檔案共享。在這種條件下，圖書館檔案利用率也只是保留在資料的傳統(tǒng)查驗，起不到應(yīng)有作用。

3.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定檔案管理水平的高低。目前圖書館檔案管理人員大多是辦公室人員兼管，他們?nèi)狈n案管理意識和專業(yè)知識，只做一些日常工作檔案的簡單歸類與存放，不重視檔案歸檔，更談不上挖掘資料科學(xué)建檔的能力。

4 提高圖書館檔案管理水平的對策

4.1 樹立一盤棋思想，健全圖書館檔案管理機制。提高管理意識是做好檔案管理的基礎(chǔ)。圖書、信息資源、檔案對圖書館來說是不可分割的整體。圖書館要全面發(fā)展，一定要把檔案管理納入圖書館發(fā)展規(guī)劃中來，并把它作為衡量圖書館管理水平的重要標(biāo)志。管理上采取分工不分家的模式，設(shè)置專人管理圖書館檔案。保持檔案管理人員崗位穩(wěn)定性，定期進行專業(yè)培訓(xùn)。制定具體管理制度、規(guī)范工作程序、明確管理職責(zé)，把檔案管理納入圖書館建設(shè)軌道上來；另一方面，通過講座、宣傳等方式提高讀者對圖書館檔案的利用意識。引導(dǎo)讀者從圖書館檔案信息中了解圖書館的人力資源、各項規(guī)章、信息分布及最新信息狀況。實現(xiàn)檔案信息與信息資源價值共存的良性狀態(tài)，使圖書館與讀者相融相得，以此促進圖書館的建設(shè)與發(fā)展。

4.2 科學(xué)鑒定，有序挖掘。圖書館檔案關(guān)系到圖書館方方面面，可納入檔案的信息廣泛而龐雜，檔案鑒定尤為重要。設(shè)立鑒定小組，從實用價值、歷史價值、保存意義等角度對要收集的資料做出科學(xué)鑒定；根據(jù)來源、時間、內(nèi)容等來判斷信息資料對本館的意義，確定保存的永久性或臨時性，并制定相應(yīng)的時間表，對檔案進行上交、復(fù)制和剔除。

有序挖掘是圖書館檔案管理的關(guān)鍵。圖書館在考慮獨立性的同時，要兼顧與檔案部門的橫向聯(lián)系，重視信息共建。把與圖書館相關(guān)的文件、材料吸納到圖書館檔案中來，突出特色，實現(xiàn)獨立完整，又具特色的全方位的圖書館檔案信息系統(tǒng)。

4.3 加快檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)管理“雙軌制”。圖書館檔案管理數(shù)字化，就是利用計算機對檔案信息進行檢索、統(tǒng)計、收集、登記等，減少檔案歸檔的各項手續(xù)與流程。數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)代圖書館的核心，利用優(yōu)勢，爭取上級部門的支持，改善管理設(shè)施，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。但是，檔案信息數(shù)字化，并不代表廢除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。數(shù)字化了的檔案講究存放環(huán)境高，又脫離原始載體，其穩(wěn)定性變?nèi)?，在特定環(huán)境下影響信息再現(xiàn)；而紙張的物理性能和固態(tài)特征，決定了它的耐久性和原始性，壽命可達數(shù)百上千年。因此，數(shù)字化了的檔案與紙質(zhì)檔案存在著緊密的互補關(guān)系，實行電子檔案、紙質(zhì)檔案并存的“雙軌”管理，是提高圖書館檔案管理水平的最佳方案。

4.4 注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)層次。圖書館檔案現(xiàn)代化管理屬于一種人與機的結(jié)合系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其地位與作用是非常重要的。首先，提高管理人員的檔案意識；其次，注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)，有步驟、有計劃地對管理人員進行在職培訓(xùn)，提高圖書館專業(yè)知識、檔案管理知識。培養(yǎng)管理人員的責(zé)任心。較強的鉆研能力、良好的專業(yè)素質(zhì)、熟練應(yīng)用計算機、良好的人際交往能力也是不可或缺的。只有這樣才能有效解決檔案信息化過程中所遇到的各種問題，才能依托現(xiàn)代化圖書館這個平臺，建立面向用戶的全方位服務(wù)系統(tǒng)和高效便捷的溝通平臺，提供快、準(zhǔn)、穩(wěn)的信息服務(wù)。

（作者單位：河南省委黨校圖書館 來稿日期：2014-08-18）