讓醫(yī)院檔案不再“沉睡”

張蕾

醫(yī)院檔案資料記載了醫(yī)院歷史發(fā)展，是推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的寶貴資源。但是大多數(shù)人并不了解醫(yī)院檔案室，亦不知曉如何利用檔案室資源，使得一些辛苦得來的寶貴資料漸漸成為塵封的過往。分析原因，多為院領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理員不專業(yè)、收集資料過程中相關(guān)科室不配合、制度不完善導(dǎo)致檔案工作日漸邊緣化。如何把檔案轉(zhuǎn)換為創(chuàng)造力，是每個(gè)檔案管理工作者應(yīng)該思考的問題。

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和人民群眾對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)需求的不斷提高，當(dāng)下醫(yī)院發(fā)展面臨巨大挑戰(zhàn)。醫(yī)院多年積累下來的檔案資料記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的大量信息內(nèi)容，是推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展不可多得的寶貴資源。但是在目前的檔案管理工作中，大多數(shù)人尤其是臨床一線的醫(yī)護(hù)人員并不了解醫(yī)院檔案室，亦不知曉如何利用檔案室資源，從而造成一些很有價(jià)值的資料尤其是科研資料“一進(jìn)檔案深似海，束之高閣無人知”，漸漸成為塵封的過往。讓檔案資料重新活躍起來，為醫(yī)院發(fā)展再次發(fā)光發(fā)熱成為當(dāng)務(wù)之急。

檔案工作不能有效發(fā)揮效能，有以下幾方面原因：

一、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，檔案室工作邊緣化。很多醫(yī)院現(xiàn)檔案用房狹小，管理設(shè)備陳舊，檔案室條件落后。

二、檔案工作人員專業(yè)性差，檔案管理工作偏重于保密性，不重視開發(fā)檔案利用價(jià)值，導(dǎo)致醫(yī)院檔案成為單一的領(lǐng)導(dǎo)專屬保密性文件。

三、職能科室在年度檔案收集工作中不理解，不配合，上交檔案資料不完整、不及時(shí)。為了自己查閱使用方便，只交給檔案室一些用不到的資料或是復(fù)印件，而將一些不可復(fù)制的重要資料留在科室中保存而不愿上交檔案室。而由于其保存意識(shí)和保存條件的欠缺，又造成一些不可挽回的損失。

四、沒有形成完善的檔案利用制度，大多數(shù)檔案只對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或少數(shù)職能科室公開，大多數(shù)職工并沒有閱覽、使用的權(quán)利。

五、職工利用檔案的意識(shí)薄弱，因?yàn)榻栝喪褂檬掷m(xù)繁雜，職工認(rèn)為檔案是醫(yī)院機(jī)密，除非涉及自身，不愿主動(dòng)了解醫(yī)院檔案。

針對(duì)以上問題，筆者認(rèn)為，要充分利用檔案，根據(jù)已有智力成果創(chuàng)新應(yīng)從以下幾方面入手：

一、院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)檔案工作的重視，加大檔案室的現(xiàn)代科技投入，提高管理技術(shù)水平，盡快讓醫(yī)院檔案工作從手工收集、檢索提升到電子政務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化，增大信息量，加快檔案的收集和開發(fā)利用。

二、檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，尤其是當(dāng)?shù)貦n案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理技能。深入臨床一線調(diào)查研究，充分了解醫(yī)療、科研、教學(xué)對(duì)檔案信息的需求，系統(tǒng)總結(jié)檔案管理工作，提高檔案管理水平。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案不但應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，更應(yīng)該為醫(yī)療、科研服務(wù)，充分發(fā)揮檔案利用的最大效能。

三、應(yīng)將檔案管理納入目標(biāo)考核，提高職能科室重視程度，提高上交檔案資料的數(shù)量和質(zhì)量，同時(shí)保證收集上來的資料真實(shí)可靠，信息準(zhǔn)確。

四、完善檔案管理制度，形成完善的借閱流程，并為借閱者提供閱覽場(chǎng)所和摘錄、復(fù)印設(shè)施。

五、職工了解檔案、利用檔案的意識(shí)薄弱，主要是檔案工作很少面向普通職工，信息檢索不方便，應(yīng)適當(dāng)公開檔案工作，完善檢索體系。

前人的智力成果不應(yīng)被埋沒，應(yīng)為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展再次增磚添瓦。檔案是記憶，如何把記憶轉(zhuǎn)換為創(chuàng)造力，是每個(gè)檔案管理工作者應(yīng)該思考的問題。

（工作單位：青島市第五人民醫(yī)院（院辦））