圖書館信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃初探

[摘 要]針對圖書館信息化建設過程中易出現(xiàn)的重復性建設、需求挖掘不力等情況，提出適用于圖書館的信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃理論框架，并設計出戰(zhàn)略規(guī)劃一般性流程，該理論框架能夠使圖書館有針對性地按照自身戰(zhàn)略發(fā)展要求規(guī)劃信息化建設，選擇適合的信息系統(tǒng)和建設方案，全面提升圖書館服務與管理的信息技術水平。

[關鍵詞]圖書館信息化；信息系統(tǒng)； 戰(zhàn)略規(guī)劃

近年來，隨著科技的發(fā)展，計算機及網(wǎng)絡的普及，信息技術在圖書館得到了廣泛的應用，圖書館信息化也隨之成為圖書館發(fā)展的重中之重，全國各地圖書館均進行了各色各樣信息系統(tǒng)的建設。在開發(fā)或引進各種應用軟件時，圖書館往往側重于針對各自業(yè)務進行各種信息系統(tǒng)的獨立開發(fā)，當系統(tǒng)數(shù)量較少、業(yè)務對系統(tǒng)依賴性不高時，這些系統(tǒng)一定程度上帶來了方便，提高了工作效率。但是隨著系統(tǒng)復雜性的增加和館內(nèi)業(yè)務對系統(tǒng)依賴性的提高，越來越多的問題暴露出來。

面對這些問題，信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃（ISSP）是一種行之有效的解決途徑。應用信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃方法，可以充分利用信息系統(tǒng)來規(guī)劃組織內(nèi)部管理，提高組織工作效率和顧客滿意度，為組織獲取競爭優(yōu)勢從而實現(xiàn)組織的宗旨和目標[1]。

本文將對圖書館信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃進行探討，并提出初步理論框架，該框架從圖書館宏觀角度考慮業(yè)務需求，合理利用各種信息資源，為圖書館實現(xiàn)長期發(fā)展，大幅度提高服務質量提供有效途徑。

1. 信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃概述

1.1 ISSP含義

戰(zhàn)略信息系統(tǒng)規(guī)劃是從幫助企業(yè)實施它的經(jīng)營戰(zhàn)略和形成新的經(jīng)營戰(zhàn)略角度出發(fā)尋找和確定各種信息系統(tǒng)技術在企業(yè)內(nèi)的應用領域，實現(xiàn)它的經(jīng)營戰(zhàn)略目標的過程[2]。應用信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃方法，可以充分利用信息系統(tǒng)來規(guī)劃組織內(nèi)部管理，提高組織工作效率和顧客滿意度，為組織獲取競爭優(yōu)勢從而實現(xiàn)組織的宗旨和目標[1]。

關于信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃，國內(nèi)有學者稱之為戰(zhàn)略信息系統(tǒng)規(guī)劃[3-5]，但容易與“戰(zhàn)略信息系統(tǒng)的規(guī)劃”混淆，信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃的規(guī)劃對象為所有信息系統(tǒng)的規(guī)劃（含戰(zhàn)略信息系統(tǒng)），而不僅僅是對戰(zhàn)略信息系統(tǒng)所進行的規(guī)劃，因此筆者認為信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃更為確切。

1.2 ISSP主要方法

根據(jù)信息系統(tǒng)發(fā)展的過程和特點ISSP經(jīng)歷了三個發(fā)展階段：數(shù)據(jù)處理階段、管理信息系統(tǒng)階段和戰(zhàn)略信息系統(tǒng)階段[6]。在數(shù)據(jù)處理階段，影響最大的是企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法（BSP），該方法IBM在20世紀70年代提出的，旨在幫助企業(yè)制定信息系統(tǒng)的規(guī)劃，以滿足企業(yè)近期和長期的信息需求，它較早運用面向過程的管理思想。在該階段也先后出現(xiàn)一系列經(jīng)典方法，如：戰(zhàn)略信息轉移法（SST）、關鍵成功因素法（KSF）、企業(yè)信息特征法（BlCS）等；在管理信息系統(tǒng)階段，應用較為廣泛的是信息工程法（IE），該方法是James Martin于1982年提出的一套IT規(guī)劃理論和方法，通過建立企業(yè)模型、主題數(shù)據(jù)模型，確定主題數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容和結構，制定數(shù)據(jù)庫的開發(fā)策略。在該階段較有影響力的還有應用系統(tǒng)組合法（APA）、假設前提法（AS）、戰(zhàn)略柵格法（SG）等方法；而到了戰(zhàn)略信息系統(tǒng)階段，價值鏈分析法（VCA）是一個創(chuàng)新性的方法。其基本思想就是將組織的工作流程視為一系列輸入、轉換與輸出的流程鏈，流程鏈上的每個活動都有可能相對于最終輸出的服務產(chǎn)生增值行為。VCA的分析角度是更加本質的組織流程分析，這一方法也是當時管理理論的重大創(chuàng)新。此外，該階段經(jīng)典方法還有客戶資源生命周期法（CRLC）、戰(zhàn)略系統(tǒng)規(guī)劃法（SSP）等。

這些方法均有其科學性和時代局限性，但是并非早期的方法一定沒有可取之處，在進行信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃中，需要根據(jù)各種方法的特點將其結合起來取優(yōu)棄劣。制定各種信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃方法的組合策略，并在此基礎上進一步明確組合方法的控制規(guī)則和方法特性約束規(guī)則的制定依據(jù)，能得到更好的效果[7]。由于每種ISSP方法都是在一種假設下進行的，即信息系統(tǒng)是促進企業(yè)利益的單一實現(xiàn)途徑[8]，因此在作信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃時要充分考慮業(yè)務需求，使信息系統(tǒng)業(yè)務滿足度最優(yōu)，以使假設成立。同時還要考慮信息系統(tǒng)與組織環(huán)境的相互關系，一方面使信息系統(tǒng)適合組織環(huán)境，另一方面，必要的情況下，也要在規(guī)劃過程中對組織機制進行一定調整，以使信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃得以有效實施[9]。

2. 圖書館信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃的必要性

在社會進入信息化時代以來，圖書館也在不停探索著如何在信息化過程中合理調整業(yè)務及自身定位。圖書館作為社會的一個有機組成部分，其工作流程與管理模式也必將隨著社會信息化的進程而不斷改進和完善[10]。尤其是近些年，在三網(wǎng)融合等新時代背景下，圖書館希望從根本上改變信息資源的保存、管理、傳播、使用的傳統(tǒng)方式和手段，給圖書館信息化建設帶來新的生機和活力[11]。然而圖書館面對信息技術的沖擊，往往習慣從本位主義角度出發(fā)，探尋自身的狹隘定位和出路。整個行業(yè)缺少整體戰(zhàn)略思考，不能站在全局的角度思考未來的發(fā)展方向，進行統(tǒng)籌規(guī)劃和戰(zhàn)略設計[12]。

圖書館信息化建設中存在的普遍問題：

第一，重復性建設。圖書館各部門在進行建設時，類似業(yè)務流程的信息化系統(tǒng)難免存在不同程度的重復建設，看似不同的系統(tǒng)其實具備相同或相似的功能，造成資金浪費；

第二，設備的閑置和浪費。各系統(tǒng)設備難以為其它系統(tǒng)所利用，這就造成系統(tǒng)設備存在一定程度的閑置和浪費；

第三，數(shù)據(jù)的冗余和維護工作量的重復。各業(yè)務系統(tǒng)之間的連通性和互操作性要求越來越高，而獨立開發(fā)的眾多系統(tǒng)在建設之初并沒有遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，硬件與數(shù)據(jù)平臺不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)中存在大量冗余和垃圾信息，維護工作量大，且容易造成維護工作的重復；

第四，建設需求挖掘不力。圖書館各系統(tǒng)之間存在需求信息不通暢，業(yè)務系統(tǒng)建設的需求缺乏有效的挖掘，尤其是無法從整體業(yè)務角度提出信息化系統(tǒng)建設需求，造成業(yè)務協(xié)調開展的不便，為基于信息技術的創(chuàng)新型業(yè)務的開展帶來阻力。

這些是信息化進程中普遍存在的問題，是信息技術發(fā)展的必然產(chǎn)物，但是這些問題的根源歸結為一點，是圖書館信息化建設發(fā)展到現(xiàn)階段，需要更加科學的、有效的方法進行戰(zhàn)略層面的規(guī)劃，因此本文結合圖書館實際環(huán)境構建出圖書館ISSP理論框架。

3 .圖書館ISSP理論框架

本文所述理論框架，是在總結國家圖書館多年來信息化建設經(jīng)驗基礎上抽象而來，綜合借鑒信息工程法（IE）和價值鏈分析法（VCA）中的部分思想，利用信息工程法中構造主題數(shù)據(jù)模型方法來構造資源池和資源管理方法，利用價值鏈分析法中的組織流程分析方法來構造需求挖掘和流程優(yōu)化方法，從而形成適用于圖書館的ISSP。理論框架從整體結構、規(guī)劃要素、層次分析和規(guī)劃流程等幾個方面進行描述，具體如下：

3.1 結構及要素

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如圖所示，在框架結構中主要包含如下要素：

（1）信息資源池

該信息資源是廣義范疇的信息資源，包含信息設備（網(wǎng)絡、服務器、存儲等）、信息技術人員、已有信息系統(tǒng)功能模塊、信息技術資料等與信息化建設相關的所有資源，這些資源組成的集合成為資源池，為戰(zhàn)略規(guī)劃提供基礎支撐。

（2）信息資源管理

登記所有信息資源，將其匯入信息資源池中，并對池中的信息資源進行管理，完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息資源分配等功能。

（3）需求分布圖

需求分布圖記錄圖書館所有系統(tǒng)需求，并按照圖書館業(yè)務流程進行排列，便于對系統(tǒng)和需求符合程度進行監(jiān)控，為需求挖掘提供隱含關聯(lián)關系的數(shù)據(jù)。

（4）需求挖掘

對需求分布圖中數(shù)據(jù)進行挖掘，使決策人及時獲知現(xiàn)有系統(tǒng)是否適應業(yè)務需求，業(yè)務流程中是否隱含新的信息化建設需求。

（5）論證

對信息系統(tǒng)建設的必要性、可行性進行論證，為戰(zhàn)略規(guī)劃提供決策支持。

（6）評價

對信息系統(tǒng)建設按照一定的評價機制和指標進行建設前評估、建設中評價和建設后評價。建設前評估可以針對信息系統(tǒng)的功能和效果獲得較為明確的理解，并盡可能地建立起量化指標；建設中評價將信息系統(tǒng)建設的具體情況與建設前指定的指標、預期效果進行對比，總結出建設中的成功經(jīng)驗和失敗教訓，對后續(xù)建設提供指導；建設后評價可以對系統(tǒng)建設情況進行全面、宏觀的評價，總結前一階段信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃和實施過程中存在的問題，為以后戰(zhàn)略規(guī)劃和實施提供改進依據(jù)。

（7）決策

決策為戰(zhàn)略規(guī)劃中的核心，對信息系統(tǒng)建設進行宏觀把控，并對建設過程進行決策，例如決定信息系統(tǒng)的建設周期、建設規(guī)模、建設模式、實施人員等。

（8）實施

對戰(zhàn)略規(guī)劃決策結果進行執(zhí)行，完成具體信息系統(tǒng)建設的實施和管理。

（9）流程優(yōu)化

從企業(yè)流程優(yōu)化的研究和實踐中借鑒成熟的模式和經(jīng)驗，并根據(jù)圖書館信息系統(tǒng)建設的特點進行完善，并將其應用在信息系統(tǒng)建設中，對建設執(zhí)行與實施過程進行流程的優(yōu)化。

（10）仿真環(huán)境預研

是指在信息系統(tǒng)建設中，當系統(tǒng)屬于前沿性領域時，為保證系統(tǒng)正式運行后能穩(wěn)定運行，并與圖書館正式系統(tǒng)連接通暢，首先在實際生產(chǎn)系統(tǒng)的仿真環(huán)境中進行預研性開發(fā)、調試、測試。

3.2 層次分析

本文構建的圖書館信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃理論框架分為4個層次：

第一層次，資源層，主要包含信息資源池和信息資源管理兩個元素。該層是整個信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃的基石。

第二層次，需求層，主要包含需求分布圖和需求挖掘兩個元素。該層主要完成對動態(tài)的業(yè)務需求進行分析、統(tǒng)計和整理，并輔助決策層從全局出發(fā)提出需求。

第三層次，決策層，主要包含論證、評價和決策三個元素。該層主要完成戰(zhàn)略規(guī)劃中的決策支持和決策產(chǎn)生。

第四層次，執(zhí)行層，主要包含實施、流程優(yōu)化、仿真環(huán)境預研三個元素。該層主要完成對規(guī)劃中信息系統(tǒng)建設的具體實施。

3.3 規(guī)劃流程

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戰(zhàn)略規(guī)劃首先由決策者對需求情況進行整體把控，當系統(tǒng)改造、新系統(tǒng)建設、舊系統(tǒng)廢止的需求出現(xiàn)時，進入論證環(huán)節(jié)，論證通過后由決策者確定建設周期、建設規(guī)模、建設模式、實施人員，然后開始對系統(tǒng)進行建設前評估，評估后即進入實施環(huán)節(jié)，如系統(tǒng)建設屬前沿性領域，則進行仿真環(huán)境下的預研，之后進入正式系統(tǒng)建設，并行進行建設中評價和流程優(yōu)化，最終完成系統(tǒng)建設，進行建設后評價，并根據(jù)評價結果對整個戰(zhàn)略規(guī)劃過程進行調整。

4 .結束語

圖書館信息化建設是一項高技術、高投資、高復雜性的系統(tǒng)工程，尤其是在信息技術高速發(fā)展、公共文化日益繁榮的今天，必須從宏觀和長遠角度出發(fā)對信息系統(tǒng)建設進行充分的規(guī)劃和論證，才能夠提高信息化效率，降低信息化風險和成本。本文提出的圖書館信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃理論框架立足于對圖書館發(fā)展戰(zhàn)略的梳理和清晰化，涵蓋對自身業(yè)務需求全面分析的過程，并盡可能使圖書館信息化明確建設目標與方向，建立明確的信息系統(tǒng)評估標準?；谠摾碚摽蚣苓M行信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃實踐，能使圖書館有針對性地按照自身戰(zhàn)略發(fā)展要求來選擇適合的信息系統(tǒng)和建設方案，全面提升圖書館服務與管理的信息技術水平。

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作者簡介：薛堯予（1982-） 男，博士，國家圖書館信息技術部工程師，主要從事圖書館智能信息系統(tǒng)建設與管理工作。