綜合檔案室管理初探

宋文琦

[摘 要]隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷完善和發(fā)展，人們的檔案意識也不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發(fā)展，切實做好綜合檔案室的建設(shè)工作。

[關(guān)鍵詞]綜合檔案管理；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)素質(zhì)；現(xiàn)代化管理

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷完善和發(fā)展，人們的檔案意識也不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發(fā)展，切實做好綜合檔案室的建設(shè)工作。

一、加強對綜合檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)

各級行政部門要根據(jù)《檔案法》等有關(guān)文件，認真貫徹執(zhí)行中央和國務(wù)院關(guān)于檔案工作的方針、政策和制度，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念，制定符合檔案管理工作的法律法規(guī)，以便統(tǒng)一遵循。各個系統(tǒng)、行業(yè)都要遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，制定適合本行業(yè)檔案形成的特點，內(nèi)容成分，制定本部門檔案管理的保管期限表。加強檔案工作的宣傳，使廣大的人民群眾真正認識到檔案工作的意義和作用，從中發(fā)揮檔案應(yīng)有的效用。積極支持檔案部門工作，促進和提高綜合檔案室建設(shè)工作。各級各類檔案室的工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和幫助，為檔案部門解決一些必備設(shè)備和用品，以便順利地開展檔案工作。

二、檔案管理人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，作為一名檔案工作者，必須熟知與檔案工作密切的專業(yè)理論知識。

首先，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)，掌握檔案專業(yè)知識是做好檔案工作的前提。隨著檔案工作的不斷改進和提高，檔案學(xué)科的知識也在進一步的探索和擴展，同時要掌握相關(guān)學(xué)科的知識，如電子計算機應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代化管理離不開計算機，檔案室工作正在朝著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，所以要求我們檔案工作者要全面掌握與檔案學(xué)科相關(guān)的專業(yè)知識。

其次，要有堅定的政治信念。檔案工作者必須具有良好的政治素質(zhì)，必須有堅定的政治信念。要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪守檔案工作紀律，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密。要熱愛自己所從事的檔案工作，有高度的責任心，有濃厚的學(xué)習(xí)與工作興趣，要樹立全心全意為人民服務(wù)思想，甘當默默無聞的奉獻者，任勞任怨、愛崗敬業(yè)、埋頭苦干、盡心盡責地做好檔案工作。

最后，要樹立信息意識。在信息化社會，檔案作為信息資源的組成部分，檔案工作者應(yīng)增強對其信息性的認識程度，提高辨別水平和處理能力，增強開發(fā)檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。還要樹立市場意識，在市場經(jīng)濟環(huán)境下，找準位置，發(fā)揮作用，根據(jù)信息市場的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，積極開發(fā)檔案信息，主動與市場經(jīng)濟接軌，以直接或間接的方式參與為市場經(jīng)濟服務(wù)。檔案部門只有樹立起良好的社會服務(wù)意識才能最有效地提高社會的檔案意識，檔案的價值才有可能最大限度地發(fā)揮其作用。

三、加強檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理

綜合檔案室建設(shè)工作應(yīng)有一定物質(zhì)條件作保證，各個機關(guān)、企事業(yè)單位，要投入資金為檔案部門購置一些必要的設(shè)備，有利于開展檔案工作，檔案室的庫房建設(shè)應(yīng)列入各個單位基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會發(fā)展同步，與辦公自動化水平的提高相協(xié)調(diào)，檔案工作在信息化時代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技。

電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)。因此，檔案工作的檔案資料統(tǒng)計、庫存管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運用計算機技術(shù)，實現(xiàn)微機化管理。當前，在這方面還存在很大差距，計算機管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)的目標運行機制還只限于檔案室內(nèi)部的案卷級和文件級的編制、統(tǒng)計與檢索等基礎(chǔ)性管理上，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計單一，缺乏綜合處理技術(shù)能力。隨著歸檔數(shù)量的增加，檔案利用量也將成倍增長，必須加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化進程。逐步運用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)檔案的高密存儲，以節(jié)省儲存空間、保護原件、方便傳遞和運用。根據(jù)各種檔案的特點，采用先進的庫房設(shè)備和檔案保護技術(shù)以維持檔案的完整、安全并延長其壽命。

四、要完善檔案管理制度和措施

建立健全檔案管理的規(guī)章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據(jù)國家檔案局有關(guān)文件材料歸檔的要求，結(jié)合本部門檔案形成的規(guī)律，特別要充分認識科技檔案的重要性，逐步形成嚴格的立卷歸檔制度，如科技檔案、科研檔案。保護科研成果，是各個課題組的研究工作是否有自主的知識產(chǎn)權(quán)、是否有專利保護、是否侵犯了他人的權(quán)利都可在科技檔案中得以驗證。

科技檔案完整的保存，即在維護本部門的知識產(chǎn)權(quán)中發(fā)揮了作用，更對科研項目負責人和參加者有重要意義，根據(jù)本單位的實際情況，借鑒先進的管理方法，制定檔案工作規(guī)范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規(guī)章制度，逐步加以完善。這些規(guī)章制度將有效地提高檔案管理水平，促進檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、標準化，提高檔案工作效率，有力地推動檔案工作的發(fā)展。

五、檔案的收集與歸檔

管理好檔案的重要環(huán)節(jié)是收集檔案。檔案的收集工作是提供利用工作的基礎(chǔ)，檔案的收集工作就是按照有關(guān)規(guī)定，通過接收制度和專門收集辦法，把分散在各科室和個人手中及散失在社會等其他地方的檔案，集中統(tǒng)一到綜合檔案室。

根據(jù)檔案的特點，制定了各類檔案管理制度。檔案室制度建立以后，幾年來收到了較好的效果，系統(tǒng)規(guī)范地把各種文件材料收集起來，使歸檔工作真正做到制度化、規(guī)范化。

目前，隨著計算機的普及與應(yīng)用，文檔一體化的速度進一步加快，檔案工作者應(yīng)當認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定與標準，探索一條符合本單位實際情況的電子文件和電子檔案管理辦法，加快檔案信息化進程。