信息化在檔案資源管理中的作用分析和探索

王曉明

[摘 要]檔案資源是企業(yè)的智庫(kù)，隨著企業(yè)不斷壯大以及計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案資源管理的思路也需要順應(yīng)時(shí)代和企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生變革。本文從當(dāng)前企業(yè)檔案資源管理面臨的問題入手，探討信息化能夠在檔案管理中起到的作用，以及信息化建設(shè)過程中可能遇到的挑戰(zhàn)以及應(yīng)對(duì)措施。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案；管理

檔案可以說是一家企業(yè)的智庫(kù)，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，檔案管理其實(shí)就是人才管理，其效率深刻影響到公司的人才資源建設(shè)。其次隨著公司的不斷發(fā)展壯大，越來(lái)越多的資源管理也會(huì)帶來(lái)運(yùn)維成本提高的問題。

信息化時(shí)代的到來(lái)為檔案資源的管理帶來(lái)了新的機(jī)遇。本文著重討論信息化能夠在檔案資源管理中起到的作用，以及在建設(shè)信息化檔案資源管理過程中會(huì)遇到的挑戰(zhàn)和解決方案。

1.信息化在檔案資源管理中起到的作用

我們首先需要總結(jié)目前檔案資源管理中遇到的一些問題。

首先是檔案的整理程序繁瑣，易出錯(cuò)。紙質(zhì)化的檔案管理需要繁瑣的人工操作程序。檔案需要人工進(jìn)行校對(duì)，整理成卷、袋、冊(cè)、盒，以及分類整理編目。每一個(gè)環(huán)節(jié)稍有不慎，就會(huì)造成錯(cuò)編、漏編等問題，且由于檔案繁多，復(fù)查十分困難，容易導(dǎo)致眾多遺留問題。其次是檔案的保管環(huán)境要求較高。歸檔后的文件，受到溫度、濕度等眾多環(huán)境因素影響。一旦條件不適，容易導(dǎo)致紙質(zhì)文件字跡模糊、粘連等問題，，不能避免一些突發(fā)的災(zāi)害，如火災(zāi)、水災(zāi)等對(duì)檔案的毀損。這些都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。再次是檔案保管的成本較高。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案資源必定是越來(lái)越多，需要投入更多的人力來(lái)維護(hù)，也需要更大的場(chǎng)地來(lái)保管。投入成本逐年遞增，對(duì)企業(yè)也會(huì)造成不小的壓力。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的信息化建設(shè)為以上問題提供了解決途徑，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1顯著提升管理效率

通過將檔案資源信息輸入電腦，通過軟件程序來(lái)實(shí)現(xiàn)編目、分類和保管，通過檢索等功能能快速定位，完成編輯和修改，也易于檔案的調(diào)閱和更新。

1.2無(wú)紙化更利于保管

電子化檔案資源不存在紙質(zhì)發(fā)黃變脆等問題，數(shù)據(jù)庫(kù)也可以進(jìn)行異地分布，確保數(shù)據(jù)中心不會(huì)因?yàn)橥话l(fā)的人為或自然災(zāi)害而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

1.3降低企業(yè)投入成本

企業(yè)只需要一次性購(gòu)買或者開發(fā)一套檔案管理系統(tǒng)，雇傭管理員進(jìn)行日常運(yùn)維即可，不存在后續(xù)持續(xù)投入的問題。現(xiàn)在虛擬化與云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，也解決了物理服務(wù)器占地問題，通過虛擬的數(shù)據(jù)中心儲(chǔ)存大量數(shù)據(jù)，為企業(yè)進(jìn)一步降低成本提供了可能。

2.檔案資源信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

盡管信息化建設(shè)為檔案資源管理帶了變革，但不可否認(rèn)，當(dāng)前檔案資源管理的信息化建設(shè)還存在多種問題，主要有以下幾點(diǎn)：

2.1資源的安全問題

檔案作為企業(yè)的智庫(kù)，一旦泄露、遭到惡意篡改或丟失將會(huì)給企業(yè)造成無(wú)可估量的損失。電子化檔案數(shù)據(jù)存在信息篡改不易察覺的缺點(diǎn)，同時(shí)在聯(lián)網(wǎng)條件下，任意一臺(tái)終端設(shè)備都可以訪問到數(shù)據(jù)中心，資源遭受惡意攻擊的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)大大提高。

其次，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心也需要承載物理服務(wù)器的機(jī)房，機(jī)房的安全隱患也不容忽視，如果出現(xiàn)服務(wù)器宕機(jī)、停電等問題，數(shù)據(jù)可能會(huì)在幾秒之內(nèi)蕩然無(wú)存，且恢復(fù)十分困難。

2.2資源整理缺乏統(tǒng)一性

很多企業(yè)，尤其是跨國(guó)、跨地域企業(yè)，不同分公司采用不同的檔案資源管理系統(tǒng)和方法，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法對(duì)接，運(yùn)維困難，后期開發(fā)成本大等問題。

3.檔案資源信息化建設(shè)的建議

針對(duì)信息化建設(shè)中面臨的挑戰(zhàn)。以下是作者給出幾點(diǎn)建議：

3.1完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案資源管理系統(tǒng)應(yīng)自上而下統(tǒng)一規(guī)劃、部署

由于檔案資源管理是企業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，因此在建設(shè)初期就應(yīng)該重視。應(yīng)由企業(yè)總部發(fā)起，統(tǒng)一規(guī)劃部署，并設(shè)置使用規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門、分公司的檔案對(duì)接與集中、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.2加強(qiáng)軟件開發(fā)，建立安全和容災(zāi)機(jī)制

網(wǎng)絡(luò)安全是確保檔案管理信息化建設(shè)切實(shí)有效的關(guān)鍵。對(duì)于不涉及保密的信息資源，可以開放共享，便于讓更多的用戶參考，提升信息化管理水平。而對(duì)于涉密內(nèi)容，則需要相關(guān)軟件支持，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部系統(tǒng)兼容共享，另一方面強(qiáng)化防火墻，防止黑客攻擊。同時(shí)還需建立完善的容災(zāi)機(jī)制，在面臨突發(fā)的災(zāi)害或者系統(tǒng)宕機(jī)等嚴(yán)重問題時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)。

3.3建立檔案管理指標(biāo)體系，對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核

即使是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，也依舊需要合理的操作維護(hù)才能夠發(fā)揮作用。因此，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)管理十分重要。企業(yè)必須制定完善的操作規(guī)范和考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，不斷更新人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使之適應(yīng)信息化建設(shè)需要。

企業(yè)也需要對(duì)IT管理員從系統(tǒng)運(yùn)維角度制定規(guī)范、定時(shí)開展新技術(shù)培訓(xùn)。一方面評(píng)價(jià)其在系統(tǒng)安全等環(huán)節(jié)上是否切實(shí)有效開展工作，另一方面能夠及時(shí)跟進(jìn)IT技術(shù)發(fā)展，只有不斷更新產(chǎn)品生命周期，才能夠有效解決電子檔案的安全問題。

3.4使用虛擬化技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)數(shù)據(jù)中心，進(jìn)一步節(jié)省成本

應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)中心服務(wù)器隨著數(shù)據(jù)增多而需要擴(kuò)建的問題，可以考慮采取虛擬化技術(shù)，將物理服務(wù)器轉(zhuǎn)為虛擬服務(wù)器，將所有數(shù)據(jù)托管在云資源池，通過軟件保證數(shù)據(jù)擴(kuò)容、容災(zāi)、管理等系列問題，這樣解決了持續(xù)的成本投入，也容易解決后續(xù)的安全和運(yùn)維管理問題。但在建設(shè)過程中，需要選擇可靠的虛擬化技術(shù)供應(yīng)商，確保技術(shù)的成熟、安全和效率。

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