談高校綜合檔案管理存在的問題及改進(jìn)方法

譚春霞

[摘 要]在高校的事務(wù)管理中，綜合檔案管理屬于一項(xiàng)非常基礎(chǔ)的工作，當(dāng)今的高校檔案管理工作的新趨勢(shì)逐漸走向了對(duì)五花八門的檔案開展綜合性管理的方向。本文分析了當(dāng)今的眾多高校在檔案管理中存在的一些普遍性問題，并結(jié)合筆者的高校檔案管理工作提出了自己的改進(jìn)方法，希望對(duì)高校檔案的綜合管理有參考作用。

[關(guān)鍵詞]高校；綜合檔案管理；問題；改進(jìn)

1.引言

現(xiàn)在是一個(gè)信息時(shí)代，人們對(duì)信息有了更大的依賴性以及更高的需求，在這種背景之下，檔案事業(yè)也獲得了很大的發(fā)展機(jī)遇。然而，時(shí)代的變遷以及知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一定會(huì)給人們的思維方式生產(chǎn)、工作以及生活方式造成很大的沖擊。所以，高校的檔案管理工作也同樣會(huì)產(chǎn)生很多的客觀現(xiàn)實(shí)問題，我們只有對(duì)這些問題進(jìn)行更深入的分析，才能為現(xiàn)代的高校綜合檔案管理工作產(chǎn)生推動(dòng)作用。

2.我國(guó)高校綜合檔案管理存在的問題

2.1領(lǐng)導(dǎo)重視不足，工作人員管理意識(shí)不強(qiáng)

不少的高職院校領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視檔案管理工作，他們還沒有形成一個(gè)檔案管理的正確的意識(shí)，即沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于學(xué)校的教研以及教學(xué)工作產(chǎn)生的促進(jìn)作用。這樣，高校管理者對(duì)于學(xué)校的檔案建設(shè)工作就不會(huì)傾注很多的注意和經(jīng)精力，甚至是幾乎不過問，導(dǎo)致了檔案管理工作的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失準(zhǔn)、效率低、從業(yè)人員態(tài)度散漫，歸檔立卷工作一拖再拖從而形成材料積壓的局面。

2.2高校綜合檔案管理者缺乏先進(jìn)的思想意識(shí)

很多從事高效綜合檔案管理的人員因?yàn)榻K日拘囿在整理以及搜集檔案的工作中，缺乏將工作與現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求相結(jié)合，因此缺乏一種現(xiàn)代管理觀念，也就不能夠應(yīng)用現(xiàn)代管理理念指導(dǎo)檔案管理工作，也沒有認(rèn)識(shí)到自己從事的檔案管理工作的重要意義。如此一來(lái)，就造成了在真正的工作中缺乏改革以及管理創(chuàng)新意識(shí)，也沒有辦法對(duì)高校綜合檔案管理的不同資源進(jìn)行更好的利用與開發(fā)，導(dǎo)致很多的管理資源消耗于無(wú)形之中。

2.3從事檔案管理工作者整體素質(zhì)不高

現(xiàn)代檔案管理工作日趨智能化和現(xiàn)代化，因此它對(duì)檔案管理者的綜合素質(zhì)有著較高的要求，如工作人員應(yīng)當(dāng)具備信息搜集、計(jì)算機(jī)、文件整理以及管理等不同的工作能力。然而，我國(guó)不少的檔案管理者本身并不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)出身，他們沒有或者非常缺乏檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)于當(dāng)代的高校綜合檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)利用造成了很大的阻礙，所以，提升檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)對(duì)于檔案管理而言意義重大。

2.4高校綜合檔案缺乏足夠的開放力度以及宣傳力度

高校綜合檔案缺乏足夠的開放力度以及宣傳力度，這對(duì)檔案信息資源的利用造成了不小的影響。究其原因，是因?yàn)楹芏嗟母咝＞C合檔案管理部門沒有強(qiáng)烈的市場(chǎng)意識(shí)，思想上封閉保守，很多的檔案管理人員還存在著“保密保險(xiǎn)”的落后的管理理念。在有的學(xué)校，不少的大學(xué)生甚至對(duì)于學(xué)校的檔案室的成分與內(nèi)容，不知道查檔的方法和途徑，對(duì)檔案管理工作的開展不利。

3.高校綜合檔案管理的改進(jìn)方式

3.1樹立現(xiàn)代管理意識(shí)以及檔案知識(shí)意識(shí)

因?yàn)槲覈?guó)的很多高校的檔案管理工作在很長(zhǎng)的時(shí)間里都處于一種半封閉的狀態(tài)，對(duì)我國(guó)的高校綜合檔案管理的發(fā)展很不利。很多內(nèi)部因素或者外部因素都會(huì)對(duì)我國(guó)的檔案管理造成一種阻礙，相當(dāng)一部分的檔案從業(yè)工作者嚴(yán)重缺乏知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及信息文明等方面的知識(shí)，因此，我們必須首先從思想上進(jìn)行改變，建立起現(xiàn)代管理意識(shí)以及檔案意識(shí)，這樣才能滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。第一、檔案管理者必須要增強(qiáng)對(duì)高校綜合檔案進(jìn)行管理的意識(shí)，才能適應(yīng)現(xiàn)代這一知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求；第二、形成一個(gè)開拓進(jìn)取的檔案管理發(fā)展觀，對(duì)我國(guó)現(xiàn)今的高校傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革，更大程度地利用高校綜合檔案信息資源，對(duì)從事檔案管理工作者的潛能進(jìn)行最大程度的挖掘，促進(jìn)我國(guó)的高效綜合檔案部門獲得更大的發(fā)展；第三、樹立以及提升開放意識(shí)，通過不同的服務(wù)方式，形成一個(gè)更合理、理想的利用環(huán)境，借助于競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，建立起一種資源共享以及實(shí)效意識(shí)，提升競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，堅(jiān)定服務(wù)意識(shí)，加深科研意識(shí)。

3.2用現(xiàn)代化方式管理高校綜合檔案

第一、通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)高校的綜合檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、搜集、保存以及整理，實(shí)現(xiàn)檔案以及文件立卷的高效、高質(zhì)量管理，同時(shí)通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)造出一個(gè)高校綜合檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源的共享；第二、借助于現(xiàn)代化的更科學(xué)的管理模式以及現(xiàn)代化技術(shù)，加快網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的發(fā)展步伐，對(duì)現(xiàn)有的檔案體統(tǒng)進(jìn)行更新，建庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，同時(shí)創(chuàng)造條件服務(wù)于高校信息網(wǎng)的建設(shè)工作，早日完成信息資源共享的目標(biāo)；第三、提升各大高校的綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，現(xiàn)在很多的高校有著標(biāo)準(zhǔn)各不相同的綜合檔案部門計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)備。因此，我們應(yīng)當(dāng)考慮從國(guó)家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，逐步形成一個(gè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使得寶貴的知識(shí)資源實(shí)現(xiàn)共享。

3.3提升高校綜合檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

一個(gè)高校怎樣才能實(shí)現(xiàn)綜合檔案高效管理，關(guān)鍵就是提升高校綜合檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。從事高校檔案管理的工作人員只有擁有現(xiàn)代知識(shí)技術(shù)，有著工作所需的完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹立、培養(yǎng)檔案創(chuàng)新觀念，才能夠促進(jìn)不同的服務(wù)管理工作更好地開展。結(jié)合我國(guó)高校的實(shí)際，筆者認(rèn)為引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制是促進(jìn)高校綜合檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的一個(gè)可行性措施，在繼續(xù)教育、實(shí)踐教育以及系統(tǒng)教育中一步步增強(qiáng)管理水平。

4.結(jié)語(yǔ)

總而言之，我國(guó)的檔案管理、檔案信息開發(fā)利用工作仍處于一個(gè)比較落后的狀態(tài)，這已經(jīng)不適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。我們必須對(duì)高校綜合檔案管理進(jìn)行改革，研究在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代更科學(xué)的、更高效、更高質(zhì)的檔案管理方式，方可以將高校綜合檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

參考文獻(xiàn)：

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[2]《高校檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究》，王艷，《湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)》2007年04期

[3]《談高校綜合檔案管理存在的問題及改進(jìn)方法》，劉玉華，《黑龍江史志》2008年15期