陳小群

[摘 要]通過介紹中石化檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)中開發(fā)應(yīng)用情況，分析該系統(tǒng)在信息管理中存在優(yōu)勢，體現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用的價值和推廣的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；優(yōu)勢

隨著全球信息化的快速發(fā)展，更多的企業(yè)認(rèn)識到將信息化融入企業(yè)發(fā)展血液的重要性，中石化檔案管理系統(tǒng)在本企業(yè)應(yīng)用就是其中之一。企業(yè)檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于對檔案信息資源的處置、保存、管理、開發(fā)、提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

本文談?wù)勚惺瘷n案管理系統(tǒng)在本企業(yè)應(yīng)用中的優(yōu)勢。

一、中石化檔案管理系統(tǒng)流程板塊設(shè)計合理，可操作性強(qiáng)

中石化檔案管理系統(tǒng)主要包括C/S端的檔案系統(tǒng)客戶端和B/S端的檔案系統(tǒng)網(wǎng)站；共有三個板塊，一是CS端的檔案管理板塊及檔案配置板塊，二是BS端網(wǎng)頁板塊——檔案網(wǎng)站。

檔案系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程分為6個，收集整編流程→檔案歸檔流程→檔案借閱流程→檔案共享流程→鑒定銷毀流程→年報統(tǒng)計流程。檔案系統(tǒng)功能設(shè)計18個，收集整編、歸檔審批、檔案檢索、共享管理、鑒定管理、專題編研、年報統(tǒng)計、運(yùn)維系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理、提報管理、借閱管理、集團(tuán)共享、檔案推送、歸檔批處理、庫房管理、續(xù)借管理、外部接口、溫濕度管理。

總的來說系統(tǒng)集檔案收集、存儲、統(tǒng)計、查詢利用等內(nèi)容管理和電子文件歸檔接口六大主要管理功能于一身，確保了歸檔電子文件真實、完整可用和安全，在檔案管理中具有可操作性強(qiáng)，可進(jìn)一步提升了茂名分公司檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理水平，為建立中國石化統(tǒng)一檔案信息資源管理、共享檔案管理的平臺奠定了基礎(chǔ)。

二、中石化檔案管理系統(tǒng)各板塊功能明確齊全，系統(tǒng)性強(qiáng)。

1.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案管理板塊

檔案管理主要具有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，統(tǒng)計，查詢的功能，使用對象是檔案專兼職人員及系統(tǒng)關(guān)鍵用戶；檔案管理板塊突出點是能提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能多樣可導(dǎo)出數(shù)據(jù)模板，進(jìn)行數(shù)據(jù)整理后再導(dǎo)入系統(tǒng)相應(yīng)的檔案類中，可以脫離系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集整理。

原文批量掛接方式多樣，為滿足數(shù)字化掃瞄工作的需求，系統(tǒng)還提供多案卷掛接電子原文的功能，為數(shù)字化工作提供強(qiáng)大的支持。打破原系統(tǒng)只具有的單一的錄入數(shù)據(jù)及電子原文掛接功能，為數(shù)據(jù)的收集整編及原文的掛接提供快速的途徑，大大提高工作效率；它還可定義個性化錄入界面，個性化設(shè)置比較強(qiáng)，檔案員可以根據(jù)自己的喜好對消息提示方式進(jìn)行個性化的配置，從而滿足個人需要。

茂名分公司從去年12月開始業(yè)務(wù)重組后，業(yè)務(wù)量大大增加，人員卻不增，新人不進(jìn)，舊員到齡退下，在人員緊張，業(yè)務(wù)量大增的情況下，檔案管理板塊的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能及原文批量掛接方式多樣，給我們茂名分公司檔案員檔案數(shù)據(jù)錄入歸檔，電子原文上傳帶來了便利，提高工作效率。

2.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案配置板塊

檔案配置主要是系統(tǒng)配置應(yīng)用；使用對象是檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員；檔案配置板塊突出點是機(jī)構(gòu)管理功能能讓系統(tǒng)管理員直觀了解現(xiàn)有的行政組織機(jī)構(gòu)；可以對組織機(jī)構(gòu)添加，刪除，有效和無效化處理，同時可以對組織機(jī)構(gòu)做排序操作，方便管理。

用戶管理功能能對系統(tǒng)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一使用AD域賬戶作為系統(tǒng)賬戶有利于用戶的統(tǒng)一，為單點登錄的實現(xiàn)提供方便；視圖配置功能的可以添加、刪除視圖以及視圖目錄樹節(jié)點進(jìn)行動態(tài)配置和管理；多視圖展示形式支持同一年度使用多個視圖展現(xiàn)形式；不同單位可制定不同的視圖顯示方式可對視圖進(jìn)行權(quán)限控制，可限制視圖的使用范圍。

檔案配置板塊的機(jī)構(gòu)管理功能、用戶管理功能及視圖配置功能；讓茂名分公司的檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員對茂名分公司的38個組織機(jī)構(gòu)、5000人左右的用戶，18個檔案類的視圖目錄樹，一目了然，無論是從管理、還是查詢和使用都帶來了方便，節(jié)省工作時間。

3.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案網(wǎng)站板塊

檔案網(wǎng)站主要是檔案查詢借閱、流程審批、檔案編研、推送；使用對象是普通用戶及檔案管理員；登錄后，進(jìn)入查詢首頁。左側(cè)為功能區(qū)，右側(cè)為查詢區(qū)。功能區(qū)包括個人工作平臺、檔案檢索、檔案編研、檔案推送。查詢區(qū)提供所有檔案文件的查詢、原文的查詢、專題查詢、視圖查詢功能。其中檔案檢索功能包括分類檢索、全文檢索、跨庫目錄檢索、視圖檢索、目錄檢索；用戶可以根據(jù)這些檔案檢索功能在權(quán)限允許的情況下進(jìn)行在線查閱，然后走在線借閱流程。

系統(tǒng)提供在線借閱功能，用戶可以通過“申請借閱”方式，來取得管理員的授權(quán)，只有審批流程通過后，才能有相應(yīng)的瀏覽或下載權(quán)限。

檔案網(wǎng)站板塊的檔案檢索功能多形式化及在權(quán)限許可下、安全性保證的情況的在線借閱功能，解決了茂名分公司的38組織機(jī)構(gòu)，不在同一地方辦公，對檔案利用困難；讓檔案利用人員來回跑檔案室查借閱的落后管理方式已成為過去；電子文件在線瀏覽、借閱等功能，讓茂名分公司檔案工作人員工作效率得到很大的提高，讓查閱者在網(wǎng)上輕松查閱，借閱，在線瀏覽，大大提高工作效率。還有就是此網(wǎng)站可以實現(xiàn)中石化查詢；建立中國石化統(tǒng)一的檔案共享平臺，通過統(tǒng)一的共享平臺，在權(quán)限允許的前提條件下最大限度的達(dá)到檔案資源共享。

三、中石化檔案管理系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口相容，兼容性強(qiáng)

建立標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)歸檔接口通過標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)接口，可以接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的數(shù)據(jù)。只要符合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，并遵循標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)規(guī)范，即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的歸檔，方便本茂名分公司合同管理系統(tǒng)、本地公文管理系統(tǒng)的集成工作。

四、中石化檔案管理運(yùn)維系統(tǒng)部署運(yùn)維平臺健全，保障性強(qiáng)

運(yùn)維系統(tǒng)部署一套健全的運(yùn)維平臺，有一支技術(shù)水平高責(zé)任心強(qiáng)的運(yùn)維隊伍，有明確的提報流程，項目上線試運(yùn)行后，系統(tǒng)使用過程中產(chǎn)生的問題和疑問可通過運(yùn)維系統(tǒng)網(wǎng)站提報，并進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理。茂名分公司檔案管理系統(tǒng)從2013年4月運(yùn)行至今，檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員經(jīng)電話、走運(yùn)維系統(tǒng)提報流程等提交的問題有二三十個，運(yùn)維組都一一及時的給予解決，為茂名分公司檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行提供保障。

五、結(jié)論

茂名分公司檔案管理系統(tǒng)是總部項目組從2012年10月開始實施，系統(tǒng)創(chuàng)建了檔案分類、管理應(yīng)用視圖、相關(guān)報表、統(tǒng)一了茂名分公司檔案管理的收集、整理、歸檔、借閱、鑒定、共享等工程流程、規(guī)范茂名分公司的檔案管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)及著錄標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范系統(tǒng)用戶工作職能分配了相關(guān)權(quán)限；提供檔案資源在線利用服務(wù)，建立電子檔案在線利用管理規(guī)范；完成了合同管理系統(tǒng)及本地公文管理系統(tǒng)的集成工作；功能模塊設(shè)計合理、運(yùn)行穩(wěn)定、功能齊全、各項功能都能滿足茂名分公司檔案管理需求。從2013年4月開始正式上線運(yùn)行，目前茂名分公司的檔案系統(tǒng)有18個檔案類，從1956年—2012年的案卷數(shù)有60多萬卷，文件數(shù)有100多萬，電子文件總量約1T的存儲容量，用戶人數(shù)為5000人左右。茂名分公司檔案管理系統(tǒng)的建立實現(xiàn)了與中石化其它企業(yè)之間的檔案信息資源共享與利用，規(guī)范茂名石化的檔案管理業(yè)務(wù)，使之達(dá)到流程一致，管理規(guī)范，效率提高，充分體現(xiàn)出檔案管理系統(tǒng)具有顯著的應(yīng)用管理優(yōu)勢，對檔案管理信息化進(jìn)一步的提升和完善具較大促進(jìn)作用，在檔案行業(yè)管理中也具有較大推廣意義。