新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化問(wèn)題分析

秦濤

[摘 要]隨著社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步，信息化在社會(huì)各個(gè)方面得到了深入廣泛的應(yīng)用。但是在我國(guó)的事業(yè)單位中，由于受體制機(jī)制所限，檔案管理工作的信息化還存在著重視程度不夠、基礎(chǔ)薄弱、人員素質(zhì)偏低等問(wèn)題。本文對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并對(duì)加強(qiáng)檔案管理的實(shí)踐信息化工作提出提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)軟硬件建設(shè)、加強(qiáng)人才建設(shè)三方面的建議。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化；對(duì)策

事業(yè)單位檔案因?yàn)榘烁鞣矫婀ぷ鬟\(yùn)行的數(shù)據(jù)和資料，因此檔案管理工作成為各項(xiàng)工作中的重中之重。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為不可阻擋的趨勢(shì)，檔案管理工作也必須緊跟這一時(shí)代潮流。事業(yè)單位中的傳統(tǒng)檔案，在管理上存在著占用空間大、不易保存、不易查閱、紙張浪費(fèi)等問(wèn)題，而檔案管理的信息化能有效解決這些問(wèn)題，大大提升檔案管理工作的效率，因此檔案管理信息化勢(shì)在必行。

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）管理者對(duì)檔案管理的信息化重視程度不夠

當(dāng)前，有些事業(yè)單位的管理者對(duì)檔案管理工作不夠重視，不能夠清醒認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和有利性，對(duì)檔案管理制度的了解不完善、不系統(tǒng)，甚至不主抓檔案管理工作，對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)更是不聞不問(wèn)，或者以經(jīng)費(fèi)不足等各種原因推遲甚至擱置檔案管理的信息化建設(shè)。但事實(shí)上，檔案管理關(guān)系單位的每一位員工，關(guān)系單位的整體發(fā)展，甚至關(guān)系國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。這種認(rèn)識(shí)上的不到位極大的阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。并且由于對(duì)檔案管理的信息化認(rèn)識(shí)程度不夠，導(dǎo)致在很多單位缺乏對(duì)這項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，即使進(jìn)行信息化改革，也是推一下走一步，不能主動(dòng)作為；有的更新添置了一些新設(shè)備卻不能有效利用，成為擺設(shè)，造成浪費(fèi)，工作效率不能得到有效的提高。

（二）檔案管理信息化的基礎(chǔ)條件不足

一是硬件條件不足。很多單位在建設(shè)檔案室的時(shí)候，由于缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃，沒(méi)有充分考慮到要對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理的新形勢(shì)，導(dǎo)致沒(méi)有提前更新設(shè)備，在使用時(shí)發(fā)現(xiàn)缺乏特定的存儲(chǔ)設(shè)備，單獨(dú)更新存儲(chǔ)設(shè)備又與原有的設(shè)備不匹配，影響了信息化進(jìn)程。二是軟件功能落后。有的單位雖然檔案信息化建設(shè)起步較早，在收文和歸檔工作中已經(jīng)使用了專門軟件，但是僅停留在對(duì)檔案的搜索階段，整體檔案管理未形成系統(tǒng)化，效果不理想。三是信息化后的檔案存在安全隱患。有些單位對(duì)檔案信息的保護(hù)意識(shí)比較薄弱，存儲(chǔ)設(shè)備沒(méi)有及時(shí)更新，也沒(méi)有引進(jìn)高科技設(shè)備對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與維護(hù)，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失、損壞；另外隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，單位檔案也越來(lái)越多的受到各種網(wǎng)絡(luò)威脅，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻存在。

（三）能夠勝任檔案管理信息化的人才不足

檔案管理的信息化，要求工作人員不僅要對(duì)傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)精通熟悉，還要掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但實(shí)際狀況并不容樂(lè)觀，一方面，目前的從業(yè)人員大部分非檔案專業(yè)出身，在實(shí)際工作中也少有機(jī)會(huì)深入學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，缺乏培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)，對(duì)新出臺(tái)的政策法規(guī)難以做到全面準(zhǔn)確的把握。另一方面，檔案管理的信息化需要工作人員比較熟練的掌握信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，目前在整個(gè)政府機(jī)關(guān)都缺乏精通信息技術(shù)的工作人員，不適應(yīng)當(dāng)前迅速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。此外，人才的培養(yǎng)是一個(gè)長(zhǎng)期系統(tǒng)計(jì)劃，檔案管理工作的性質(zhì)決定自愿投身檔案管理工作的人員并不多，因此人才培養(yǎng)也是檔案管理工作面臨的一個(gè)難題。

二、解決事業(yè)單位檔案管理信息化問(wèn)題的對(duì)策和建議

（一）檔案管理的信息化要有管理者的清醒認(rèn)識(shí)為基礎(chǔ)

管理者的信息化意識(shí)，決定著一個(gè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。管理者必須將檔案管理的信息化當(dāng)做一項(xiàng)核心工作來(lái)抓。管理者要及時(shí)給自己充電，從思想和認(rèn)識(shí)上深刻意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，要意識(shí)到檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，是推動(dòng)事業(yè)發(fā)展的最佳途徑。單位管理者要從人員、資金上加大對(duì)檔案管理信息化的投入，給予充分支持，將檔案管理信息化建設(shè)提到重要日程上來(lái)?！胺彩穷A(yù)則立，不預(yù)則廢”，管理者要對(duì)本單位檔案管理信息化工作制定總體規(guī)劃，分析單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)，深入調(diào)查分析研究，制定出能夠服務(wù)于單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略，推動(dòng)檔案管理信息化的順利發(fā)展。

（二）檔案管理的信息化要有堅(jiān)實(shí)的軟硬件基礎(chǔ)為保障

一方面，要做好硬件建設(shè)工作。選用一些國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的公司或廠家的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，保證升級(jí)換代，節(jié)約重新開發(fā)的成本；要考慮單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要，兼顧網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度等因素，選擇一些當(dāng)前甚至未來(lái)的主流產(chǎn)品，避免短期內(nèi)硬件的落伍。另一方面要做好軟件建設(shè)工作。要選擇具有升級(jí)能力和后續(xù)開發(fā)能力的管理系統(tǒng)，隨時(shí)更新升級(jí)；檔案管理人員要跟上信息變化的步伐，及時(shí)收集新的檔案信息，不斷充實(shí)完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，還要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，提高防范意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的監(jiān)督、檢查，做好內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)的隔離，防止信息泄露。

（三）檔案管理的信息化要有高素質(zhì)的人才為推動(dòng)

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設(shè)的程度。首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其認(rèn)識(shí)到工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，提升專業(yè)技能；其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理信息化的人才招聘工作，引進(jìn)具有專業(yè)背景和專業(yè)技能的人才，提高單位檔案管理信息化的整體水平，使本單位的檔案管理工作能夠跟上信息化時(shí)代的步伐；第三，作為檔案管理人員要保持積極學(xué)習(xí)的心態(tài)，努力掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，提高對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)引、分類和管理的能力，充分發(fā)揮檔案的作用。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，目前我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的信息化進(jìn)程還存在著一些問(wèn)題和困難，需要從思想認(rèn)識(shí)、基礎(chǔ)建設(shè)、人員素質(zhì)等各方面加強(qiáng)工作。檔案管理的信息化這一歷史趨勢(shì)是不可逆轉(zhuǎn)的，它將大大提升事業(yè)單位的工作效率，推動(dòng)為人民服務(wù)、為現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)做貢獻(xiàn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王茹麗，呂雪峰，王永輝.立足本職不斷創(chuàng)新——全面提升事業(yè)單位檔案管理工作水平[J].吉林農(nóng)業(yè).2010（12）.