試析檔案管理的改革創(chuàng)新

李柏新

[摘 要]檔案管理者的職責(zé)就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，采取計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為使用者提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，形成檔案管理的現(xiàn)代化。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；改革

一、改革創(chuàng)新服務(wù)方法

1、建立檔案管理網(wǎng)站，開展網(wǎng)上使用服務(wù)。隨著檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)的成立，檔案管理部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極收集電子數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)鏈接企事業(yè)單位網(wǎng)站，達(dá)到檔案信息的網(wǎng)上檢索，為使用者提供更好的便捷。

2、建立“電子信息數(shù)據(jù)管理中心”。檔案管理者與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子信息數(shù)據(jù)管理站”。管理站設(shè)在企事業(yè)單位檔案管理辦公室，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要成分。

3、電子信息的自動(dòng)上傳管理。目前在單機(jī)上形成的電子信息的收集工作，已成為檔案管理部門不容疏忽的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息收集有著很大的差異，許多電子信息文件的形成通過下載和上傳就可以完成，因此，檔案管理者可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)站上建立電子信息文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在最佳時(shí)機(jī)將其收集到，并在檔案網(wǎng)站的服務(wù)器上歸檔。

4、展開在線服務(wù)功能。傳統(tǒng)的檔案使用方式，是到檔案室利用檔案、進(jìn)行檔案展覽、閱讀檔案紙質(zhì)文件，特別是到檔案部門使用檔案原件的方式，在電子信息化里肯定要發(fā)生變化。

5、檔案管理部門可以在網(wǎng)站上通過匯編相應(yīng)的專題、提供電子數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方法，讓使用者與檔案管理辦公室通過電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通聯(lián)，進(jìn)行信息溝通，回答使用者對檔案材料真實(shí)性與保存性的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)功能。

6、開通現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)功能。隨著電子時(shí)代的到來，到檔案辦公室查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的電子文件的人員會越來越多。尤其是我國加入世界貿(mào)易組織后，民眾出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需求，要求能迅速地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)時(shí)代的要求，必須盡快轉(zhuǎn)變工作職能，加強(qiáng)工作效率，密切黨和政府與人民群眾的關(guān)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

二、電子信息服務(wù)領(lǐng)域上的擴(kuò)展

1、實(shí)現(xiàn)電子信息服務(wù)現(xiàn)代化。從主要為企事業(yè)單位內(nèi)的人員服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闉樯鐣鞣轿环?wù)，已成為檔案管理者的共識。主要是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動(dòng)中使用或可能使用檔案信息的團(tuán)體和個(gè)人，又要針對性地為特殊使用者提供特例的服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益急迫。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)活動(dòng)和生產(chǎn)活動(dòng)、行政管理活動(dòng)變得越來越復(fù)雜，必然離不開信息化服務(wù)。

2、興辦電子信息服務(wù)實(shí)體，發(fā)展電子檔案管理產(chǎn)業(yè)。在當(dāng)今信息化數(shù)字時(shí)代，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案管理人員不再單純是檔案文件的保管員，還應(yīng)是檔案信息數(shù)據(jù)的擁有者和提供者；檔案管理辦公室也不再是單純的收藏部門，還是檔案信息的收集中心、交流中心和信息技術(shù)的使用者。電子知識檔案的改革創(chuàng)新方向就是走信息化產(chǎn)業(yè)道路，在為社會提供電子信息服務(wù)的前提下，發(fā)展電子檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，成立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。對于電子檔案信息產(chǎn)業(yè)化的開發(fā)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，主動(dòng)占領(lǐng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場。

3、必須加強(qiáng)橫向聯(lián)合，達(dá)到電子信息資源共享。隨著信息時(shí)代的到來，人類的數(shù)據(jù)和信息總量在急劇膨脹，面對浩瀚繁雜的數(shù)據(jù)，文獻(xiàn)管理者達(dá)不到將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。所以，必須改革檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)統(tǒng)一的社會電子信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子信息一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。必須建立聯(lián)合目錄，實(shí)行信息資源共享，這就是建立電子信息系統(tǒng)的前提和核心。

4、使用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合收藏兩個(gè)或兩個(gè)以上的檔案目錄。達(dá)到資源共享，可以使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使用者可以很方便地獲得更多的信息、數(shù)據(jù)。如果建立聯(lián)合目錄，就可以實(shí)現(xiàn)資源共享，各文獻(xiàn)部門可以充分挖掘信息資源，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，加強(qiáng)館藏資源使用率，避免重復(fù)和浪費(fèi)，可以有效地緩解存儲空間擁擠等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需求。

三、改革電子檔案服務(wù)的主要任務(wù)

1、加強(qiáng)電子檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)改革中的基礎(chǔ)地位，把電子檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。立館的基礎(chǔ)是電子檔案的資源建設(shè)。電子檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，必然決定了要進(jìn)一步深化電子檔案資源建設(shè)抓源頭的理念，收集重大活動(dòng)、重大事件、重要會議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體的電子檔案，全面管理常規(guī)歸檔與即時(shí)歸檔的有機(jī)結(jié)合，全面開展人物、資料和社會媒體對工作報(bào)道等方面的收集管理工作。

2、館藏電子檔案數(shù)字化是電子檔案服務(wù)改革的基礎(chǔ)工作。館藏電子檔案數(shù)字化的主要目的是方便使用和保護(hù)檔案。館藏電子檔案數(shù)字化是一個(gè)成熟的理論問題，是檔案服務(wù)改革的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性任務(wù)。

3、檔案服務(wù)改革的根本保障是培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍。檔案管理部門目前還是是一個(gè)弱勢群體，也是一個(gè)弱勢部門。關(guān)鍵在于缺乏人才，一定要有憂患意識，加強(qiáng)人才技術(shù)培訓(xùn)，更新改革創(chuàng)新觀念，努力探索電子檔案服務(wù)改革創(chuàng)新的道路。不能得過且過，淺嘗輒止。只有重視人才培養(yǎng)，才能實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新；必須要有一支過硬的檔案服務(wù)改革團(tuán)隊(duì)，檔案改革創(chuàng)新工作才能成功。

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