企業(yè)檔案管理精細(xì)化研究

馬鴻新

[摘 要]檔案精細(xì)化管理，就是指對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化分解，將精細(xì)化管理理念融入檔案工作，并歸納總結(jié)出各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳工作方法。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，檔案管理工作的好壞，可以直接或間接影響企業(yè)的經(jīng)營效益，如何做好企業(yè)檔案管理工作，使之更好地為企業(yè)服務(wù)，是現(xiàn)階段探討的熱點(diǎn)問題之一。

[關(guān)鍵詞]檔案；精細(xì)化；管理

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。對(duì)于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。

一、與時(shí)俱進(jìn)做好檔案精細(xì)化管理工作的重要意義

（一）精細(xì)化管理理念融入檔案工作中能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)功能最大化。檔案管理工作程序與方法的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理即在檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作?，F(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，股改上市、國際競(jìng)爭(zhēng)等活動(dòng)普遍開展，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提出更高要求，多種管理科學(xué)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中得到普遍應(yīng)用，特別是企業(yè)信息化建設(shè)速度加快、網(wǎng)絡(luò)辦公要求檔案管理精細(xì)準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案精細(xì)化管理也能夠如實(shí)反映一個(gè)企業(yè)管理水平高低的重要依據(jù)。對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有序的精細(xì)化管理，可以充分的挖掘出檔案的利用價(jià)值，尋找到發(fā)展的新思路，有助于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也有利于經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)步。

（二）檔案精細(xì)化管理能夠做到落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)的原始記錄和重要信息資源，檔案的原始憑證性要求檔案質(zhì)量必須高而穩(wěn)定，所以只有從檔案形成伊始就精細(xì)地管理才能保證檔案的終身質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的記錄，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和進(jìn)行創(chuàng)新的重要信息資源。對(duì)于企業(yè)檔案的管理，不能說是影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵因素，但是也在其中對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益起著潛移默化的影響。因此，對(duì)企業(yè)的檔案管理也必須改變?cè)械墓芾硭悸泛屠砟?，做到精?xì)化、系統(tǒng)化。

（三）企業(yè)檔案的精細(xì)化管理能提高企業(yè)經(jīng)營管理機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)廣泛應(yīng)用先進(jìn)的管理科學(xué)，企業(yè)檔案管理這種非常傳統(tǒng)的工作，作為企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，應(yīng)當(dāng)積極吸納新的管理學(xué)知識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)的原始記錄和重要信息資源，企業(yè)檔案工作則是在企業(yè)研發(fā)、企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營等管理活動(dòng)中的基礎(chǔ)性管理工作。隨著現(xiàn)代企業(yè)高速發(fā)展，管理水平不斷提高，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，將對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提出更高要求。對(duì)于一個(gè)成熟的企業(yè)來說，不僅要有完善的企業(yè)管理體制和沒有漏洞的經(jīng)濟(jì)經(jīng)營制度，企業(yè)經(jīng)營者還要不斷完善的就是企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。

二、企業(yè)檔案管理精細(xì)化實(shí)踐探索

（一）健全制度，落實(shí)責(zé)任制。首先，健全管理制度。建立健全《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等制度，做到以制度強(qiáng)化管理，保證了檔案的安全，提高了檔案管理工作效率，發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的作用。其次，認(rèn)真落實(shí)責(zé)任制。要高度重視檔案工作。要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要保證檔案管理必要的經(jīng)費(fèi)開支，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料的安全。檔案資料安排專人負(fù)責(zé)、專室存放，微機(jī)管理與檔案裝訂管理相結(jié)合。

（二）建立健全檔案管理流程。社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中。因此，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對(duì)完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點(diǎn)。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。

（三）領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)對(duì)檔案精細(xì)化工作重視程度。精細(xì)化管理的發(fā)力點(diǎn)在于抓落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)運(yùn)營的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創(chuàng)新和人事管理等方面的職能。企業(yè)檔案實(shí)行精細(xì)化管理，需要領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，使企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，為在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更大的跨越與發(fā)展。企業(yè)負(fù)責(zé)人要真正從思想上把它擺上議事日程，從建設(shè)一流企業(yè)和科學(xué)化管理的高度認(rèn)識(shí)檔案工作的極端重要性，著力加強(qiáng)企業(yè)檔案人才建設(shè)，把思想好、素質(zhì)高、懂專業(yè)、熱愛檔案工作并且有一定研究能力的人員選拔到檔案管理崗位上來，造就一支過得硬的專業(yè)隊(duì)伍。

（四）以精細(xì)化管理為目標(biāo)，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。我們要結(jié)合檔案管理精細(xì)化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善企業(yè)檔案管理模式及標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡(jiǎn)便實(shí)用的管理流程。結(jié)合公司檔案管理工作，對(duì)資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號(hào)→裝盒→編目→上柜?？茖W(xué)按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進(jìn)行分類整理、歸檔保管。

三、結(jié)束語

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡，檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。因此，用精細(xì)化的管理手段保存好這些檔案是所有企業(yè)檔案管理中的重中之重。

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