江沛鴻

[摘 要]我國(guó)檔案管理事業(yè)，在適應(yīng)時(shí)代要求，不斷改革的路上，并不是一帆風(fēng)順。信息化時(shí)代的到來(lái)，使得檔案管理工作者在擁有機(jī)遇的同時(shí)，也面臨挑戰(zhàn)，新時(shí)期的檔案管理工作，形勢(shì)更加嚴(yán)峻，因此，檔案管理事業(yè)在由傳統(tǒng)紙張管理模式向現(xiàn)代化信息模式所轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，要勇敢的面對(duì)各種突發(fā)的問(wèn)題，積極投入工作，為檔案管理工作的全面騰飛做出應(yīng)用的貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；建設(shè)；研究

一、引言

就如其它事物的改革是為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求一樣，檔案管理的信息化也是為了適應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，檔案管理信息化是要求檔案管理員在工作中拋棄原有的紙張記錄載體，而選擇高科技含量的計(jì)算機(jī)作為新的記錄載體，在記錄，收藏和管理檔案的時(shí)候，通過(guò)一系列的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與操作，來(lái)完成工作。這大大的提高了工作的效率和質(zhì)量，統(tǒng)一了檔案形式，便于檔案的保存和提取。方便了工作的同時(shí)，也為檔案工作者節(jié)約了大量的時(shí)間，檔案工作者可以在工作中學(xué)習(xí)，以學(xué)習(xí)來(lái)促進(jìn)工作，做到工作與學(xué)習(xí)的相統(tǒng)一，面對(duì)檔案事業(yè)信息化建設(shè)中的各種問(wèn)題，可以積極應(yīng)對(duì)，合理的解決，這才是新時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該具有精神面貌。

二、檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題

（一）重視程度不足

當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀為應(yīng)用軟件雜亂、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低，嚴(yán)重影響著檔案管理整體水平的提高。究其根本原因在于，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足、經(jīng)費(fèi)投入有限、硬件條件偏差、設(shè)備使用不全、管理模式守舊造成的，從而導(dǎo)致檔案工作者在檔案信息化建設(shè)中面臨著巨大阻礙。

（二）標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一

檔案管理體制具體包括行業(yè)整體規(guī)范、行業(yè)的增效制度、行業(yè)的激勵(lì)機(jī)制與行業(yè)的績(jī)效評(píng)估。作為檔案事業(yè)這一整體，在機(jī)構(gòu)設(shè)置上首先應(yīng)有一套合理的層級(jí)關(guān)系和管理規(guī)范，以理順專業(yè)檔案館與同級(jí)綜合檔案館的關(guān)系，從而遏制綜合檔案館功能“弱化”的勢(shì)頭，增強(qiáng)其在檔案資源社會(huì)共享中的核心地位。針對(duì)目前的檔案館管理體制，建議在一個(gè)地區(qū)或一個(gè)城市設(shè)立一個(gè)中心檔案館，把現(xiàn)有的省市級(jí)綜合檔案館做大做強(qiáng)，成為真正意義的中心檔案館，才能有效地克服資源分割、政出多門(mén)，各自為政的管理模式，提高檔案館的輻射力、影響力、凝聚力。加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)，調(diào)整、整合檔案資源布局和結(jié)構(gòu)也是一項(xiàng)重要的舉措。

（三）安全問(wèn)題

檔案管理信息化建設(shè)所面臨的最重要問(wèn)題是安全問(wèn)題。檔案信息系統(tǒng)的安全主要表現(xiàn)在電子檔案數(shù)據(jù)和電子文件的安全以及檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全等方面。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)也會(huì)受到人為因素和存儲(chǔ)介質(zhì)的影響而產(chǎn)生安全問(wèn)題，進(jìn)而影響信息化建設(shè)進(jìn)程。

（四）人員素質(zhì)不高

檔案管理制度的信息化建設(shè)，是以人為主體進(jìn)行的變革，合適的人才能夠以最快的速度掌握先進(jìn)的技術(shù)，并能夠?qū)⑵鋵W(xué)以致用，舉一反三，避免了技術(shù)與管理流于形式。目前的檔案信息化建設(shè)，最缺少是能夠?qū)n案管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用相結(jié)合的復(fù)合型人才，這樣，如果在檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題，就只能求助于專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，給檔案工作帶來(lái)很大的不便。

三、完善檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）模式的轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，一般以紙質(zhì)、錄像、照片、錄音等載體作為檔案管理的實(shí)體，并以手工操作的方式完成對(duì)檔案的編目、收集、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等，導(dǎo)致檔案管理的工作量較大、工作程序繁瑣、信息資源被浪費(fèi)。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的重復(fù)利用和多平臺(tái)共享，從而提升檔案資源信息的使用價(jià)值，提高檔案管理的綜合水平和服務(wù)質(zhì)量。

（二）體系規(guī)范化

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，由于檔案管理信息化具備跨國(guó)界、跨地域、跨領(lǐng)域等特點(diǎn)，且技術(shù)性要求高，所以在構(gòu)建規(guī)范化體系時(shí)必須遵循以下原則：以標(biāo)準(zhǔn)化管理為核心，建立健全相應(yīng)制度，使檔案管理信息化建設(shè)步入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理軌道。先考慮采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，再考慮采用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理，制定相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，從軟件管理、監(jiān)督、操作等各個(gè)方面著手，確保檔案管理的安全性。

（三）建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

由于檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案管理存在明顯差別，加之新一代的檔案學(xué)體系尚未建立健全，所以在處理原有檔案管理制度與檔案管理信息化創(chuàng)新之間的矛盾上，必須要以現(xiàn)有檔案資源利用為基礎(chǔ)，加大檔案學(xué)理論研究。檔案不僅擁有豐富的歷史信息，而且還包括重要的公文信息，同時(shí)也在不斷拓展、擴(kuò)充和延伸館藏信息種類，因此必須加快館藏檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，建立檔案系統(tǒng)中心，豐富檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)備，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為建設(shè)檔案管理信息化提供技術(shù)支撐。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案工作者應(yīng)當(dāng)具備多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，要求檔案工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，掌握相關(guān)理論、文化和管理等方面知識(shí)，尤其是數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)、管理學(xué)等學(xué)科知識(shí)，這些知識(shí)對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化具有重要作用；檔案工作者要全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，具備檔案管理學(xué)、檔案學(xué)、目錄學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案編研、著錄、檢索、標(biāo)引、復(fù)制、修裱等專業(yè)知識(shí)和基本技能。為了適應(yīng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢(shì)。檔案工作者必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)、檔案信息研究與分析、高層次檔案信息服務(wù)等能力。上級(jí)要為檔案工作者創(chuàng)造培訓(xùn)和教育的機(jī)會(huì)，采取以老帶新、互幫互學(xué)的形式，培養(yǎng)復(fù)合型人才。隨著現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)和更新，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立人才引進(jìn)機(jī)制，優(yōu)化現(xiàn)有人才的專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)，使人才隊(duì)伍既具備專業(yè)知識(shí)、精通業(yè)務(wù)，又擁有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)在計(jì)算技術(shù)在檔案管理技術(shù)上的應(yīng)用，是時(shí)代發(fā)展的必然要求，檔案管理部門(mén)需要培養(yǎng)能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)知識(shí)應(yīng)用與檔案管理工作相結(jié)合的復(fù)合型人才，在改變傳統(tǒng)模式的同時(shí)，大大的提高了工作效率以及工作質(zhì)量，促進(jìn)合理科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)的形成，為社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的建設(shè)提供有力保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀秀麗.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2011.12.