交通檔案管理信息化建設(shè)研究

付百軍

[摘 要]隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，我國的交通事業(yè)也取得一定的進(jìn)步，各地在交通系統(tǒng)中的工作也取得了很好的成績。在我國信息資源建設(shè)中，交通檔案屬于非常重要的內(nèi)容之一，而在交通行業(yè)的發(fā)展中，最為重要的信息資源便是交通檔案。本文主要探討了交通檔案的信息化建設(shè)這一問題，旨在為我國交通檔案管理的信息化建設(shè)提出一點(diǎn)意見和建議，加快實(shí)現(xiàn)我國交通檔案管理的信息化。

[關(guān)鍵詞]交通檔案管理；信息化；必要性；途徑

當(dāng)前，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，同時(shí)也巨大的改變著人們的社會活動。傳統(tǒng)的檔案管理的方法和觀念已經(jīng)不再適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理工作的需求。尤其是在交通檔案的管理中，通過信息化管理，能夠最大限度的方便管理人員和使用者。隨著全國信息化建設(shè)步伐的加快，如何實(shí)現(xiàn)交通檔案管理的信息化建設(shè)，成為廣大交通檔案的管理人員不得不面對的一個(gè)重要課題。

一、交通檔案管理信息化建設(shè)的含義及其意義

交通檔案管理的信息化建設(shè)指的是通過使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對交通系統(tǒng)的檔案、資料進(jìn)行管理，從而達(dá)到便于使用者進(jìn)行查找檔案或使用檔案，而且還能夠充分的發(fā)揮檔案的作用的目的。廣泛應(yīng)用交通檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及科學(xué)化，是現(xiàn)代交通檔案管理的重要工作內(nèi)容。一般來說，交通檔案的信息化建設(shè)的主要內(nèi)容有硬件建設(shè)（基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)）、軟件建設(shè)（信息平臺的建設(shè)）、電子檔案的收集和紙質(zhì)資源電子化（信息資源的建設(shè)），以及檔案的規(guī)范建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和人才隊(duì)伍的建設(shè)等。

交通檔案管理的信息化建設(shè)在交通管理中具有重要的意義。一方面，通過對文獻(xiàn)信息的二次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時(shí)間，從而提高信息的有效性。另一方面，檔案管理的信息化建設(shè)，能夠通過一次投入資金，獲得許多次的成果。在進(jìn)行信息加工的時(shí)候，交通檔案管理可以彌補(bǔ)在管理過程中存在的資金缺乏的問題。此外，通過建設(shè)交通檔案的信息化，能夠利用計(jì)算機(jī)平臺，將信息成果在交通網(wǎng)站中進(jìn)行公布，很好的實(shí)現(xiàn)了信息管理工作和新技術(shù)的結(jié)合。

二、交通檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀和信息化建設(shè)的必要性

當(dāng)前隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化、無紙化以及辦公自動化等成功應(yīng)用以后，我國的交通檔案管理工作取得了一定的進(jìn)展，出現(xiàn)了機(jī)讀的文件。這就要求我們?yōu)檫@些文件提供電腦空間，通過分類存放，能夠隨時(shí)的將這些文件從信息系統(tǒng)中挖掘出來，實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和價(jià)值性。但是在一些基層的交通檔案管理部門，往往存在著在信息化的管理過程中，相對比較落后，檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不夠，而且有的地方檔案部門還是重視紙質(zhì)的檔案，缺乏交通檔案的電子化、信息化的意識。在檔案信息的管理人員素質(zhì)方面，還有待于提高。正是因?yàn)樵诮煌n案管理的信息化建設(shè)中的現(xiàn)狀，才有必要進(jìn)行交通檔案管理的信息化建設(shè)。

從交通檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀方面來看，我國的交通檔案管理工作必須要進(jìn)行信息化建設(shè)。另一方面，從交通檔案管理的優(yōu)勢方面來說，也應(yīng)當(dāng)加快交通檔案管理的信息化建設(shè)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，建設(shè)交通檔案管理的信息化，具有收集方便、處理方便、使用方便、存儲方便以及傳輸方便等優(yōu)勢。

首先，交通檔案管理的信息化建設(shè)，在進(jìn)行信息收集的時(shí)候，非常的方便。由于在信息化的過程中，在收集檔案和存儲檔案的時(shí)候是通過OCR識別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實(shí)現(xiàn)的。因此，檔案資料都是通過數(shù)字化的信息進(jìn)行存儲，這有有效的減少了資料丟失以及資料的時(shí)間相對滯后等現(xiàn)象。

其次，交通檔案管理的信息化建設(shè)，在進(jìn)行處理的時(shí)候，非常的方便。傳統(tǒng)的檔案管理工作多以紙質(zhì)或?qū)嵨镔Y料為主，這就導(dǎo)致了在進(jìn)行信息處理的時(shí)候，以人工編制為主，而且容易出現(xiàn)破損等問題。在保存的時(shí)候，也要設(shè)置特定的環(huán)境或條件。通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，而且還有效的節(jié)約了儲存空間。

再次，交通檔案管理的信息化建設(shè)，在儲存的時(shí)候，非常的方便。傳統(tǒng)的實(shí)物的、紙質(zhì)的檔案資料往往儲存了很長時(shí)間以后，如果儲存條件不佳或變質(zhì)的情況下，這些資料很容易出現(xiàn)破損的現(xiàn)象。而通過建設(shè)交通檔案管理的信息化，在大容量硬盤、光盤更新以后，使得交通檔案在儲存的時(shí)候變得非常的方便，既消除了儲存環(huán)境對資料保存的影響，又有效的節(jié)約了空間。

第四，建設(shè)交通檔案管理的信息化，在使用的時(shí)候，非常的方便。傳統(tǒng)的檔案材料在進(jìn)行檢索和使用的時(shí)候非常的復(fù)雜，這就導(dǎo)致了檔案材料在應(yīng)用的時(shí)候，檢索的速度比較低，工作效率也相對較低。通過建設(shè)交通檔案管理的信息化以后，使用者可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，在輕松的在短短的幾秒鐘內(nèi)，便可以完成查找檔案的工作。因此，建設(shè)交通檔案管理的信息化，最為明顯的優(yōu)勢便是能夠很好的方便用戶使用。

最后，建設(shè)交通檔案管理的信息化，在傳輸?shù)臅r(shí)候，非常的方便。隨著計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，在進(jìn)行檔案資料的檢查和存貯利用的時(shí)候，已經(jīng)不再局限于內(nèi)部單位使用。檔案資料可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案資源的檢索和傳輸，實(shí)現(xiàn)全球資源共享，而且用戶能夠在得到授權(quán)的前提下，實(shí)現(xiàn)異地檔案資料的檢索和提取工作。

三、交通檔案管理信息化建設(shè)的途徑

在參考相關(guān)文獻(xiàn)資料和結(jié)合個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為，為有效的建設(shè)交通檔案管理的信息化，在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面來落實(shí)。

首先，建設(shè)交通檔案管理的綜合系統(tǒng)。一方面，應(yīng)當(dāng)建立面向市場的檔案信息資源的利用與開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)體系。從功能上來看，檔案工作的目標(biāo)是通過查找、檢索等實(shí)現(xiàn)利用檔案。因此，檔案的質(zhì)量主要是通過是否便于使用這一點(diǎn)來檢驗(yàn)的。從這一點(diǎn)來看，建立健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)組織和領(lǐng)導(dǎo)體系，對于交通檔案管理的綜合系統(tǒng)非常的重要。在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，協(xié)調(diào)和指導(dǎo)相關(guān)部門的工作，進(jìn)而共同的做好交通檔案管理的信息化建設(shè)。另一方面，在對各種檔案進(jìn)行分類和保密等級的基礎(chǔ)上，將交通系統(tǒng)的檔案統(tǒng)一的進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。通過網(wǎng)絡(luò)化管理，來促進(jìn)綜合系統(tǒng)的檔案資料的深層次開發(fā)和綜合利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步滿足交通檔案管理的信息化建設(shè)的需要。

其次，嚴(yán)格規(guī)范交通檔案信息化管理的各項(xiàng)工作。具體來說，主要應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面來落實(shí)。一方面，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案的管理制度，主要包括建設(shè)檔案人員的崗位責(zé)任制度，安排合適的工作人員對交通的相關(guān)文件進(jìn)行管理，管理資料、歸納資料和分配資料。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)，不斷的完善文件歸檔制度。檔案管理人員在接收到文件以后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對檔案進(jìn)行規(guī)范化和完整化的管理。此外，在交通檔案的保密制度、利用制度和保管制度上來看，應(yīng)當(dāng)加大管理的力度，確保交通檔案的安全性，從而充分的發(fā)揮交通檔案的作用。另一方面，從交通檔案管理員的綜合素質(zhì)來看，應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)等措施，提高檔案管理員的工作能力和個(gè)人素質(zhì)。在當(dāng)前我國多數(shù)的檔案管理員中，存在著從業(yè)人員的素質(zhì)相對較低的現(xiàn)象，多數(shù)管理員工屬于兼職人員。這將非常不利于交通檔案管理的信息化建設(shè)，因此，為加快交通檔案管理的信息化建設(shè)步伐，必須提高檔案管理員工的綜合素質(zhì)，提高管理員工的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。具體來說，應(yīng)當(dāng)加大對交通檔案管理人員的培訓(xùn)，或在招聘的時(shí)候，提高對檔案管理人員的要求，盡量挑選專業(yè)能力強(qiáng)、個(gè)人素質(zhì)高的全職管理人員。最后，在進(jìn)行交通檔案管理的時(shí)候，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技術(shù)的建設(shè)，以推進(jìn)勘察檔案和設(shè)計(jì)檔案的信息化程度。在科技信息活動中，作為科技活動的真實(shí)記錄，在對檔案進(jìn)行勘察和設(shè)計(jì)的時(shí)候，非常的重要，尤其是勘察單位的發(fā)展和自主創(chuàng)新能力，是重中之重。檔案信息具有重要的參考和借鑒價(jià)值，因此，通過科技創(chuàng)新，在企業(yè)管理部門與檔案部門結(jié)合的基礎(chǔ)上，對管理過程中的難點(diǎn)以及科研重點(diǎn)進(jìn)行及時(shí)而準(zhǔn)確的編制，能夠有效的提高檔案管理的可靠性，確保科技信息的完整性和準(zhǔn)確性。通過技術(shù)創(chuàng)新，來提高檔案管理員以及科研人員的創(chuàng)新能力，從而為設(shè)計(jì)勘察單位提供多樣化的服務(wù)，更好的促進(jìn)設(shè)計(jì)勘察單位的發(fā)展。

再次，從觀念上進(jìn)行改進(jìn)，變被動的服務(wù)為主動的服務(wù)。交通檔案最主要的職能便是為用戶提供檢索和查詢的利用功能。因此，交通檔案管理工作屬于一項(xiàng)顯著的服務(wù)工作，在進(jìn)行交通檔案管理的信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)積極的轉(zhuǎn)變觀念，變被動的服務(wù)為主動的服務(wù)。具體來說，應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)方面來完善：一方面，應(yīng)當(dāng)積極的完善檢索的工具，便于及時(shí)的掌握交通檔案建設(shè)的信息動態(tài)。在完善檢索工具的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)和實(shí)用的原則，不斷的豐富交通檔案資料的內(nèi)容，從而提高交通檔案的完整度。通過專業(yè)的渠道或方法，不斷的對交通檔案進(jìn)行整理，從而便于使用檔案和查找檔案。同時(shí)，檔案管理的主要部門，還應(yīng)當(dāng)積極的掌握和收集各個(gè)交通部門的信息，在信息收集的基礎(chǔ)上，對檔案資料進(jìn)行加工、處理，包括匯編交通檔案資料中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，增加介紹交通檔案資料的相關(guān)工程項(xiàng)目等內(nèi)容，從而讓領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)的了解交通的發(fā)展情況，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)的方案計(jì)劃提供一定的依據(jù)。另一方面，交通檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)非常注重對信息的反饋。交通檔案對交通部門來說，屬于非常重要的，可再利用的資源。因此，從事交通檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)在固定的時(shí)間，對于收集到的資料和信息進(jìn)行反饋和整理，以方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)進(jìn)行處理。比如在編制交通檔案的時(shí)候，可以通過運(yùn)用效果實(shí)例來對檔案進(jìn)行匯編，來反饋信息。值得注意的是，加強(qiáng)信息反饋，不僅僅指的是反饋檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，而是在一定程度上提高社會檔案的意識。如果情況允許，可以對檔案管理的工作進(jìn)行一定程度的宣傳，從而最大限度的加快交通檔案管理信息化建設(shè)的速度。因此，通過強(qiáng)化對信息的反饋，能夠變被動為主動，推進(jìn)交通檔案管理的信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，本文首先對交通檔案管理信息化建設(shè)的含義及其意義進(jìn)行了分析，然后就當(dāng)前我國在交通檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性問題進(jìn)行了探討，最后重點(diǎn)研究了當(dāng)前我國實(shí)行交通檔案管理的信息化建設(shè)的途徑。通過研究，交通檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為交通檔案管理的重要趨勢。各交通單位應(yīng)當(dāng)積極的探索適合當(dāng)?shù)匕l(fā)展的交通檔案管理的信息化，更好的服務(wù)于我國的交通事業(yè)。

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