淺談數(shù)字檔案館信息服務(wù)

孫雪

[摘 要]隨著數(shù)字時代的來臨，數(shù)字檔案館、數(shù)字圖書館的建設(shè)也逐步完善，同時越來越多的檔案用戶具備了計算機網(wǎng)絡(luò)的使用能力和環(huán)境并習(xí)慣于依靠網(wǎng)絡(luò)進行信息檢索與瀏覽，這就要求檔案部門轉(zhuǎn)變信息服務(wù)的模式，建立一個理念更為先進，服務(wù)模式更為優(yōu)化的數(shù)字檔案館信息服務(wù)體系，為檔案用戶提供一個無縫集成的信息服務(wù)環(huán)境。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案館；信息服務(wù)；淺析

一、數(shù)字檔案館信息服務(wù)的概念

所謂數(shù)字檔案館信息服務(wù)，是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案部門利用計算機、通訊和網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)從事檔案信息采集、處理、存儲、傳遞和提供利用等一系列活動，以達(dá)到“為檔案信息用戶提供所需數(shù)字檔案信息產(chǎn)品和服務(wù)、滿足檔案信息用戶解決現(xiàn)實問題的檔案信息需求”的目的。

二、數(shù)字檔案館信息服務(wù)的特點

（一）服務(wù)方式智能化數(shù)字環(huán)境下，檔案工作者可以借助計算機對信息資源進行智能檢索、分析、處理，根據(jù)文件的內(nèi)容特征在文件之間建立起多種鏈接，各信息節(jié)點（存儲檔案信息的文件）間形成多網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，可以任意角度來顯示檔案信息的有序化。利用者查閱檔案，一個檢索要求可以將所有相關(guān)信息一次檢索出來，大大提高了查全率。另外還能提供新技術(shù)支持，使用戶能細(xì)化需求，分析結(jié)果，變換信息形態(tài)，從而更好利用檔案信息資源。

（二）服務(wù)資源的數(shù)字化、虛擬化服務(wù)資源的數(shù)字化是指檔案信息服務(wù)資源是以計算機可讀的數(shù)字形式存儲；服務(wù)資源的虛擬化，是在檔案部門在保持自身館藏實體檔案的同時，以數(shù)字檔案館的形式通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和資源共享來構(gòu)建虛擬檔案信息資源。每個數(shù)字檔案館都是檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的一個節(jié)點，從一定意義上說，數(shù)字檔案館的資源可以無限擴大。

（三）服務(wù)內(nèi)容的知識化數(shù)字檔案館信息服務(wù)的工作重心已從檔案文獻(xiàn)單元轉(zhuǎn)移到檔案信息知識單元，強調(diào)檔案信息資源的開發(fā)與利用，為檔案信息用戶提供的不僅是檔案信息線索及相關(guān)檔案文獻(xiàn)，更主要的是直接提供用戶急需的能解決問題的檔案信息知識。

三、檔案信息服務(wù)理念的更新

（一）由被動服務(wù)轉(zhuǎn)向主動服務(wù)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)主要針對直接查詢檔案信息的利用者，被動受理檔案查詢業(yè)務(wù)，從而使得檔案信息服務(wù)范圍狹窄，不利于檔案信息的傳播。數(shù)字時代，網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量是巨大的，很多網(wǎng)絡(luò)用戶都是檔案部門潛在的服務(wù)對象，這要求檔案業(yè)者必須轉(zhuǎn)變觀念，積極主動地分析與挖掘檔案信息的潛在用戶，開展有效的主動服務(wù)。

（二）由封閉服務(wù)向開放服務(wù)轉(zhuǎn)變數(shù)字時代的信息服務(wù)環(huán)境是開放、互動的信息交流平臺，傳統(tǒng)的固步自封的信息服務(wù)理念、做法亟待改變。檔案信息服務(wù)要從傳統(tǒng)的內(nèi)部業(yè)務(wù)活動轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣耐庠诘男畔⒎?wù)，開闊視野，加強合作意識，與外部相關(guān)的檔案信息機構(gòu)展開各種協(xié)作活動。

（三）信息服務(wù)與知識服務(wù)的融合傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)一般局限于為利用者提供所需的檔案、數(shù)據(jù)或查找線索等低層次的服務(wù)。數(shù)字時代的信息資源是極大的豐富，獲取有價值的檔案信息所需時間更長，僅僅依靠單一的檢索性的信息服務(wù)是不夠的。檔案人員不僅要成為一個合格的信息領(lǐng)路人，還要對檔案信息的內(nèi)容進行深層次挖掘、加工，從“文獻(xiàn)單元”揭示向“知識單元”揭示轉(zhuǎn)變，提供著錄細(xì)、標(biāo)引深、內(nèi)容精的知識信息，為檔案用戶提供高質(zhì)量的知識性的信息服務(wù)。

（四）人文服務(wù)與技術(shù)服務(wù)的融合現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案信息服務(wù)一般采用虛擬界面為利用者提供信息服務(wù)。數(shù)字時代的用戶接觸的都是計算機與虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)，缺乏傳統(tǒng)的人文環(huán)境，用戶更需要傳統(tǒng)的人文關(guān)懷、希望得到人性化的服務(wù)。因此，檔案人員必須樹立人文觀念，將人性化服務(wù)融入到技術(shù)服務(wù)中，提供更為親近、溫暖的信息服務(wù)。

四、數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式的優(yōu)化

（一）構(gòu)建主動、高效、開放的數(shù)字檔案館信息服務(wù)體系為保證檔案信息服務(wù)的高質(zhì)量，準(zhǔn)確全面地為用戶提供所需信息，數(shù)字檔案館信息服務(wù)模式可以從內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)兩個不同的方式著手。就外網(wǎng)而言，可以在網(wǎng)絡(luò)不同節(jié)點間建立由問答系統(tǒng)、知識庫、反饋系統(tǒng)等功能模塊組成的直接面對檔案用戶的表層界面。其主要功能是與外界進行各種形式的信息交流與溝通，包括分析、整理用戶的信息需求，及時反饋用戶的意見等。在內(nèi)網(wǎng)可建立綜合的檔案服務(wù)信息中心，包括檔案信息資源數(shù)據(jù)庫、信息提供系統(tǒng)等。其主要功能是針對表層界面?zhèn)鱽淼男畔⑿枨?，從檔案資源數(shù)據(jù)庫中查找并提供系統(tǒng)化、知識化的信息給用戶，并根據(jù)反饋信息及時更新補充檔案信息資源庫。內(nèi)、外網(wǎng)的區(qū)別不僅僅是功能與作用的不同，更主要是使用權(quán)限與信息安全程度的不同。內(nèi)網(wǎng)是內(nèi)部的局域網(wǎng)，其使用和維護由檔案部門來進行，目的在于保護檔案信息資源的安全存儲與系統(tǒng)的正常運行。而外網(wǎng)則是面向全球的因特網(wǎng)，任何用戶都可通過外網(wǎng)享受信息服務(wù)，其主要目的是為最大范圍的用戶提供信息。內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的分工合作，使得用戶和信息服務(wù)系統(tǒng)之間維持著有序的信息交流活動，從而構(gòu)成一個主動、高效、開放的數(shù)字檔案館信息服務(wù)體系。

（二）數(shù)字檔案館信息服務(wù)的專業(yè)化數(shù)字檔案館信息服務(wù)的專業(yè)化趨勢主要體現(xiàn)在兩方面：一是檔案信息服務(wù)機構(gòu)的專業(yè)化設(shè)置。與圖書館相比，檔案館信息服務(wù)業(yè)務(wù)的開展沒有設(shè)立專門的檔案信息服務(wù)機構(gòu)，只是開展一些零散的服務(wù)業(yè)務(wù)。因此，設(shè)立專門機構(gòu)很有必要，甚至可以考慮設(shè)立社會化管理、市場化運營的專門檔案信息服務(wù)機構(gòu)。二是檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)能力的專業(yè)化。這主要從兩方面入手，首先要確立檔案信息服務(wù)的核心業(yè)務(wù)，集中開發(fā)核心用戶群的信息服務(wù)，提高信息服務(wù)的深度與質(zhì)量。其次要培養(yǎng)專業(yè)化、復(fù)合型的信息服務(wù)人才，這是推動數(shù)字檔案館信息服務(wù)的專業(yè)化的智力保證。數(shù)字檔案館信息服務(wù)人才不僅需要圖書、情報與檔案管理方面的專業(yè)知識，也需要一定的計算機、歷史文化等方面的知識。

參考文獻(xiàn)：

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