做好檔案管理工作的探索

李春元

[摘 要]為了規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的功能與作用，促進檔案管理工作就顯得尤為重要。本文從努力把好收集關(guān)，抓好管理現(xiàn)代化兩方面入手，闡述了檔案管理的有效策略。

[關(guān)鍵詞]檔案；工作；管理人員；問題

在服務(wù)型社會大環(huán)境下，科學(xué)的開發(fā)和利用好檔案資源，檔案管理工作要充分認識管理工作的重要性，加強對檔案的管理，及時解決檔案管理工作中遇到的問題，檔案是信息的重要載體，是企業(yè)各項日常工作中形成的第一手資料，是經(jīng)過認真整理形成的，是企業(yè)開展工不可多得的寶貴史料。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用?，F(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。隨著檔案管理體制的改革和管理制度的變化，對檔案管理工作的要求越來越高，教師管理科全體成員在多年實踐的基礎(chǔ)上，結(jié)合省內(nèi)外友好人才，對人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)、標準化建設(shè)、信息化建設(shè)及網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理等方面做出以下思考：

本人結(jié)合多年的管理經(jīng)驗，從以下兩個方面去努力。

一、加大收集渠道

1掌握建設(shè)項目檔案收集的方法 。檔案收集可以體現(xiàn)企業(yè)的管理質(zhì)量和水平。檔案收集方法應(yīng)體現(xiàn)跟蹤收集和管理的原則。由于文件材料門類繁多， 要明確規(guī)定企業(yè)檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求，移交時間等，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入具體要求中來，收集的難點是一些影像和圖章的簽署，一些重要的資料必須要加蓋并完備簽署，項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。協(xié)調(diào)各部門做到從上而下，層層有人負責，防止和減少文件資料的流失。

2.文件材料的收集. 檔案的收集在系統(tǒng)中進行操作以外，還必須有一套完整的紙質(zhì)的登記冊，防治登記檔案造成無法挽回的損失；新建檔案和補充材料錄入系統(tǒng)后，要及時處理入庫，新建檔案和補充材料的收集情況要進行檢查復(fù)核。做到收集工作的檢查和指導(dǎo)隨時定期收集相結(jié)合。設(shè)置檔案柜檔案入柜存放，按照統(tǒng)一存放檔案外還要陳列，建立健全文件資料的收集歸檔制度、加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作。保存下來的有價值的珍貴實物，要做到隨時收集和定期收集相結(jié)合 ，進行查漏補缺，嚴要求嚴格對照檔案的標準，根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。在整個準備過程中做到資料多不雜，專職檔案管理人需要對檔案資料進行加工，變死材料為活信息，為開展各項管理工作提供可靠的檔案信息資源。優(yōu)化檔案管理的條件，加強宣傳，增強檔案管理意識。

二、加強管理意識

1.加強檔案培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理信息化是社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。舉辦檔案管理員培訓(xùn)認真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，學(xué)會利用先進技術(shù)設(shè)備，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)提高檔案工作者素質(zhì)。同時注重檔案收集加強過程管理。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，加強檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握， 請專職檔案員定期對全體檔案員開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，加強檔案基礎(chǔ)工作抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎(chǔ)，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案利用價值的同時也解決檔案管理費問題。既可以像青島市人才流動服務(wù)中心一樣開展以證書認定和工作履歷認定等為基礎(chǔ)誠信檔案，可以改革人事檔案材料的收集范圍，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，將人力資源管理和人才職業(yè)發(fā)展的材料收入歸檔范圍內(nèi)，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，按文件形成的先后順序排列，在取消檔案管理費后，可以充分利用檔案的價值，為代理單位和個人提供新的個性化的人才服務(wù)，收取一定的服務(wù)費。利用計算機提高檔案工作，降低了人為因素的影響，實現(xiàn)檔案信息化管理，可以收到事半功倍的效果。

3.健全規(guī)章制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。制度必須具有可操作性，把主要工作納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃、檢查工作、總結(jié)工作與相關(guān)檔案資料歸檔同步。建立健全管理機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，層層成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備人員要保證檔案管理工作順利開展。建立應(yīng)以可操作性強為目標，不斷發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，規(guī)章制度要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。要主動了解社會需要及素材狀況，采取篩選、歸納等步驟編印成各種檔案參考資料，有針對性的編制必要的檢索工具，提高查找利用檔案的效率。檔案的利用情況需要按照有關(guān)規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計結(jié)果。對已破損和字跡褪色的檔案及時修復(fù)或復(fù)制。

4.強化服務(wù)意識。做好檔案管理工作，樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，服“守攤式”的被動服務(wù)觀念。樹立創(chuàng)新意識和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，改變以往被動服務(wù)的局面。檔案管理工作者要努力練好基本功，利用現(xiàn)代化管理手段，嚴格執(zhí)行國家的保密政策，為和諧社會建設(shè)提供及時、準確、周到的服務(wù)。

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