淺談關(guān)于做好文書檔案工作的幾點(diǎn)看法

武志超

[摘 要]本文闡述了文書檔案工作管理的重要性，對其工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并且對其中問題可能的解決及優(yōu)化方法進(jìn)行了說明，并對如何改進(jìn)提出了可行性的建議。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；管理；檔案工作

文書檔案的管理直接關(guān)系到一個單位的檔案管理的水平。又因?yàn)闄n案管理的水平聯(lián)系到單位檔案資料的質(zhì)量，只有保證文書管理的完整性和對文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能保障一個單位的順利發(fā)展。

一、認(rèn)真對待文書檔案工作的必要性

文書檔案管理工作具有政策性強(qiáng)、機(jī)密性高、專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)。所以，要提高對于文書檔案管理工作的重視程度。在市場經(jīng)濟(jì)管理中，操作好文書檔案的管理工作，對資源的合理利用起著相當(dāng)重要的作用。首先，文書檔案有作為憑證的功能，是歷史的真實(shí)記錄，是擁有法律效用的，用這一點(diǎn)可以相較其他類型的文獻(xiàn)加以區(qū)分。這種特點(diǎn)是文書檔案形成的過程及其本身的特點(diǎn)決定的。另外，文書檔案具有參考的功能。對于后人的行為準(zhǔn)則可以起到一定程度的指導(dǎo)、借鑒意義。

二、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案工作銜接問題

文書工作與檔案管理工作這兩者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。兩者在工作管理中有不同的分工，采用的是分塊管理的模式，而這種管理模式是一種行之有效的管理制度，在一定程度上可以對文書和檔案工作區(qū)別開來。而對于文書和檔案工作的銜接存在一些問題，因?yàn)槲臅ぷ魅藛T在對檔案管理的意識相對淡薄，不能真正的理解檔案工作人員在對檔案整理上的作用；另一方面，檔案工作人員也在某種程度上很少考慮到文書工作人員的工作內(nèi)容，因此在工作中兩者存在許多銜接上的問題。

（二）檔案人員的繼續(xù)培訓(xùn)

檔案工作人員要進(jìn)行繼續(xù)培訓(xùn)才能夠正確的對檔案的立卷和分類進(jìn)行正確的分工，如果對檔案工作一知半解、不能懂得其要領(lǐng)，那么在檔案工作中會存在諸多問題——立卷錯誤、檔案管理不規(guī)范等。新時代好的檔案管理人員的素質(zhì)只有通過檔案培訓(xùn)才能有用優(yōu)質(zhì)的檔案管理技能，檔案管理人員不僅僅是重視檔案管理工作中的理論知識，對實(shí)踐操作中的技能也需要根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范化的工作。

（三）各部門不能配合檔案工作

檔案工作主要是對單位內(nèi)的所有部門資料的整理，這就需要單位內(nèi)各個部門的積極配合，只有這樣才能為檔案工作人員提供方便，將檔案的歸檔工作從各個部門收集到的重要資料進(jìn)行文件管理，但是一些部門不愿意合作、嫌麻煩，拒絕將文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。致使一些檔案管理員在不能夠得到相關(guān)部門的配合下時常是心有余而力不足，經(jīng)過多次催要無果后，檔案管理人員不得不妥協(xié)，使一些重要的檔案資料在沒有經(jīng)過整理的過程中而遺漏丟失，在將來需要使用時有可能找不到相關(guān)資料檔案。

三、創(chuàng)新文書檔案管理工作的具體措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，順應(yīng)檔案規(guī)律

制度是對一個單位管理的章程，對于檔案管理制度的推進(jìn)就需要根據(jù)本單位的管理體制、機(jī)制和機(jī)構(gòu)設(shè)置來決定，在不違背本單位的章程制度的條件下，對不適宜的規(guī)定進(jìn)行刪除，對不完善的部分進(jìn)行修復(fù)。重新構(gòu)建制度體系、梳理檔案管理關(guān)系的變化，完善責(zé)任制和為檔案工作提供強(qiáng)有力的制度保障，進(jìn)一步提高檔案管理的執(zhí)行力度。建立完善的檔案管理制度可以使單位的檔案管理更加的規(guī)范化、程序化和專業(yè)化。無論是從檔案的收集和整理、歸檔都可以移交給檔案室管理以及對檔案的日常保養(yǎng)工作等一系列的業(yè)務(wù)流程也需要制定出嚴(yán)格的制度，防止檔案的泄漏和篡改與遺失，對于這種情況就應(yīng)該根據(jù)所提出的制度追究責(zé)任人的相應(yīng)責(zé)任。另外，檔案管理制度的建立不是一蹴而就的，這需要依據(jù)單位內(nèi)的時間情況進(jìn)行嚴(yán)格的篩選、修訂或補(bǔ)充，促使檔案管理制度更符合實(shí)際。

（二）優(yōu)化檔案團(tuán)隊(duì)，滿足檔案人員素養(yǎng)

加強(qiáng)制度的建設(shè)，滿足單位的體制機(jī)制的要求，還必須有合適的工作人員來執(zhí)行和落實(shí)。根據(jù)檔案工作的實(shí)際來引進(jìn)有相應(yīng)基礎(chǔ)知識的人才，使檔案管理從基層已經(jīng)有了較高的檔案管理素養(yǎng)。在長期檔案管理工作中，對檔案團(tuán)隊(duì)有了更高的要求，就需要對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行鍛煉，提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和對文書檔案工作的認(rèn)識。從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)崗位有層次有計劃的進(jìn)行繼續(xù)教育，更新業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

（三）深化管理變革，適應(yīng)需求變化

新形勢下檔案管理部門需要嚴(yán)格對企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)變化進(jìn)行時時關(guān)注，尤其是企業(yè)重組和資源整合這些企事業(yè)單位改革，積極做好檔案工作中做好檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和保持健全的檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理工作中每個工作人員有自己明確的分工。要提高創(chuàng)新意識，從原有的檔案管理等、靠、要的狀況中解脫出來，努力使檔案工作成為企事業(yè)單位服務(wù)的先行官和創(chuàng)造者，以期形成檔案管理工作由事后的搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念。為適應(yīng)信息的開放性和對檔案的顯性化需求，在符合保密規(guī)定的前提下，檔案部門可定期將庫存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，充分發(fā)揮檔案的作用，。

（四）提高工作效率，著力技術(shù)創(chuàng)新

樹立現(xiàn)代化檔案管理理念就需要借用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行，在檔案管理工作中可以運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)作為手段，利用計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化的現(xiàn)代檔案管理，幫助解決檔案管理工作，提高文書檔案管理的水平和效率。通過相應(yīng)的技術(shù)將檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，全程實(shí)行無紙化，保障檔案的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)并存，通過電子計算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，從而方便檔案的檢索和利用。因此，在對企事業(yè)單位進(jìn)行創(chuàng)新文書檔案工作，不斷的更新檔案管理的觀念，積極嘗試新的檔案管理技術(shù)，可以讓檔案管理工作順應(yīng)新時期檔案管理工作發(fā)展的需要，能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值，更好的提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。