檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)問(wèn)題研究

孫寧寧

[摘 要]檔案數(shù)字化管理體系由于具有檔案管理歸集整理速度快、準(zhǔn)確度高以及管理費(fèi)用投入較少等一系列的優(yōu)點(diǎn)，因而已經(jīng)成為檔案管理工作的主流形式。本文首先分析了檔案數(shù)字化管理體系的主要技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而總結(jié)了我國(guó)在檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)中存在的制約問(wèn)題，并重點(diǎn)提出了完善檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的可行措施，可以為相關(guān)企事業(yè)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供合理的參考。

[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化；管理

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種辦公應(yīng)用軟件不斷出現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動(dòng)化提供了良好的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)同樣帶來(lái)了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術(shù)，主要是通過(guò)將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質(zhì)檔案資料的掃描文件經(jīng)過(guò)編輯處理后存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的技術(shù)。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進(jìn)行優(yōu)化整合，同時(shí)能夠有效的擴(kuò)大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務(wù)水平，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理體制，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。

1、檔案數(shù)字化管理工作的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析

（1）有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術(shù)時(shí)代信息量高速增長(zhǎng)，檔案管理工作任務(wù)量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時(shí)的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過(guò)數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的及時(shí)傳遞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程歸檔管理。

（2）降低檔案管理的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費(fèi)的檔案管理辦公費(fèi)用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過(guò)增加辦公人員來(lái)完成檔案管理任務(wù)。通過(guò)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，檔案的載體形式轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯?chǔ)盤、光盤以及服務(wù)器，有效的節(jié)約了檔案管理費(fèi)用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫(kù)房管理成本，提高檔案管理經(jīng)濟(jì)效益。

（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式之后，檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作效率以及工作質(zhì)量得到了大幅提高。同時(shí)由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建設(shè)了數(shù)據(jù)庫(kù)以及共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。

（4）有助于檔案資料的及時(shí)更新。數(shù)字化的檔案管理體系實(shí)施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過(guò)程都是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此能夠優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時(shí)上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，因而可以大幅提高檔案資料的時(shí)效性。

2、數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的制約問(wèn)題分析

（1）硬件以及軟件體系建設(shè)水平落后。開(kāi)展檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)離不開(kāi)硬件以及軟件設(shè)施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，計(jì)算機(jī)配置數(shù)量不足、機(jī)房建設(shè)水平落后，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作推進(jìn)遲緩。其次，在軟件系統(tǒng)設(shè)施的建設(shè)上，對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關(guān)不嚴(yán)，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建設(shè)水平較低。

（2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)、管理活動(dòng)中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問(wèn)題，電子檔案資料無(wú)法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時(shí)也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。

（3）檔案數(shù)字化管理的安全影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時(shí)也存在著較多的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。例如電子檔案資料文件對(duì)于存儲(chǔ)硬件設(shè)備依賴較為嚴(yán)重，如果存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定則會(huì)造成數(shù)據(jù)信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件丟失、損壞等問(wèn)題的發(fā)生。

（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)理論基礎(chǔ)不足，對(duì)于計(jì)算機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用能力較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的順利開(kāi)展。

3、檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)措施研究

（1）強(qiáng)化檔案管理部門硬件以及軟件系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，離不開(kāi)各項(xiàng)軟硬件等設(shè)施的基礎(chǔ)，因此應(yīng)該將硬件設(shè)施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)工程等內(nèi)容的建設(shè)作為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作來(lái)開(kāi)展。首先，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系硬件設(shè)施的建設(shè)，應(yīng)該增加資金投入確保機(jī)房、計(jì)算機(jī)、辦公設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的齊全，強(qiáng)化硬件環(huán)境的建設(shè)質(zhì)量。其次，應(yīng)該根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，選擇功能齊全、適用性強(qiáng)以及兼容性較好的專業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時(shí)結(jié)合單位內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡(luò)共建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。通過(guò)完善的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

（2）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，應(yīng)該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統(tǒng)計(jì)等功能。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的具體設(shè)計(jì)，應(yīng)該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，同時(shí)針對(duì)資料信息管理必須設(shè)置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時(shí)更新。對(duì)于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應(yīng)該提強(qiáng)將檔案資料的發(fā)文號(hào)、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時(shí)設(shè)置權(quán)限界定，以便于為經(jīng)過(guò)授權(quán)的檢索使用者提供全面準(zhǔn)確的服務(wù)。

（3）強(qiáng)化對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的安全管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進(jìn)行全面的安全防護(hù)。首先，對(duì)于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進(jìn)行多次備份處理，并置于不同的存儲(chǔ)設(shè)備或者是數(shù)據(jù)庫(kù)之中進(jìn)行資料的保存。其次，對(duì)于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進(jìn)行凈化處理，通過(guò)安裝安全防護(hù)軟件，并設(shè)置好防護(hù)墻的訪問(wèn)設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫(kù)的破壞。第三，對(duì)于涉及到單位商業(yè)機(jī)密或者是重要的科研資料，應(yīng)該做好檔案資料文件的加密處理，對(duì)這些資料采用專業(yè)的密鑰技認(rèn)證技術(shù)進(jìn)行保密處理，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上嚴(yán)格設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，避免涉密資料泄密問(wèn)題的發(fā)生。通過(guò)這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的安全可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。

（4）提高檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各個(gè)單位的信息量成指數(shù)形式的增長(zhǎng)，檔案管理工作任務(wù)量大大增加，同時(shí)隨著數(shù)字化檔案管理工作的應(yīng)用實(shí)施，對(duì)于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，在檔案管理工作隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，應(yīng)該選擇檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)涵養(yǎng)深厚，同時(shí)又能夠熟練使用計(jì)算機(jī)以及軟件的復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍之中，以對(duì)人才結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。其次，應(yīng)該重視相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、軟件應(yīng)用能力以及分析能力的系統(tǒng)培訓(xùn)，作為知識(shí)密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。

4、結(jié)語(yǔ)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字化檔案管理體系已經(jīng)成為檔案管理工作的基本應(yīng)用形式，同時(shí)這也是提高檔案管理工作質(zhì)量與管理效率的關(guān)鍵措施。檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理體系建設(shè)的必要性，提高檔案數(shù)字化管理意識(shí)，明確檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的要點(diǎn)，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理流程的優(yōu)化，確保檔案信息的安全完整，推動(dòng)檔案管理工作水平的不斷提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]金俊蘭.基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構(gòu)建[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2010（4）：150-151.

[2]劉鵬.檔案數(shù)字化管理的探索[C].2011年海峽兩岸檔案暨縮微學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集，2011.

[3]李剛仲. 計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J]. 中國(guó)醫(yī)藥指南，2012，07（30）：137-139.