論檔案信息資源的開發(fā)與利用

張學(xué)利

[摘 要]檔案信息資源對(duì)當(dāng)今社會(huì)來(lái)說(shuō)是十分重要的，本文主要就做好檔案資源的開發(fā)與利用工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要的論述，以供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案信息資源；開發(fā)；利用

能夠直接影響到檔案館的信息服務(wù)模式與信息化的建設(shè)工作的因素，就在于檔案資源信息的開發(fā)與開放方面。對(duì)檔案資源信息的開發(fā)與開放方面進(jìn)行深入的研究，是十分必要的，一方面會(huì)為社會(huì)提供更好的服務(wù)，另一方面會(huì)加強(qiáng)履行相關(guān)工作政府的決策服務(wù)，同時(shí)對(duì)增加資源信息的開發(fā)力度會(huì)起到十分關(guān)鍵的推動(dòng)作用。

一、檔案信息資源的必要性

檔案學(xué)的課題有很多，其中最重要的課題之一就是檔案信息資源開發(fā)。為避免出現(xiàn)檔案信息的資源浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)在立足現(xiàn)實(shí)需要的基礎(chǔ)上，將信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的、有序的開發(fā)，這樣一來(lái)就可將檔案信息資料向檔案信息轉(zhuǎn)變，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)、增值的生產(chǎn)力要素。期間在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的同時(shí)，另一方面應(yīng)將檔案信息與市場(chǎng)流通方面相結(jié)合，以達(dá)到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更好的服務(wù)。

在高新科技產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展的情況下，社會(huì)正逐漸向信息網(wǎng)絡(luò)化、科技創(chuàng)新化方面發(fā)展，由此，原有的檔案開發(fā)方式也會(huì)相應(yīng)的產(chǎn)生巨大的改變。目前，檔案信息資源的價(jià)值越來(lái)越被社會(huì)所重視，因此，檔案的利用需求也隨之越來(lái)越高，檔案信息資源開發(fā)工作也成為了目前我國(guó)檔案工作的重點(diǎn)項(xiàng)目之一。

二、影響檔案信息資源開發(fā)的因素

（一）政策法規(guī)因素

由于我國(guó)特別的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，給檔案信息資源產(chǎn)生了一定的影響。在這過(guò)程中，因?yàn)橛幸恍┟つ孔非蠼?jīng)濟(jì)效益的情況存在，因此使原有的檔案信息資源開發(fā)方面無(wú)法趕上市場(chǎng)的變化，這樣一來(lái)，會(huì)在一定程度上制約了檔案信息資源的擴(kuò)展。另一方面，我國(guó)當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)方面法律還不是十分完善，而且有一些在職檔案人員對(duì)現(xiàn)有的法律也不是十分了解，在這種情況下進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)工作是十分危險(xiǎn)的，只能在制定出完善的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)工作才會(huì)有所保障。

（二）人員自身因素

在整個(gè)檔案信息資源的開發(fā)工作中，參與開發(fā)的工作人員的自身素質(zhì)與專業(yè)水平等因素會(huì)對(duì)檔案信息資源開發(fā)的質(zhì)量與效率產(chǎn)生直接的影響。由于一些檔案信息開發(fā)人員的思想過(guò)于僵化、被動(dòng)，在工作中僅僅是在意館藏的數(shù)量而非檔案信息資源的開發(fā)工作，這樣一來(lái)，會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源無(wú)法進(jìn)行有效的開發(fā)，進(jìn)而也無(wú)法為社會(huì)提供更好的服務(wù)。在檔案信息資源的開發(fā)工作中，由于相關(guān)開發(fā)人員的專業(yè)技能不足，以至于無(wú)法使檔案信息資源的潛力得到應(yīng)有的發(fā)揮，極大的影響了檔案信息資源的開發(fā)工作。

（三）觀念因素

在檔案工作中一定不可產(chǎn)生只在意館藏?cái)?shù)量卻不考慮檔案質(zhì)量的觀念，否則會(huì)極大的加重檔案館的空間、人力、物力與財(cái)力等方面的負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重的制約了檔案效益的發(fā)揮。也不可以在工作中產(chǎn)生極其被動(dòng)的思想，應(yīng)在開發(fā)利用檔案信息資源維系檔案館建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生一定的緊迫感與責(zé)任感。同時(shí)一定要具備相應(yīng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，避免出現(xiàn)因無(wú)法發(fā)現(xiàn)檔案信息的實(shí)際作用與價(jià)值，而導(dǎo)致檔案信息無(wú)法為經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（四）技術(shù)因素

使檔案結(jié)構(gòu)發(fā)展為信息網(wǎng)絡(luò)中心的關(guān)鍵就在于檔案工作人員的技術(shù)水平，如沒有足夠的技術(shù)水平，就無(wú)法趕上如今發(fā)達(dá)的信息社會(huì)環(huán)境，因此，應(yīng)隨著信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，同時(shí)應(yīng)不斷提高自身的技術(shù)水平，使檔案信息資源的開發(fā)速度與質(zhì)量方面得到提高。

三、檔案資源信息的開放及開發(fā)利用

（一）調(diào)整資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)整合力度

1.對(duì)于檔案資源信息結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整

對(duì)于檔案信息的結(jié)構(gòu)調(diào)整方面應(yīng)從以下兩個(gè)方面入手。一方面是增加種類，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展下，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，將原有單一的檔案資源信息形式做出改變。另一方面是增加成分，應(yīng)將原有的檔案收集成分進(jìn)行增加，全面的進(jìn)行檔案相關(guān)信息的收集工作。

2.對(duì)于檔案資源信息整合力度進(jìn)行加強(qiáng)

檔案資源信息整合的意義是把相關(guān)檔案信息進(jìn)行組合與整理工作，其中具體的整合方式可主要分為以下兩種。第一種方式是將檔案資源信息進(jìn)行整理。第二種方式是將檔案資源信息進(jìn)行組合的同時(shí)，應(yīng)按照實(shí)際的整合目標(biāo)，分別采用具體的措施，使檔案的資源結(jié)構(gòu)更為合理，配置更為優(yōu)化。

（二）數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)一步加快

1.數(shù)字化相關(guān)目錄信息

數(shù)字化建設(shè)檔案信息是指在利用數(shù)字化檔案目錄的條件下來(lái)建立相關(guān)目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)的工作。期間為了確保將目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)做好，就應(yīng)將檔案信息的相關(guān)著錄進(jìn)行標(biāo)引并嚴(yán)格的規(guī)范目錄的相關(guān)數(shù)據(jù)錄入工作，最后可對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行選取。

2.數(shù)字化檔案全文

按照文件性質(zhì)的不同，可采用兩種方式實(shí)現(xiàn)將檔案全文進(jìn)行數(shù)字化處理。如歸檔文件為圖像格式或文本格式的電子文件的情況下進(jìn)行數(shù)字化處理是較為簡(jiǎn)單的，只需將數(shù)據(jù)按照相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)化為規(guī)范的檔案格式，并儲(chǔ)存到檔案全文庫(kù)內(nèi)部，建立檔案全文檢索系統(tǒng)后即可。如檔案文件為傳統(tǒng)載體的圖像或文字時(shí)，應(yīng)使用掃描圖像的相關(guān)機(jī)器、方式來(lái)將其進(jìn)行數(shù)字化處理，在儲(chǔ)存時(shí)可按照實(shí)際的文本或掃描的圖像來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存工作。

3.數(shù)字化檔案的相關(guān)采集

開展檔案數(shù)字化的采集工作時(shí)，一方面應(yīng)按照檔案的實(shí)際信息內(nèi)容進(jìn)行全文采集，另一方面應(yīng)把檔案數(shù)字化的相關(guān)信息一并進(jìn)行采集，期間要注意做好前端控制。

（三）改善相關(guān)檢索功能

檢索功能是一種對(duì)于檔案的整體信息進(jìn)行存儲(chǔ)并可以按照實(shí)際的需求來(lái)進(jìn)行其內(nèi)容查找的相關(guān)工作，檢索功能是在開展檔案資源信息開發(fā)工作中必不可少的環(huán)節(jié)之一，對(duì)于檢索功能的改善可按照以下兩點(diǎn)進(jìn)行。一是增加新的檢索方式。二是在檢索功能中采用更加先進(jìn)的檢索技術(shù)。

（四）建設(shè)檔案相關(guān)門戶網(wǎng)站

建設(shè)檔案門戶網(wǎng)站的目的是，由于不同的開發(fā)人員與不同的地區(qū)都可以將自己開發(fā)的檔案上傳到檔案門戶網(wǎng)站，這樣一來(lái)，想要利用相關(guān)檔案的人就可以在任意時(shí)間，任意地域來(lái)對(duì)這些檔案進(jìn)行利用，采用這種方式一方面會(huì)簡(jiǎn)化檔案的實(shí)際利用手續(xù)，另一方面還可以通過(guò)統(tǒng)計(jì)檔案的下載次數(shù)與點(diǎn)擊率來(lái)作為評(píng)估檔案的一項(xiàng)依據(jù)，對(duì)于日后檔案的統(tǒng)一管理會(huì)起到十分良好的作用，同時(shí)還會(huì)一定程度上促進(jìn)檔案管理發(fā)展。