淺議檔案工作管理體系建設(shè)

錢永理

[摘 要]檔案承載著“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實”的重要作用。隨著現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟的不斷飛速發(fā)展，檔案工作也開始不斷發(fā)展和完善，越來越受到企業(yè)的重視。檔案工作要想在企業(yè)管理中體現(xiàn)出自身價值，適應(yīng)主義市場體制的需要，跟上當(dāng)今和未來世界的步伐，就必須在管理上創(chuàng)新體系建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；建設(shè)

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)所面臨的競爭形勢也日益嚴峻，企業(yè)管理效率的提升也隨之成為了當(dāng)前企業(yè)面臨的首要問題。而作為企業(yè)管理中一項重要的內(nèi)容，檔案管理工作在加強企業(yè)文化建設(shè)、促進企業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。因此，發(fā)展企業(yè)檔案工作，必須與支持企業(yè)在市場競爭中得到發(fā)展、與提升企業(yè)的市場競爭力密切聯(lián)系起來，把企業(yè)檔案的管理與企業(yè)管理融為一個有機的整體來對待才是可行的。

一、狠抓檔案開發(fā)體系建設(shè)

（一）有效開發(fā)檔案信息資源。企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體，真實地記錄了企業(yè)文化建設(shè)所需的全部資料。企業(yè)檔案管理工作者順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，立足新的起點，明確企業(yè)系統(tǒng)檔案工作的科學(xué)發(fā)展方向，創(chuàng)新檔案工作理念，把檔案管理制度和要求，深入到企業(yè)的每一項工作中。同時，隨著信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業(yè)乃至社會的發(fā)展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當(dāng)于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發(fā)與利用，可以達到事半功倍的效果。

（二）繼續(xù)加大開發(fā)利用力度。改革是一場新的革命，它既是一場解放生產(chǎn)力的偉大變革，也是一場解放思想、轉(zhuǎn)變思想觀念的革命。隨著企業(yè)檔案升級活動的停止以及市場經(jīng)濟的撞擊，檔案工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，我們要加大開發(fā)檔案信息資源力度是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。最大限度地滿足各個方面利用檔案信息資源的需要，是檔案工作的目的。檔案部門原來的“你來查，我去找”的工作方式已不能滿足社會需要。檔案部門必須加大開發(fā)檔案信息資源的力度，才能把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保蛊湓诂F(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮作用。提升檔案服務(wù)水平；繼續(xù)加大制度建設(shè)力度。

（三）更新觀念創(chuàng)新模式，促進檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學(xué)校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機構(gòu)高效、安全、有位。各項工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個良好的氛圍。

二、狠抓檔案利用體系建設(shè)

（一）規(guī)范查檔流程，提升檔案服務(wù)效率和水平。檔案管理現(xiàn)代化是檔案不斷發(fā)展的一個顯著標(biāo)志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益的重要手段。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理實現(xiàn)價值的手段主要來源于企業(yè)資本和勞動力的投入，那么未來企業(yè)檔案管理存在價值則主要來源于知識，這是由新技術(shù)革命、企業(yè)未來走勢和檔案管理自身發(fā)展需求所決定的。因此，我們要進一步完善、修訂、健全企業(yè)檔案管理工作制度，如借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)、遞交檔案材料歸檔制度等。些制度明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。德州市質(zhì)監(jiān)局的檔案管理由此逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。

（二）檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能。檔案管理是企業(yè)管理中的重要組成，它不是只局限與某一領(lǐng)域的管理活動，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而是需要企業(yè)中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業(yè)?，F(xiàn)代企業(yè)管理是一個有機的整體，企業(yè)檔案部門只是這個整體中的一“塊”而已，所以，如果想完整地體現(xiàn)企業(yè)檔案部門的管理職能，還必須取得企業(yè)中其他的“塊”即各相關(guān)職能部門的支持、配合與協(xié)調(diào)才行。這就有必要在企業(yè)各職能部門制訂、實施其崗位職責(zé)時，有意識地把他們在檔案管理方面應(yīng)盡的義務(wù)職責(zé)明確地予以規(guī)定并體現(xiàn)出來，從而實現(xiàn)整個企業(yè)內(nèi)在檔案管理工作方面的高度協(xié)調(diào)與配合。因此，我們就要積極探索和體現(xiàn)觀念、機制、管理的創(chuàng)新。

（三）加強對館藏檔案日常管理。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據(jù)發(fā)展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。因此，我們要確保檔案信息安全、實體安全，杜絕發(fā)生檔案安全事故。檔案安全體系是確保檔案實體和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范。包括檔案安全政策法規(guī)及規(guī)范保障、物質(zhì)保障、機制保障和制度保障，檔案館建設(shè)、檔案搶救與保護、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置。在檔案管理中必須十分強調(diào)有章可循、有法可依，規(guī)范工作程序和工作行為，要建立起科學(xué)、嚴密的量化管理制度，實行差錯告誡和責(zé)任追究制度，使工作人員做到事事、時時心中有“數(shù)”這樣才能確保工作質(zhì)量，提高工作效率。

三、結(jié)束語

企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標(biāo)準，提高管理質(zhì)量。所以企業(yè)檔案管理人員要認真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個基準點，審時度勢地進行檔案信息開發(fā)與利用，以此推動企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益得到顯著的提高。

參考文獻：

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