鐘鑫

[摘 要]長期以來，文書檔案管理的水平，將直接影響檔案的質量，是單位工作的重要一部分。進入信息時代以來，客觀上對文書檔案管理工作提出新的更高要求，即實現規(guī)范化和信息化。本文將探討相關措施，進而提高管理的水平，發(fā)揮好檔案工作在經濟和社會的發(fā)展中的參謀作用。

[關鍵詞]檔案管理；規(guī)范化；信息化

文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現，也是單位領導作出重大決策的重要依據[1]。在數字化時代，文書檔案管理工作亦當與時俱進，應用網絡化和數字化技術創(chuàng)新完善文書檔案的管理工作，使其實現規(guī)范化、程序化、數字化和網絡化，這是大勢所趨。

1、創(chuàng)新文書檔案管理工作

（1）革新工作方式。檔案管理工作者要由以前的被動提供資料角色，轉換為檔案管理決策的參與者，充分發(fā)揮主觀能動性和前瞻性。自身認真學習《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)的同時，更要以靈活易懂的方式向領導和員工主動積極宣傳檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的關注度，盡最大努力使檔案工作成為相關單位年度總體規(guī)劃的重點內容，加大檔案管理設施經費投入力度，實現文書管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展的水平。

（2）加強自身建設。信息化時代中的文書檔案管理工作，要求相關從業(yè)者必須熟練運用計算機以及互聯網技術，勝任業(yè)務創(chuàng)新的需要。為此，管理人員必須秉承學無止境的理念，主動學習相關知識，不斷提升自身應用新型技術工具的水平和能力，力爭成為復合型人才，不僅管理才能出眾，更要懂得先進技術，只有如此，才能提供快捷方便高效的服務。

（3）完善文書與檔案工作的銜接規(guī)范。檔案源于相關文書，因此文件的質量直接決定了其存檔后的檔案質量，文書部門處理文件的規(guī)范化將是提高檔案管理水平的先決條件。文書人員要建立較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔[3]。文書人員在起草修改以及謄印批閱文件的過程中，要一直以事后存檔的要求嚴格要求自己，做好文書存檔一體化工作。

（4）保證文書檔案管理的完整性和時效性。根據《中華人民共和國檔案法》和《國家行政機關公文處理辦法》的相關規(guī)定要求，檔案管理人員處理文件必須做到準確及時，一旦發(fā)現缺失文件，應當立刻查找。相關人員務必確保萬無一失，順利交接完成立卷歸檔的工作。

2、規(guī)范完善文書檔案管理標準

（1）健全規(guī)章制度。在《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關法律法規(guī)基礎上，與時俱進，進一步在信息時代健全必要的檔案的工作制度，落實好責任制，為檔案的整理、收集保管等提供規(guī)范制度。

（2）規(guī)范催收時限。一旦因為其他事務，不能按時或者遺忘及時歸還文件，相關人員要在規(guī)定時間內及時催收。

（3）確立檔案收集的范圍。在明確的范圍內，必須確保檔案的收集具備可靠的廣度和深度，為此檔案管理人員都要按照要求，擴大檔案收集的范圍。特別的，對重要會議、重要藝術成果、重大歷史事件、科研項目等檔案要加強歸檔收集。

（4）明確各部門職責。檔案源于不同部門，最后匯入檔案管理部門，因此為了在文書和歸檔成為檔案這一過程，順利進行，各部門之間應明確職責。同時，檔案管理部門與其他各部門應加強協調溝通，以保證檔案的收集工作能夠順利展開。

（5）年度匯總歸檔。在每一年度結束之前，應該審核文檔登記表，做好查缺補漏工作。

（6）分類登記。文書在歸檔之前，分為收文和發(fā)文兩種。對于不同種類，分別進行登記。就以收文為例，收文登記單要單獨成冊，標明收文日期、文件號、機密等級、標題、來文單位。

3、規(guī)范文書檔案資料的立卷進檔

（1）務必熟悉文件。根據件的特點、性質和作用明確文件所屬類別，然后進行分類存檔。

（2）對重要文件資料整理立卷。如果需要人工操作管理檔案，則通過立卷，有利于對相關文書檔案的保管。

（3）注意整理案卷。通過對單位文件進行分類，即立卷工作，將收集而來的文書資料整理成有規(guī)律可循的案卷，也就是把有關特定問題或者某項工作的系統的具有密切聯系的文件整理成組合體。

（4）重視文書工作。作為文書工作的延伸，檔案主要源于文件，是由形成的文件資料辦理完畢后轉化而成。所以，文書工作直接影響著檔案工作質量。

（5）做好歸檔工作。各個部門的文件將作為工作歷史記錄，為了確保這些文件材料的完整以及安全，就應當做好歸檔工作。

4、加強檔案信息化建設

隨著計算機以及信息技術的日益發(fā)展，傳統的文件檔案的管理方式終將為無紙化辦公所代替。應用計算機技術，建立電子檔案，實現檔案信息化，是加強檔案管理、提高服務水平必經途徑。

5、完善管理制度，提高管理水平

檔案管理工作人員一方面應當恪守相關制度，認真學習《檔案法》和《國家行政機關公文處理辦法》，以此為基礎，制訂相應的《公文處理實施辦法》，建立統一標準、統一要求、統一運行的操作規(guī)程[1]。同時，把《公文處理實施辦法》作為部門規(guī)章制度的首位，使得檔案的管理工作可以有章可循。

另一方面，檔案管理人員，也要提升自身專業(yè)水平，高度重視自身從事工作，認識自身責任，以高度責任心，提高各部門文書辦理歸檔的質量，使得檔案的管理工作有章必依。

總而言之，隨著檔案整體規(guī)模的擴大，文件材料的收集、檔案的修訂歸類存檔任務日益繁巨，為了有效應對這些新情況，檔案管理工作者，必須以積極進取，一方面加強檔案管理制度建設，實現檔案管理工作的規(guī)范化；另一方面，必須站在信息時代的洪流中，與時俱進，以電子檔案為核心突破創(chuàng)新，實現檔案管理信息化。在信息化和規(guī)范化的結合中，實現檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

參考文獻：

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術學院學報，2010，23（4）：110-112.

[2]張顯峰，劉艷.淺議信息管理技術在學校檔案管理中的應用[J].職業(yè)技術，2009（7）：31.