淺談國(guó)內(nèi)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集與整理

涂淳

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的招商引資規(guī)模不斷擴(kuò)大。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的不斷出現(xiàn)，促進(jìn)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。而這些建設(shè)項(xiàng)目通常會(huì)經(jīng)過(guò)大量的工作階段，如：前期工作、施工、竣工和驗(yàn)收等，這些階段會(huì)留下大量的項(xiàng)目檔案，對(duì)這些檔案進(jìn)行合理的收集與整理，是重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)的重要內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞]重點(diǎn)工程；建設(shè)項(xiàng)目；檔案；收集管理

重點(diǎn)工程的建設(shè)項(xiàng)目檔案是對(duì)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，并且還是進(jìn)行質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)。這些檔案不僅僅是企業(yè)的寶貴資源，更是國(guó)家的重要資料。隨著我國(guó)建筑市場(chǎng)改革的不斷深化，以及我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，重點(diǎn)工程的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作更加受到社會(huì)重視，并對(duì)此提出了更高的要求。因此建設(shè)項(xiàng)目檔案工作者應(yīng)該對(duì)檔案工作的基本狀況進(jìn)行合理分析，并結(jié)合項(xiàng)目管理的新形勢(shì)和新要求，從而促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作的進(jìn)一步提高。

隨著重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的不斷開(kāi)展，檔案工具正在面臨著全新額挑戰(zhàn)，但這也同樣為檔案管理的地位提升和創(chuàng)新發(fā)展提供了很好的平臺(tái)。而重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案工作，是對(duì)建設(shè)過(guò)和建設(shè)成果進(jìn)行真實(shí)記錄，并且作為工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)依據(jù)，也是項(xiàng)目投產(chǎn)后進(jìn)行后續(xù)工作的主要依據(jù)，還是項(xiàng)目在交付使用后的必備條件。加強(qiáng)重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理具有重要的意義。

一、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的收集

1.1健全檔案管理制度

在重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作之中，一個(gè)科學(xué)、健全的檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)所在，并且能為重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料的完整性提供保障。因此在工程項(xiàng)目進(jìn)行開(kāi)工之前，檔案管理部門(mén)應(yīng)該和規(guī)劃部門(mén)及建設(shè)主管部門(mén)對(duì)檔案管理制度共同商定，使得檔案管理職能既能夠符合檔案管理要求。并且應(yīng)該對(duì)有關(guān)計(jì)劃及檔案管理要求進(jìn)行有效宣傳，讓檔案人員在文件資料形成之前，就能對(duì)其進(jìn)行把握，從而對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)的收集。并通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案分類方法、等級(jí)制度、驗(yàn)收辦法、收集制度等方面進(jìn)行要求，從而保證項(xiàng)目檔案的完整性，并對(duì)文件的運(yùn)轉(zhuǎn)流向有更為清楚的認(rèn)識(shí)。

1.2對(duì)檔案工作人員的要求

檔案管理工作需要保證項(xiàng)目檔案的真實(shí)性和完整性，因此檔案工作人員應(yīng)該再進(jìn)行基建檔案管理工作時(shí)，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，與技術(shù)人員和施工單位進(jìn)行交流溝通，并對(duì)歸檔要求進(jìn)行宣傳和強(qiáng)調(diào)。還應(yīng)該向現(xiàn)場(chǎng)施工單位和技術(shù)人員對(duì)檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用進(jìn)行有效宣傳，加強(qiáng)施工人員在工作中對(duì)檔案資料手機(jī)的認(rèn)識(shí)。并且檔案工作管理人員還應(yīng)該保持與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，加強(qiáng)合作關(guān)系，共同做好工程建設(shè)中的檔案管理工作。而在工程竣工驗(yàn)收的過(guò)程之中，檔案管理工作人員應(yīng)該對(duì)施工單位和監(jiān)理部門(mén)的資料管理人員有所了解，共同對(duì)歸檔資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)審查，從而保證資料的準(zhǔn)確性和完整性。

1.3科學(xué)化管理

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作也應(yīng)該對(duì)現(xiàn)代化手段進(jìn)行充分運(yùn)用，從多層次、多角度對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息資源進(jìn)行獲取。重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在每個(gè)工作過(guò)程之中，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該持續(xù)保持活躍的狀態(tài)。而現(xiàn)代化手段能讓這種狀態(tài)趨于穩(wěn)定，通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目活動(dòng)全過(guò)程的記載，一旦工程出現(xiàn)了某些問(wèn)題，檔案資料作為最寶貴的信息資源，能發(fā)揮巨大作用，因此檔案工作人員不應(yīng)該只是對(duì)具體事務(wù)進(jìn)行工作，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用，從而健全檔案管理措施。

二、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理

對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理，應(yīng)該保持材料之間的相互聯(lián)系，從而在檔案材料形成的規(guī)律之中，遵循保管和利用的原則，加強(qiáng)對(duì)文件材料的整理工作。而重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理工作主要包括：分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、案卷的項(xiàng)目、編制檢索工具這五個(gè)方面。因此對(duì)項(xiàng)目檔案的整理工作應(yīng)該由制度方面加以約束，并加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用從而促進(jìn)項(xiàng)目檔案的整理工作。

2.1制度約束

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案整理工作，應(yīng)該首先將一些列規(guī)章制度下發(fā)到相關(guān)部門(mén)，從而對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作提出相應(yīng)要求，并由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照管理辦法來(lái)進(jìn)行操作。并且在合同竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)之中，也應(yīng)該對(duì)檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格審查，及時(shí)糾錯(cuò)改誤，保障工程竣工驗(yàn)收前有關(guān)資料的真實(shí)性和完整性。并且在工程決算和付款環(huán)節(jié)，應(yīng)該準(zhǔn)確的進(jìn)行資料的整理，通過(guò)對(duì)資料進(jìn)行審核和驗(yàn)收，最終予以確認(rèn)，并最終決算、付款。

2.2檔案信息的開(kāi)發(fā)利用

項(xiàng)目檔案工作的收集是為了更好對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。工程技術(shù)人員和施工人員作為工程建設(shè)中的主體，也是檔案工作的主體。對(duì)工程建設(shè)情況最為了解，大量的檔案都來(lái)自于這些技術(shù)人員和施工人員的手中。因此項(xiàng)目建設(shè)的檔案工作人員應(yīng)該充分利用相應(yīng)的檔案信息，將這些材料轉(zhuǎn)化為信息資源。并對(duì)這些信息加以利用。比如將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確的提供給工程技術(shù)人員，能夠讓技術(shù)人員體會(huì)到檔案工作的重要性，從而促使他們對(duì)檔案部門(mén)的進(jìn)一步配合。而檔案工作人員也應(yīng)該建立相應(yīng)的數(shù)字化管理機(jī)制，將檔案資料及時(shí)的錄入電腦，從而為工程技術(shù)人員提供信息服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作水平的提高，需要加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)工作，并且對(duì)檔案管理工作的制度進(jìn)行健全。加強(qiáng)檔案工作人員在項(xiàng)目檔案收集與整理過(guò)程中的工作效率，加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)，并對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的管理和開(kāi)發(fā)利用，從而促進(jìn)檔案管理水平的提高。

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