針對(duì)信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作

孫慧

[摘 要]信息化時(shí)代的到來(lái)改變了檔案管理工作的環(huán)境，對(duì)檔案管理工作的方式和措施需要進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，這樣才能夠推動(dòng)檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展，發(fā)揮安全管理工作的積極作用。本文結(jié)合信息化環(huán)境的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，對(duì)信息化條件下檔案管理工作的改進(jìn)措施進(jìn)行了分析和探討，旨在為我國(guó)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展提供支持，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的全面建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]信息化；檔案管理；改進(jìn)

一、引言

檔案是對(duì)人或事件具體信息進(jìn)行記錄的一種文件形式，我國(guó)檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，與發(fā)達(dá)國(guó)家檔案管理工作的理念和方式等方面都存在著差距。隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)社會(huì)生產(chǎn)和管理中應(yīng)用更加廣泛，面對(duì)這種形式，加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)是非常有必要的。檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效提升管理工作的效率，避免在傳統(tǒng)人力工作中產(chǎn)生的失誤，降低因工作實(shí)施問(wèn)題而造成的損失。但是在信息化環(huán)境下，檔案管理工作的改進(jìn)仍需要依靠科學(xué)的理念和方式進(jìn)行實(shí)施，絕不能夠憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作方式的轉(zhuǎn)變，因此，本文對(duì)信息條件下如何改進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行了探討。

二、更新檔案管理模式

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)改變了人們的工作和生活方式，現(xiàn)代人的身邊總是充斥著大量的信息，對(duì)這些信息的妥善處理能夠?yàn)槠涔ぷ骱蜕钐峁┚薮蟮谋憷?。檔案管理工作中，所面臨的信息量更是巨大的，在現(xiàn)階段信息化發(fā)展得新形勢(shì)下，同樣受到了巨大的影響，傳統(tǒng)管理模式面對(duì)越來(lái)越多的信息資料顯得力不從心，這也對(duì)檔案管理工作人員提出了巨大的挑戰(zhàn)。采用傳統(tǒng)檔案管理模式不僅增加了工作人員的工作量，降低了工作效率，更使得檔案工作中出現(xiàn)紕漏的可能性大幅上升。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

三、建立優(yōu)秀的檔案服務(wù)手段

在檔案?jìng)€(gè)管理工作的改進(jìn)中，不能夠忽視檔案的根本作用，因此，必須加強(qiáng)對(duì)其服務(wù)作用的充分發(fā)揮。信息化改革中，應(yīng)充分利用信息化應(yīng)用技術(shù)，建立相關(guān)網(wǎng)頁(yè)、局域網(wǎng)。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。同時(shí)開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

四、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

傳統(tǒng)檔案管理工作方式通常是有人力進(jìn)行整體和查詢的，在工作方式進(jìn)行改進(jìn)的過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠大大解放工作人員的勞動(dòng)，提升工作的整體效率，但是人不能夠忽視工作人員在管理工作中的重要作用。不但如此，工作人員還需要對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行全面的控制，因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員的基本素質(zhì)是非常必要的，檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)是檔案管理工作進(jìn)行信息化改進(jìn)的關(guān)鍵。

1、檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

2、從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

五、提高檔案工作信息與檔案管理的安全化

最后需要考慮的是建立在檔案管理工作信息化基礎(chǔ)問(wèn)題。信息化管理水平的不斷提高，使得應(yīng)用技術(shù)也不斷得到創(chuàng)新，但是對(duì)于現(xiàn)階段信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)說(shuō)，安全問(wèn)題對(duì)其影響對(duì)位巨大的因素。而對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線研究檔案管理者的素質(zhì)有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

六、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代為人們生活帶來(lái)了巨大便利，同時(shí)也為工作效率提升產(chǎn)生積極作用。傳統(tǒng)檔案管理方式對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求來(lái)說(shuō)，已經(jīng)不能夠被廣泛地應(yīng)用，對(duì)檔案管理工作的信息化改進(jìn)，使其工作科學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是信息環(huán)境影響下的結(jié)果。加強(qiáng)檔案管理工作的改進(jìn)，需要從觀念和意識(shí)方面出發(fā)，只有重視工作的信息化建設(shè)，才能夠做好管理措施的改進(jìn)。當(dāng)然，不僅需要對(duì)工作人員的觀念進(jìn)行發(fā)展，更需要對(duì)其專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提升，使其能夠在今后的工作中發(fā)揮出更大作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]宗輝.淺析現(xiàn)代信息化檔案管理.《辦公室業(yè)務(wù)》.2013年09期