淺談檔案管理信息化的必要性及管理措施

崔淑艷

[摘 要]隨時(shí)電子時(shí)代的到來，檔案信息化管理已成為當(dāng)前檔案管理的重要方式，信息化管理將是檔案工作全方位服務(wù)于社會(huì)的唯一選擇。本文主要談檔案管理信息化的必要性及管理措施。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；信息化；措施

檔案指的是進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)時(shí)，政府、單位及個(gè)體徑直產(chǎn)生的擁有儲(chǔ)存意義的不同載體及方式，即圖表、文字、音像及其它的歷史記載。它作為載體與信息的結(jié)合，是一種信息資源。隨時(shí)電子時(shí)代的到來，檔案信息化進(jìn)程也在催生、加快，信息化的檔案管理已成為順應(yīng)社會(huì)朝著信息化不斷進(jìn)展的根本渠道。對(duì)檔案工作者來說，信息化管理將是檔案工作全方位服務(wù)于社會(huì)的唯一選擇。

一、信息化檔案管理的必要性

科技不斷發(fā)展，使得紙質(zhì)化的辦公形式向無紙化轉(zhuǎn)變，對(duì)于檔案如何形成也有著較大的改變，譬如傳統(tǒng)文件的草擬、手簽、催發(fā)辦理及歸檔等這些過程統(tǒng)統(tǒng)都經(jīng)計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，而之前的檔案工作由機(jī)讀文件為其重要形式，所以檔案應(yīng)由“機(jī)讀”方式出現(xiàn)，這便形成了傳統(tǒng)紙質(zhì)與如今信息化檔案管理的使用形式出現(xiàn)較大差別。如此變化代表著管理檔案的人員需較多地針對(duì)機(jī)讀方式是磁盤作為介質(zhì)的檔案。對(duì)于檢索信息的人們來說，信息的具體內(nèi)容是其最為關(guān)心的，管理檔案的人員將所有存于各種“機(jī)讀”方式下的檔案信息整體地提取出來，是其工作的重點(diǎn)。有價(jià)值的檔案信息，必須經(jīng)過一個(gè)特選過程，方可讓“機(jī)讀”方式下的檔案擁有真實(shí)感、整體感及價(jià)值感，讀者方能得到較為完備的服務(wù)。所以，檔案使用工作進(jìn)展的必然之路便是信息化的檔案管理。

二、信息化檔案管理的意義

隨著信息時(shí)代的迅猛發(fā)展，文件原本傳統(tǒng)式的草擬、修改、印刷及分發(fā)，統(tǒng)統(tǒng)都通過計(jì)算機(jī)來運(yùn)行，因其利于更改及復(fù)制，輕松編輯等特點(diǎn)，致使最先體現(xiàn)檔案記錄的方式與內(nèi)容不再出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)對(duì)文字進(jìn)行處理過程時(shí)，其電子文件作為全部過程最后一環(huán)節(jié)的文本，有別于手稿及印刷稿，更異于正本及副本，由此檔案及文件兩者中較難區(qū)分出明顯的分割線。這對(duì)于檔案工作來說，必然會(huì)造成全方位且深遠(yuǎn)的打擊。信息化的檔案工作預(yù)示著檔案由傳統(tǒng)跨向現(xiàn)代，充足地使用不斷發(fā)展的信息科技，進(jìn)行信息化的檔案工作，也代表著創(chuàng)新的檔案工作擁有十分重要的意義。具體來看，信息化的檔案需管理檔案者對(duì)檔案管理有全新的思考，特別是出現(xiàn)的新型理論、準(zhǔn)則及狀況，明確其與互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境里的管理檔案及服務(wù)的根本方式及架構(gòu)，達(dá)到服務(wù)于社會(huì)的信息化檔案管理。所以，信息化檔案管理已成為創(chuàng)新檔案工作的必然需求。

三、信息化檔案管理的措施

1、提高建設(shè)硬件設(shè)備，達(dá)到技術(shù)及設(shè)施的現(xiàn)代性

需有效地為信息化檔案工作配置相應(yīng)的現(xiàn)代式的辦公設(shè)施，如電腦、刻錄機(jī)、掃描儀及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等，需有效地將現(xiàn)代科學(xué)及縮微技術(shù)運(yùn)用在檔案管理里，提高通用及實(shí)用軟件的研究及開發(fā)，加速解決數(shù)字化檔案管理問題。所以，有關(guān)部門需擴(kuò)大在財(cái)政方面的投入度，檔案管理機(jī)構(gòu)需主動(dòng)提升自我的工作技能，努力獲得較多的經(jīng)費(fèi)支持。與此同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還可利用其豐富檔案資源的長(zhǎng)處，擴(kuò)大不同面的潛能，著重增強(qiáng)使用及供應(yīng)檔案工作，在較短時(shí)間內(nèi)研發(fā)出大量的檔案資料來保證社會(huì)各方的需求，把潛在的不同檔案價(jià)值轉(zhuǎn)變成經(jīng)濟(jì)效益。現(xiàn)代性科技與措施廣泛地被使用于檔案機(jī)構(gòu)里，能為檔案工作注入新型的能量，也較大地提升使用檔案工作的能力，營(yíng)造出更多的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益，確保信息化檔案工作更具現(xiàn)代性。

2、形成標(biāo)準(zhǔn)的管理制度

建設(shè)信息化檔案工作，需要明確其過程中的有關(guān)責(zé)任制，確保有安全的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境及其運(yùn)行的數(shù)據(jù)，應(yīng)以現(xiàn)實(shí)存在為主成立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度。一方面需規(guī)范檔案工作，形成一致性的標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)信息化的檔案工作，是其規(guī)范化的主要根本之一。檔案整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)及不同項(xiàng)目技術(shù)等構(gòu)成其規(guī)范，它已是權(quán)衡檔案工作是否有效率的標(biāo)準(zhǔn)。若無此標(biāo)準(zhǔn)，則不能形成檔案庫里的資源信息。若每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)沒有依照一致的規(guī)范執(zhí)行，自做自的，沒有統(tǒng)一的體系，則檔案工作所需信息在互聯(lián)網(wǎng)上不能暢通無阻地進(jìn)行，更別提達(dá)成共享資源。另一方面需對(duì)檔案工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理機(jī)構(gòu)需建設(shè)順應(yīng)信息化的檔案管理機(jī)制。形成及完備檔案工作進(jìn)程及標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)，將檔案數(shù)字工作步驟及階段細(xì)致化。并規(guī)定相應(yīng)的安全辦法，尤其是數(shù)字檔案及文件的建立上，保證其檔案數(shù)字化的整體性與安全性。

3、加強(qiáng)理念，提高管理檔案的現(xiàn)代性思想

管理檔案信息化的關(guān)鍵是現(xiàn)代性的管理理念，最重要的內(nèi)容應(yīng)是其思想精神的現(xiàn)代性。若檔案管理工作者無現(xiàn)代性的思想理念，則會(huì)對(duì)信息化檔案管理其進(jìn)程造成深深的影響。若無現(xiàn)代性的管理檔案觀念，縱使擁有較先進(jìn)的保護(hù)檔案及管理設(shè)備，都無法將其作為信息化的管理檔案。在達(dá)成信息化的管理檔案進(jìn)程里，管理檔案的工作者需要穩(wěn)固地建立起依托先進(jìn)的科學(xué)管理及技術(shù)的理念，形成不脫離時(shí)代背景的檔案思想，真實(shí)地將傳統(tǒng)思想觀，即保守封閉、重視管理輕視使用及坐等顧客上門等，進(jìn)行科學(xué)地轉(zhuǎn)變，達(dá)成主動(dòng)化服務(wù)的檔案管理，而非之前的被動(dòng)化，利用服務(wù)開放化替換傳統(tǒng)封閉化，能夠讓檔案工作管理較好地順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需求。

4、搭建復(fù)合式的檔案管理團(tuán)隊(duì)

建立檔案管理團(tuán)隊(duì)是滿足信息化檔案工作管理走向成功的基礎(chǔ)，影響著信息化檔案進(jìn)展的品質(zhì)及速度。在信息化中，文件的記錄、立卷、歸檔、檢索、著錄、互聯(lián)網(wǎng)信息傳達(dá)及安全使用等全部通過電腦完成。這勢(shì)必影響到管理檔案的工作者們不但需要熟練掌握數(shù)字檔案的全部規(guī)范過程及數(shù)字文件的特點(diǎn)，還需了解互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)體系的安全措施，保證檔案信息資源的整體及安全性。對(duì)于檔案管理工作者來說，還需要以本職工作為主，增加自身學(xué)習(xí)觀，主動(dòng)加入信息化教育中，逐步增強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)，提升自我業(yè)務(wù)技能及工作素養(yǎng)。在培訓(xùn)技能方面，應(yīng)迅速地將信息化的管理形式代替以往的模式，需要有步驟地、有計(jì)劃地針對(duì)此部門檔案管理者進(jìn)行專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，其培訓(xùn)內(nèi)容包括電腦、互聯(lián)網(wǎng)及信息工程等知識(shí)。對(duì)于管理檔案機(jī)構(gòu)來說，還需要設(shè)立一些相應(yīng)的條件，可以為檔案管理工作者準(zhǔn)確掌握檔案進(jìn)展的形勢(shì)及現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在其管理中的運(yùn)用，逐步提升檔案管理者的工作能力。