激活人事檔案管理的市場價值

張鐘貴

學路職涯漫漫。人生奔波于路途，總要保留一些重要旅程的足跡。人事檔案，這種由相關組織以文本形式記錄、儲存的個人信息，若即若離于我們身旁。遠遠近近，我們對它的價值究竟知多少？

人事檔案的權威性價值遞減

溯源人事檔案，可以“穿越”回兩千多年前的周代。當時朝廷的冊書、存書等譜牒，就是專門記載官吏個人經歷、德才、政績的人事檔案雛形。到了漢代，司馬遷利用了大批人事檔案撰寫出《史記》，漢高祖劉邦求賢若渴，號召賢士來為國出力。對備選人才要“署行、義、年”，即對選拔對象要看“行”（品行）、觀“義”（儀表、姿態(tài)）、查“年”（年齡、經歷），其中品行是最重要的標準。登記行、義、年的材料，就是最早的人事檔案。我國在用人制度上，重視對待選人的家庭出身、社會關系、政治歷史等方面的審查，其淵源蓋出于此。

人事檔案來源于人事管理活動，由此形成人事管理制度。新中國成立后，幾乎每一個職業(yè)人的成長都有檔案相伴，更準確地表述或可說是與組織化的鑒定相伴。檔案的查詢、轉移系統都是通過組織來運作，大部分人甚至一輩子也沒見過這位相伴左右的老伙計。有媒體將人事檔案要素編成一個順口溜：規(guī)制的政治辭令，難見的神秘伴侶，免費的官方流動，紙質的打孔裝訂，固化的過往足印。上世紀六七十年代的人，提起“文化大革命”，不少人仍噤若寒蟬。那年月整人就是靠制造“黑檔案”“毀”人不倦的。到了計劃經濟時代，單位對個人的管理是全方位的，無論政府機關，企事業(yè)單位，都可以對社會成員的職業(yè)行為進行全程的監(jiān)督和管理。個人的升遷獎懲、工作調轉均載入檔案，當時人們對檔案的重視程度不亞于西方國家公民持有的個人信用編號。但是，隨著市場化進程的發(fā)展，出現了各種經濟形態(tài)，企業(yè)自主用人，人才自由流動，尤其是社會福利制度的建立，人才不再是單位所有而是社會所有。這對人事管理部門也提出新課題，暴露出人事檔案的跟蹤、更新功能滯后，人事檔案對個人的約束力也有所降低。學者初靜鈞認為，市場經濟化后，人事檔案托管服務也應同步于社會化和市場化。但遺憾的是，人事檔案制度的市場化改革整整滯后了三十多年。

2010年，南方航空公司出臺的檔案管理辦法明確規(guī)定，人事檔案管理人員及其在本單位的直系親屬檔案，由所在單位組織指定有關部門專人管理。任何個人不得借閱本人及其親屬的檔案。公司還規(guī)定：歸檔的人事材料按規(guī)定應由組織審查蓋章的，須有組織蓋章；凡須經本人見面或簽字的，必須經過見面或簽字（如審查結論、報告及處分決定意見、組織鑒定

等），特殊情況未簽字的，可由組織注明。另外，對送交的檔案材料，一般干部、員工送交一份；所屬公司管理干部送交兩份，以備副本使用。這樣做，從制度上保證了檔案的真實性和嚴肅性。

《檔案工作基本術語》這樣定義檔案：“國家機構、社會組織或個人在社會生活中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”個人檔案是一個人生命軌跡的縮寫，是用人單位和社會了解一個人情況的重要資料。它的存在應該具有正當性、有用性和善意性的價值維度，其“三性”都統一在人事信息資源管理上，而管理也包括開發(fā)。如果這種人事信息資源管理落后于時代太遠，那么就會弱化人事檔案自身的價值，它的實用性和權威性便會隨之遞減。

激活檔案信息，讓服務從“尾部”動起來

●發(fā)達國家成熟經驗的啟示

有人認為，人事檔案是中國獨有，其實不然，世界各國的歷史沿革至今，都少不了檔案的資政作用。他山之石，可以攻玉。歐美等國家的人事檔案管理特點對我國是有借鑒意義的?！盀榧{稅人服務，讓納稅人滿意”的工作原則，在許多發(fā)達國家人事檔案管理中得到體現。美國人事檔案內容包括個人履歷、工資福利、工作表現、考核晉升、錄用退休、誠信狀況，以及社保情況和受到的懲戒。他們人事檔案的材料倡導少而精，而且處于動態(tài)更新完善過程。美國公民無論移居全國何地，都有一個終身使用的社會保障號碼。美國人事檔案管理把公民信用建設當作主要內容，與市場齒輪咬合很緊。美國檔案工作者認為，檔案是國家財富的一部分，屬于全體人民，廣大納稅人可以平等利用。他們的宗旨是，“公眾需要什么，我們就做什么”。而我們的觀念還停留在“我能提供什么，用戶就接受什么”。再如法國，公務員和各企業(yè)單位的人事檔案基本上都由人員所在單位自行保管，便于完善職業(yè)資質記錄。當人員離職或退休后，其檔案移交到國家人事檔案館集中保管。

在這一點上，目前我國一些大型央企做的比較接近。南方航空公司的檔案管理辦法就規(guī)定，全公司人事檔案管理要實現“規(guī)范化、流程化、信息化”，確?！叭齻€及時”，“兩個一致”：檔案材料歸檔及時，檔案信息錄入及時，檔案文本整理及時；檔案材料與檔案信息一致，公司在冊正式員工名單與庫房實際存放檔案一致。檔案材料除包括員工從小學入學后所有受教育情況，對人員入職本單位前后的各種狀況檔案也非常詳盡。一份人事檔案包括各種錄用、聘用表格材料；調配、轉業(yè)安置、任免、考察、考核、審計、工資待遇、政審、個人政績、專業(yè)技術、入黨入團、獎勵處罰、個人著作等，不斷進行動態(tài)完善，以達成對一個人的職業(yè)履歷有比較完整的體現。如果員工離職，他的檔案也會隨之按程序轉出，并為后續(xù)供職企業(yè)提供全面的員工職業(yè)信息。

發(fā)達國家的成熟經驗更多表現在激發(fā)公眾對檔案的重視和關注方面，比如向社會散發(fā)檔案檢索工具、館藏介紹、舉辦檔案展覽等宣傳普及活動。因此，我國人事檔案管理制度的改革，應把“以人為本”作為基本理念，賦予公民必要的知情權，人事檔案可以向相關人員進行開放。美國第二國家檔案館有專門的檔案工作人員為查檔案的人提供一對一服務，而不是態(tài)度冷漠地用“保密需要”、“查無此檔”等敷衍塞責。市場經濟下人事檔案管理的主要目標，是為了保護公民應有的就業(yè)、晉升、上學、享受保障、退休福利等方面的權利，而不僅僅是一種就業(yè)或人口流動的控制手段。在當今人才流動頻繁和資源需要優(yōu)化配置的時代，人事檔案管理就是要為優(yōu)化配置提供有力保障。

●提高“長尾資源”的利用率

市場經濟已走過三十多年歷程，很難想象，人事檔案部門不但拒絕部分完全由社會和市場供養(yǎng)的人員的檔案提供便捷化管理，反而把這項服務緊緊抓在手上。從2003年起，人事檔案管理費作為一項事業(yè)性收費赫然進入公共服務領域。這本是市場屬性的交易，卻被利益部門定格為壟斷性收費。專家指出，取消檔案保管費“宜早不宜遲”，這一領域的改革應由此“破冰”。

管理學上有一個概念，叫“長尾理論”，它是網絡經濟時代的產物。我們可以將那些數量不多的重要的人或事比作長尾曲線的“頭部”，將那些不太重要但數量眾多的人或事比作長尾曲線的“尾部”。 認知檔案信息的潛在需求來自尾部，尾部人群龐大，對檔案利用潛力無窮。隨著網絡時代人事檔案的數字化進程，信息傳播的速度和廣度已大大提高，這使得人們關注檔案的成本大大降低。在人力資源市場化

的今天，所有的人事管理活動應服從并服務于人的走向。長尾曲線尾部所能產生的效益將大大超過頭部的效益。

作為政府機構，減政放權、取消管理費在形式上做的是減法，但減法的實質是做加法。把政府管理的人事檔案資源轉到服務開發(fā)上，提升服務的質和量。若無暇主動為處于尾部的普通就業(yè)者提供檔案信息需求，就是無視終端，空談服務。提高“長尾資源”對檔案的利用率，應是人事檔案制度改革的著眼點。

與時俱進的對策

●對無檔者予以關注。

2013年我國農民工總量達到2.69億人，可就人事檔案管理來說，他們屬于被遺忘的角落。農村勞動力已大批轉移為產業(yè)工人，有的成了新市民，有的通過在職求學、培訓獲得了職稱，可他們中的技能人才卻依然無檔可尋。為職場不可或缺的藍領建檔是一個新課題，有了檔案，用工單位就可以全面考察、了解他們的自然狀況、工作經歷和獎懲情況，形成個人職業(yè)信用檔案，而在這一過程中，社會組織、行業(yè)協會或可派上用場。

●樹立人才流動環(huán)境下的“大檔案”理念。

據調查，約半數受訪者認為，“找工作看重的是能力，并不看重檔案”。而這增加了用人單位對人才信用的擔憂。這樣，檔案管理部門服務于基層企業(yè)就有了一個新維度：建立信用評級（評價）管理平臺。如缺乏真實詳細的檔案信息，這個管理平臺就是無本之木。相比而言，南方航空公司在對本單位招收員工檔案進行嚴格規(guī)范外，還規(guī)定調入員工檔案的必備材料包括履歷材料、鑒定材料、學歷學位材料、招工（錄用）審批表、工資材料、轉正定級表、解除勞動合同證明或辭退證明、行政介紹信等，對信息不全的要退回原單位補齊，否則不予接收。這將有利于信用評級管理平臺的建立，有利于人才信用動態(tài)管理與整體評價，促進人才合理、科學流動。

●推行人事檔案管理的信息化建設。

大數據時代，數據信息共享既是個體需求，也是社會需求，人事檔案管理也不應游離于外。人事檔案不應只沉睡在庫房里，而應在既定的程序、既定的領域中盤活，發(fā)揮它應有的作用。2004年起，南方航空公司在全公司推行局域網管理后，隨即開始在全公司六萬余名員工中推行人力資源管理系統（簡稱“HR系統”），對全部紙質檔案信息進行全面、系統的錄入和審核，此后檔案的動態(tài)管理也是紙質與電子檔案同步完成。這項工作一開始是一個相當浩繁的工程，也曾引得一些人反感，一旦信息的完整性得以實現，其龐大的數據支持功能便在系統的不斷升級中逐步顯現出來，使得管理者和員工雙方都滿意。

●讓系統服務于管理效能。

南航從頂層設計開始，經過十年的升級完善，今天這個系統使公司實現了企業(yè)從機構編制、人員調配到薪酬統核、績效分配、勞動生產率統計等的科學化管理。員工自己也可以通過系統完成對個人信息完整性和準確性的監(jiān)督，查詢各類動態(tài)業(yè)務中的信息，如公司相關政策、公告，個人待遇的實時變動情況等。憑借該系統完成個人信息變動的申請，一些培訓、出差等工作可在通過系統完成流程的同時即完成了檔案信息的生成，節(jié)約了時間和勞動成本。從某種角度上說，南航內部已經基本進入了“大數據時代”。HR系統提高了生產效能和管理質量，促進了企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，有助于提升企業(yè)綜合競爭力和員工對企業(yè)的忠誠依賴度。希望更多的企業(yè)引進推行HR系統，進而嘗到信息化管理的甜頭。要看到，人事檔案管理信息化的趨勢不可逆轉。