電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存的思考

文/白山市江源區(qū)環(huán)保局 黃碩；白山市江源區(qū)客運總站 李靜

隨著科技與電子信息的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為日前檔案管理中的重要形式。然而，在具體應(yīng)用過程中，電子檔案仍舊表現(xiàn)出了諸多不足，這也成為了紙質(zhì)檔案與電子檔案會長期并存的主要原因。當(dāng)電子媒體逐漸將紙質(zhì)媒體代替，檔案管理也面臨著多重選擇，是將紙質(zhì)檔案完全摒棄，還是兩者共存，互助互補，最大可能的發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，通過科學(xué)合理的組合，發(fā)揮兩者各自的巨大作用，成為了當(dāng)前檔案管理者需要認(rèn)真思考的課題。本文從兩者之間的優(yōu)勢互補為著眼點，對電子檔案與紙質(zhì)檔案就如何更好的實現(xiàn)長期并存進行了全面探析，希望對電子檔案未來發(fā)展有所助益。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者之間的優(yōu)勢互補

（一）存儲量

之所以很多行業(yè)與領(lǐng)域都選擇電子檔案，就是由于其巨大的信息存儲量。體積小、容量大和密度高這些都是電子檔案所表現(xiàn)出的信息存儲優(yōu)勢，它改變了紙質(zhì)檔案中的“庫房存儲”的形式，使紙質(zhì)檔案中存儲空間與檔案保管之間的矛盾得到了有效解決，同時節(jié)省了紙質(zhì)檔案帶來的人力、物力、財力等方面的資源利用，避免了資源的重復(fù)與浪費。

（二）服務(wù)性

憑借電子信息的方便、快捷、操作性強的特點，大大縮短了使用者對電子檔案信息進行匯總、統(tǒng)計、分類與查詢等環(huán)節(jié)的時間，同時，使用者還可以根據(jù)自己所需對信息進行選定打印，以及復(fù)制拷貝。而紙質(zhì)檔案傳統(tǒng)的信息復(fù)印形式，一方面無法與電子檔案的無限制性相比，另一方面復(fù)印效果也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及打印效果，這使紙質(zhì)檔案在服務(wù)性上與電子檔案有一定的距離。

（三）真實性

就真實性而言，電子檔案無法與紙質(zhì)檔案比擬。真實性與原始性是紙質(zhì)檔案的最大優(yōu)勢，它充分體現(xiàn)了檔案“原始記錄性”的基本屬性，紙質(zhì)檔案的信息整理、收錄中體現(xiàn)出了具體負(fù)責(zé)人的某種意志，它是唯一的、真實的，具有原始性的文稿。而電子檔案信息的形成與使用中，會由于控制措施采取不當(dāng)，給部分人提供不留痕跡任意涂改信息的機會，這使檔案信息的真實性得不到有效保障。

（四）耐久性

耐久性、安全性是紙質(zhì)檔案的顯著特點。在紙質(zhì)檔案的制作和歸檔過程中，進行底稿手寫抄錄時應(yīng)使用墨水或者是碳素墨水進行書寫，而定稿時則需經(jīng)過油印機進行印制，這個過程充分滿足了保存載體應(yīng)具備永久性的要求。而電子檔案在這方面則遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案，電子檔案的磁性載體會受時間、空間以及外部環(huán)境影響產(chǎn)生變質(zhì)，使得存儲數(shù)據(jù)非常容易遭受破壞，讓信息再現(xiàn)受到影響。尤其是磁體載體的壽命僅僅幾十年，在這個期間，如果想使電子信息得到長久保存，需要不斷的進行拷貝復(fù)制，這使電子檔案的耐久性無法堪比紙質(zhì)檔案。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者長期并存的實踐

（一）建立“管理通道”，實現(xiàn)兩者之間的“雙套歸檔”

所謂“雙套歸檔”，就是將紙質(zhì)檔案與電子檔案以影像或者是文本的形式將信息存儲在同一載體上，再利用相關(guān)軟件和工具將兩者進行有機結(jié)合，實現(xiàn)電子檔案的自動檢索與管理。在對紙質(zhì)檔案進行長期、永久保存的同時，將具有一定保存價值的電子檔案進行歸檔，實現(xiàn)兩者之間的“雙套歸檔”。紙質(zhì)檔案與電子檔案在相關(guān)信息描述、說明以及信息內(nèi)容上應(yīng)保持一致，這就需要建立兩套不同的管理系統(tǒng)，而這兩套管理系統(tǒng)之間既要各有特點，又應(yīng)相互聯(lián)系，為了使其在具體的業(yè)務(wù)處理過程中保持協(xié)調(diào)一致，盡最大可能為使用者提供服務(wù)，就要建立一個必要的“管理通道”，保證能夠快速、準(zhǔn)確的能夠從某種文件找到與其內(nèi)容相同的其他文件。

（二）建立健全相關(guān)制度，加強部門溝通協(xié)作

檔案部門應(yīng)制定相應(yīng)的整理方案以及管理制度，對載體質(zhì)量、形式進行統(tǒng)一規(guī)定，各個電子檔案形成部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)電子檔案的形成，要將檔案信息存儲于專用微機上。對符合歸檔條件的電子檔案及時鑒定后定期對檔案部門進行移交，由檔案員根據(jù)相關(guān)要求將信息存儲于脫機載體上。電子檔案在辦理完畢后應(yīng)及時歸檔。電子檔案歸檔后其形成部門和其他仍舊可以繼續(xù)在網(wǎng)上使用，因此形成部門對相關(guān)紙質(zhì)檔案不必留存，這樣就保證了電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步歸檔。紙質(zhì)檔案的及時歸檔，既可以避免由于個人存放而使得檔案保管不當(dāng)?shù)膯栴}，也有效減輕了機構(gòu)內(nèi)各個部門的保管壓力，使歸檔齊全率得到大大提高。

綜上，電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者雖各具優(yōu)勢，但自身同時也存在一定缺陷，只有將兩者進行科學(xué)有機的結(jié)合，揚長避短，互利互補，長期共存，才能充分發(fā)揮其巨大作用，為檔案管理工作開辟一個新的局面。

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