檔案的作用與管理分析探索

文/山東省沾化縣人力資源和社會(huì)保障局 王淑娟

檔案的作用與管理分析探索

文/山東省沾化縣人力資源和社會(huì)保障局 王淑娟

檔案是眾多信息載體中的一種，對于人事與社會(huì)保障局而言，檔案管理是了解人員信息、合理利用人才的重要依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息化、電子化技術(shù)的不斷完善，我國檔案管理在新時(shí)期下迎來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。本文基于這一背景，簡單闡述了檔案管理的重要性與必要性，分析了目前檔案管理中存在的一些問題，并針對這些問題提出了幾點(diǎn)優(yōu)化管理措施。旨在完善人力資源和社會(huì)保障局檔案管理模式，提升檔案有效利用率。

人事檔案；管理漏洞；優(yōu)化策略

檔案是社會(huì)組織、國家機(jī)構(gòu)在管理人事活動(dòng)中形成的文件信息，能夠?qū)€(gè)人基本信息、人生經(jīng)歷、工作信息等情況記錄下來，以文字、表格等形式表現(xiàn)。檔案是具有保存價(jià)值的文件性質(zhì)材料，是人力資源和社會(huì)保障局了解個(gè)人信息并進(jìn)行后續(xù)工作的重要依據(jù)。但就目前檔案管理而言，仍舊存在一些亟待解決的問題影響了檔案管理效力。

一、檔案作用分析

（一）是開展相關(guān)工作的重要依據(jù)

檔案是對個(gè)人信息的真實(shí)反映，人力資源和社會(huì)保障局要想了解某個(gè)人的真實(shí)信息，必須通過調(diào)取檔案來核查。在工作開展時(shí)，工作檔案能夠讓管理者清楚了解工作進(jìn)展?fàn)顩r、存在的問題以及解決方法；而人事檔案可以針對個(gè)人進(jìn)行管理。檔案可避免人才的埋沒或壓制，讓人才資源最大程度被利用。

（二）是預(yù)測人才需求的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)

對于人力資源和社會(huì)保障局而言，檔案是反應(yīng)人才數(shù)量、方向的重要標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)組織要想科學(xué)的對人力資源進(jìn)行預(yù)測，首先應(yīng)詳細(xì)分析人事檔案，在獲得真實(shí)數(shù)據(jù)結(jié)果后建立分析表，為合理預(yù)測做好準(zhǔn)備。

二、檔案管理中的漏洞分析

（一）檔案意識(shí)不高

由于傳統(tǒng)檔案管理僅涉及到檔案的發(fā)放、收集與轉(zhuǎn)移，并沒有對檔案實(shí)施管理與運(yùn)用，因此意識(shí)深處并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。由于意識(shí)的不足，沒有對檔案管理加大投入，因此目前管理方面尚存在不足之處，管理質(zhì)量存在偏低狀況。哲學(xué)上認(rèn)為，意識(shí)對事物具有能動(dòng)作用，能夠推動(dòng)或阻礙事物發(fā)展。因此要想提升檔案管理質(zhì)量，首先應(yīng)從意識(shí)上真正認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化社會(huì)檔案的重要性。

（二）檔案管理時(shí)效性不強(qiáng)

目前檔案管理的整理頻率均以年為計(jì)量單位，且已經(jīng)放進(jìn)檔案的材料不會(huì)重復(fù)審核，因此材料真實(shí)性以及時(shí)效性有待考證。另外，新放入檔案的材料多為人才工資表、登記表之類無法反映出當(dāng)事人近況的信息，在實(shí)用價(jià)值上不強(qiáng)，相關(guān)人員無法從檔案中了解到充足所需信息。

（三）管理制度不完善

檔案管理理應(yīng)由專人進(jìn)行，但目前一些管理人員并非專業(yè)檔案管理專業(yè)畢業(yè)，在相關(guān)技能上僅了解皮毛，沒有進(jìn)行過系統(tǒng)化的理論培訓(xùn)工作。人力資源和社會(huì)保障局對檔案的管理應(yīng)包含檔案收集、資料鑒別、分類整理、歸檔保存、協(xié)助查閱、檔案更新等，若這些環(huán)節(jié)沒有完善會(huì)造成檔案使用率下降情況。

另外，管理制度上的缺陷造成單位一旦有裁員情況多在檔案管理人員身上著手，造成經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理者數(shù)量越來越少。

（四）管理模式待改進(jìn)

目前檔案管理多數(shù)還處于紙質(zhì)管理階段，不僅查找起來比較麻煩，還存在年限過久紙質(zhì)檔破損、遺失情況。同時(shí)，若檔案需要借調(diào)，距離過遠(yuǎn)則必須使用郵寄方式，存在遺失危險(xiǎn)性。在電子化與信息化不斷發(fā)展的背景下，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，增加電子檔案管理范圍，優(yōu)化管理模式。

三、檔案管理優(yōu)化策略

（一）提升檔案管理人員工作能力

管理能力是優(yōu)化管理效果的重要途徑，因此檔案管理者理應(yīng)通過不斷培訓(xùn)掌握更多優(yōu)秀檔案管理方法，管理者首先應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)以及相關(guān)法規(guī)，以此來提升管理者在管理上的自覺性。人力資源和社會(huì)保障局可定期舉辦培訓(xùn)工作，可以以講座形式或課堂形式展開，主要針對檔案管理中容易出現(xiàn)的問題或是先進(jìn)管理思想展開培訓(xùn)。另外，考慮到單純培訓(xùn)工作可能會(huì)造成管理人員產(chǎn)生抵觸情緒，可通過開展競賽類節(jié)目，將檔案管理小知識(shí)融入題目中，提升檔案管理者積極性。

（二）提升管理規(guī)范性

檔案管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性以及管理的必要性，從檔案管理各個(gè)層面對檔案資料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的完整性。檔案管理者應(yīng)從思想上端正意識(shí)，同時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，例如電子管理。將文檔資料盡可能以電子檔形式保存，并建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。這樣一來，檔案的接收、轉(zhuǎn)移、查閱、調(diào)取都更為方便快捷且不會(huì)隨著時(shí)間流逝受損。當(dāng)檔案管理真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化與一體化時(shí)，檔案管理人員可精簡，將更多物力與財(cái)力投入到檔案工作建設(shè)中。

（三）增強(qiáng)檔案時(shí)效性

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案的及時(shí)更新是競爭的重要因素之一。檔案管理者應(yīng)縮短檔案收集、審核等工作的間隔時(shí)間周期，將新產(chǎn)生的個(gè)人有效信息及時(shí)補(bǔ)充至檔案中，通過動(dòng)態(tài)管理確保檔案時(shí)效性。在審核、鑒定過程中，也應(yīng)將無價(jià)值內(nèi)容剔除，保障檔案的高有效性。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是保護(hù)檔案、利用檔案的重要環(huán)節(jié)，對于人力資源和社會(huì)保障局而言，檔案是了解人才、利用人才的重要因素。檔案管理者首先應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，再通過管理模式、現(xiàn)代化方式等方面的完善改變傳統(tǒng)管理中存在的漏洞，同時(shí)不斷提升自身檔案管理技能。只有這樣，檔案管理工作才能夠在現(xiàn)代化社會(huì)不斷發(fā)展，讓檔案的作用充分發(fā)揮。

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