文/玉林市衛(wèi)生學校 李鳳

文書檔案管理工作不僅是提高單位基礎管理水平的需要，而且還是單位開展現(xiàn)代化建設過程中的一項基礎工作。隨著單位檔案制度的不斷改革和完善，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度已經(jīng)無法滿足目前單位的發(fā)展需求。因此，實現(xiàn)單位檔案規(guī)范化、制度化，對單位檔案管理工作進行不斷創(chuàng)新已經(jīng)成為了各單位管理的一個主要發(fā)展方向。為了將該目標順利實現(xiàn)，文書檔案管理工作人員就必須對目前文書檔案管理工作中存在的問題進行系統(tǒng)的分析，結(jié)合單位的發(fā)展方向制定出相應的創(chuàng)新措施，以此來促進單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、目前文書檔案管理工作中存在的問題

雖然文書檔案管理工作近幾年來得到了各單位領導人的高度重視，而且也采取了一系列措施以實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化和制度化。但是在當前管理工作中卻仍然存在一些有待解決的問題，這些問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）文書檔案管理不夠規(guī)范

就我國目前各單位文化檔案管理的現(xiàn)狀來看，文書檔案管理不規(guī)范已經(jīng)成為了一個主要問題，其主要表現(xiàn)為檔號不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范以及組卷混亂等幾個方面。究其原因，主要是因為缺乏一套科學完善的管理制度作為約束，從而導致工作的開展無章可循，雜亂不堪。此外，缺乏相應的監(jiān)督管理制度也是導致工作開展不規(guī)范的重要原因，如果在管理工作的開展中，有專門的監(jiān)督人員對工作情況進行監(jiān)督，那么就能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，從而采取有效的措施將其解決，這樣就會在很大程度上提高文書檔案管理的規(guī)范性。

（二）文書檔案檢索效率不高

人工檢索和計算機檢索已經(jīng)成為了當前文書檔案檢索最主要的兩個手段，但從二者所使用的比例來看，人工檢索仍占據(jù)了較大的比重，這種檢索方式不僅花費的時間較多，而且檢索的效率也不高。雖然有些部門針對該問題已經(jīng)采取了諸多手段進行完善，但隨著檢索形式和檢索數(shù)量的不斷增加，人工檢索的效率卻仍然停滯不前。造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于管理人員在開展工作的時候，過于注重檢索工具和檢索內(nèi)容數(shù)量的結(jié)合，卻忽略了檢索的整體質(zhì)量。比如說，在對某些類型的文書檔案管理中，沒有對其給予高度重視，這類檔案主要包括專題歸類、題材歸類以及歷史沿革等。

（三）文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

文書檔案管理人員素質(zhì)不高也是當前管理工作中的一個重要問題，管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了其對文書檔案管理的理念以及業(yè)務技能是否符合標準。如果管理人員的素質(zhì)達不到要求，那么，必然會導致文書檔案管理工作處于混亂的狀態(tài)，從而不能有條理的進行文書管理。其次，管理人員專業(yè)素質(zhì)不高還體現(xiàn)在對計算機的使用上，進入21世紀，社會信息化建設發(fā)展腳步不斷加快，對計算機技術的掌握也成為了社會發(fā)展對人才的一個根本要求。如果管理人員不懂電腦，那么必然會嚴重影響文書檔案管理的工作質(zhì)量。

二、文書檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）加強制度建設，加大執(zhí)行力度

建立一套科學完善的規(guī)章制度，加大對文書檔案管理工作的執(zhí)行力度，單位主要應該從兩個方面著手。首先，單位要根據(jù)其自身的實際情況，將原本混亂的規(guī)章制度逐步進行清理，將一些落后的、不符合時代發(fā)展的規(guī)章制度進行修改和完善，同時在此基礎上吸收先進的管理理念，盡可能做到揚棄結(jié)合，以此來加強文書檔案管理系統(tǒng)的標準建設，對文書管理的形式、內(nèi)容以及要求等做出一個統(tǒng)一的規(guī)定，以此來確保文書檔案管理工作的開展有章可循。其次，在建立好一套科學完善的管理機制之后，單位接下來要做的就是加大管理機制的執(zhí)行力度，定期對規(guī)章制度進行評審，并根據(jù)實際情況對制度進行進一步修訂和補充，以此來不斷對制度進行完善。同時，還要加大對制度的執(zhí)行力度，確保管理機制能夠得到有效落實。

（二）創(chuàng)新工作機制，實行開放性管理

隨著我國社會環(huán)境發(fā)展的不斷變化，如果想要使文書檔案管理工作順利實施，對其工作機制進行創(chuàng)新，實行開放性管理是不容忽視的。首先，單位要根據(jù)自身的實際情況，建立相應的自我營銷機制。所謂自我營銷機制，主要指的是通過一些宣傳活動或講座來對檔案工作的重要性進行宣傳，并在此基礎上對管理工作的標準進行進一步完善，以此來提高單位相關部門和工作人員對文書檔案管理工作的重視程度，為今后管理工作的開展奠定良好的基礎。其次，要建立主動參與機制，簡單的說，就是要使文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)主動參與到單位的各項工作中，從而不斷發(fā)展管理工作的不足之處，并及時加以修訂，最終使文書檔案的管理逐步趨于完善。

（三）優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提高隊伍質(zhì)量

相關部門要重視對高素質(zhì)的檔案管理人員的培養(yǎng)，以此來不斷提高隊伍的整體質(zhì)量。首先，應該對目前現(xiàn)有的文書檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓工作，使其對檔案管理的內(nèi)容以及管理手段進行充分的了解和掌握。其次，要逐步建立健全的評價考核機制和競爭激勵機制，激發(fā)檔案人員對工作的積極性和主動性，不斷提高檔案隊伍的綜合素質(zhì)。最后，要不斷提高管理人員的計算機應用能力，使其更好的投入到自身的崗位當中。

（四）開展技術創(chuàng)新，提高服務質(zhì)量

隨著社會發(fā)展腳步的不斷加快，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)無法滿足當前單位對文書檔案管理工作的根本需求。因此，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，開展技術創(chuàng)新，提高服務質(zhì)量是不容忽視的。單位檔案管理人員要將現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術管理充分利用起來，以計算機手段作為媒介，逐步實現(xiàn)文書檔案管理工作的自動化和智能化。此外，為了滿足單位文書檔案管理工作的根本需求，單位要將檔案管理的計算機納入單位的信息化建設的總規(guī)劃中，讓檔案信息的收集、整理、檢索、利用等環(huán)節(jié)與各部門的信息流、資金流等形成部門的共享資源，以此來從根本上提高管理的服務質(zhì)量。

（五）做好文書檔案管理的細節(jié)工作

是否能夠處理好細節(jié)工作對文書檔案管理工作的開展具有重要意義，首先，單位要制定相關的管理制度，并要求相關工作人員要對其嚴格執(zhí)行。其次，要將文書檔案按照重要程度分為幾種類型，每一種類型的檔案都要采取不同的管理措施，比如說，對于一些機密性的文件檔案要進行重點處理，對于一些無關緊要的文件檔案則可以簡單處理，以此來確保文檔處理有序進行。最后，在對文書檔案進行管理的時候，要嚴格按照處理的程序來進行，不能擅自對程序進行更改，這樣，才能夠有效避免由于人為因素而導致的檔案遺漏的現(xiàn)象發(fā)生，確保文書檔案的完整性。

（六）提高對管理工作的創(chuàng)新意識

當今的時代，呼喚具有創(chuàng)新精神和創(chuàng)造力的人才，文書檔案管理工作也不例外。其不僅是開展文書檔案管理創(chuàng)新的重要基礎，而且還是提高文書檔案管理工作效率的重要手段。因此，提高對管理工作的創(chuàng)新意識是不容忽視的。單位要重視對管理人員創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，激發(fā)管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵管理人員從不同的角度去開展管理工作，大力提倡管理工作內(nèi)容以及方式的創(chuàng)新。從當前的實際情況入手，盡可能為管理人員提供創(chuàng)新的空間和條件，確保其創(chuàng)新思想能夠在現(xiàn)實生活中充分體現(xiàn)出來。

三、結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化、制度化，對單位文書檔案管理工作進行不斷創(chuàng)新已經(jīng)成為了當前單位文書檔案管理中的一項工作，在單位現(xiàn)代化管理建設中占據(jù)著重要的位置，只有將文書檔案管理制度進行不斷的完善，才能夠從根本上促進單位健康穩(wěn)定的發(fā)展。因此，各單位對于檔案管理工作必須給予高度的重視，使用綜合素質(zhì)高的專業(yè)人員參與其中，建立文化檔案完善的一體化管理模式，從而將文書檔案的作用在單位發(fā)展中最大限度的發(fā)揮出來。

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