檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式

文/內(nèi)蒙古赤峰市翁牛特旗公路管理工區(qū) 李昱華

加強(qiáng)檔案管理工作，是現(xiàn)代社會(huì)形勢(shì)的外在要求，必須結(jié)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)合科學(xué)、合理的理論方法，形成新觀念，運(yùn)用先進(jìn)管理手段，創(chuàng)新通過(guò)機(jī)制。本著以人為本的服務(wù)理念，結(jié)合用戶的實(shí)際需求，革新工作模式，滿足單位對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求

一、檔案管理創(chuàng)新

（一）檔案管理的體制創(chuàng)新

1.建立科學(xué)、合理的檔案管理工作機(jī)制。建立科學(xué)、合理的檔案管理機(jī)制的原則是實(shí)現(xiàn)管理上的高效性、精簡(jiǎn)性、與其他部門工作過(guò)上的高度銜接性。其中在工作內(nèi)容上要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目標(biāo)，（1）提高檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)，即是確保檔案管理工作能順利的履行工作職責(zé)，同時(shí)結(jié)合科學(xué)先進(jìn)的管理方法，將現(xiàn)代管理經(jīng)營(yíng)理念注入其中，提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率；（2）控制檔案管理工作成本。由于現(xiàn)代社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，檔案管理工作要有效的控制資金投入，才能提高企業(yè)和單位的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。因此，檔案管理工作需要合理的分配人力、物力、財(cái)力資源，實(shí)現(xiàn)低成本、高收益。

2.積極引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。檔案管理工作在工作體制上要充分發(fā)揮人才資源的作用性，為員工提供良好的工作環(huán)境和工資待遇，并建設(shè)完善的職工晉升和獎(jiǎng)罰監(jiān)督平臺(tái)，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，將其視為最有競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)貢獻(xiàn)價(jià)值的資本。以員工和單位的雙贏理念來(lái)創(chuàng)新檔案管理工作體制和服務(wù)模式。同時(shí)，針對(duì)部分單位檔案管理工作人員的懶散工作作風(fēng)，引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)制度，公開(kāi)、公平、公正的招聘員工，采用擇優(yōu)上崗的政策，以優(yōu)勝劣汰的企業(yè)生存原則來(lái)激勵(lì)員工不斷進(jìn)取，將腐敗和懶散作用扼殺在工作初期，使檔案管理工作人員清楚的認(rèn)識(shí)到工作成效與企業(yè)單位發(fā)展是息息相關(guān)的。同時(shí)，在檔案管理工作鼓勵(lì)員工創(chuàng)新，為檔案管理工作提供新的想法，以個(gè)人能力的發(fā)展來(lái)不斷促使檔案管理工作的進(jìn)一步完善，將員工的個(gè)人創(chuàng)新能力與獎(jiǎng)懲制度審核結(jié)合，從而營(yíng)造出積極創(chuàng)新，努力改革工作機(jī)制的內(nèi)部氛圍，促使單位內(nèi)部良好工作風(fēng)氣的形成。

（二）檔案管理方式創(chuàng)新

1.實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)為檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)提供了可能性。在檔案管理工作中，通過(guò)數(shù)字儲(chǔ)存、信息共享、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、智能檢索，從而在根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理紙質(zhì)化的工作模式，為檔案管理工作在工作效率和工作質(zhì)量上的提升上提供有力保障。

2.現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用。（1）充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)完善檔案管理的軟件和硬件資源配置，同時(shí)在單位內(nèi)部建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，外部建立與單位內(nèi)部資源相配置的公共信息網(wǎng)絡(luò)。（2）建立數(shù)字化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整理，并設(shè)置關(guān)鍵詞建立信息快遞檢索系統(tǒng)，定期對(duì)資源進(jìn)行優(yōu)化處理，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策層提供科學(xué)的參考資料。（3）是以智能信息處理技術(shù)為主,將原有的數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)庫(kù),應(yīng)用自然語(yǔ)言進(jìn)行所謂的概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索。（4）在建立全方位、科學(xué)化的檔案管理體系之后，為檔案管理信息資源建立完善的保密機(jī)制和用戶使用權(quán)限。同時(shí)，建立單位內(nèi)部以及對(duì)外公開(kāi)的檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)，提供單位內(nèi)部的信息共享和面向單位外部的信息查詢、資料下載、用戶注冊(cè)等服務(wù)，在方便檔案部門進(jìn)行宣傳的同時(shí)，也為社會(huì)提供更多的咨詢使其了解檔案管理工作。

二、檔案服務(wù)模式創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作的服務(wù)機(jī)制存在著低效、服務(wù)不健全、被動(dòng)等負(fù)面因素，這種服務(wù)模式顯然與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展相矛盾，需要針對(duì)存在的服務(wù)問(wèn)題進(jìn)行工作模式上的創(chuàng)新。建立以人為本的現(xiàn)代化服務(wù)形式，變被動(dòng)為主動(dòng)，發(fā)揮檔案管理工作的存在價(jià)值。

（一）開(kāi)展檔案用戶利用需求研究,主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)

對(duì)用戶群體進(jìn)行深入分析，總結(jié)歸納出不同檔案用戶的基本類型、信息需求、心理特征、以及網(wǎng)絡(luò)用戶對(duì)檔案的服務(wù)要求等方面，建立用戶資料檔案，并以其為指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)創(chuàng)新服務(wù)模式，采用主動(dòng)需求用戶、健全服務(wù)體制的方式來(lái)創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容和模式。

（二）提供多種檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用方式

編制開(kāi)放檔案目錄、專題目錄,及時(shí)印發(fā),供利用者使用;公布、出版、印發(fā)檔案編研成果,強(qiáng)化檔案信息傳播功能,從深層次上滿足利用者的檔案需求;開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)。充分發(fā)揮檔案工作者的主動(dòng)性。

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