文/安達(dá)市職工中等專業(yè)學(xué)校 韓宇秀

在信息化程度日益提高的現(xiàn)代社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化、信息化、規(guī)范化和系統(tǒng)化檔案管理的需要。在新形勢下，檔案管理工作者應(yīng)解放思想、更新觀念，將工作的重點(diǎn)放在理念更新和方式方法創(chuàng)新上，重點(diǎn)將原有的紙質(zhì)文件、照片以及影像資料轉(zhuǎn)化成為可檢索的電子信息，建立行之有效的檢索目錄，方便及時(shí)準(zhǔn)確提供給信息的需求者。具體應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行升級(jí)創(chuàng)新。

一、加強(qiáng)檔案管理模式創(chuàng)新，建強(qiáng)檔案管理載體平臺(tái)

以往的檔案管理工作，基本就是把紙質(zhì)文件、影像資料等作為檔案管理的對(duì)象，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作耗時(shí)耗力。由于工作量大的原因，傳統(tǒng)的檔案管理工作往往編輯整理不及時(shí)，對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案信息資源造成閑置浪費(fèi)，嚴(yán)重影響了檔案資源的效能發(fā)揮。現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案管理工作帶來了前所未有的機(jī)遇與發(fā)展空間，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、微縮以及多媒體技術(shù)的快速應(yīng)用給檔案管理工作帶來了極大便利，同時(shí)也要求檔案管理工作在管理模式上必須要實(shí)現(xiàn)升級(jí)發(fā)展，要適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，建立與當(dāng)前工作需要相適應(yīng)的檔案管理載體平臺(tái)，從紙質(zhì)文字資料的實(shí)體管理向數(shù)字化信息化管理的轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行科學(xué)整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的二次加工，重新建立管理平臺(tái)。重新建立的檔案管理平臺(tái)是數(shù)字化、信息化的高端平臺(tái)，經(jīng)過信息化的檔案資源是全方位平臺(tái)公用的信息平臺(tái)，可密集適應(yīng)當(dāng)前信息的集中應(yīng)用需求，更能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)服務(wù)等領(lǐng)域提供更全面、高效、快捷的服務(wù)，進(jìn)而創(chuàng)造高效的社會(huì)價(jià)值。

二、強(qiáng)化檔案技術(shù)手段升級(jí)，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化進(jìn)程

沒有技術(shù)手段的升級(jí)就不會(huì)有科學(xué)系統(tǒng)的管理模式建立。檔案管理的升級(jí)基本思路就是要建立適應(yīng)當(dāng)前及長遠(yuǎn)發(fā)展的科學(xué)完備的檔案管理系統(tǒng)，使之更具備現(xiàn)實(shí)性和前瞻性。升級(jí)的基本途徑就是技術(shù)手段的科學(xué)和專業(yè)化升級(jí)，推進(jìn)數(shù)字化和信息化。主要途徑和手段就是必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。要改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件管理工作的流程和手段，依據(jù)所需要處理的文件流程來進(jìn)行檔案軟件的功能設(shè)計(jì)，建立能高效編輯和檢索的文件管理系統(tǒng)，形成完備的一體化操作流程，推動(dòng)檔案管理工作的革新。在電子檔案使用過程中，要注意電子檔案的安全性和保密性原則問題，要注意預(yù)防網(wǎng)絡(luò)中毒等情況，對(duì)有保密需要的信息應(yīng)建立內(nèi)網(wǎng)，斷絕與外部的聯(lián)系。要注意信息的時(shí)效性因素，注意隨時(shí)更新需要替換的資料，保障檔案的完整性、連續(xù)性和可靠性。同時(shí)還應(yīng)注意檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，要注意備份資料，確保管理系統(tǒng)的健康穩(wěn)定運(yùn)行。

三、更新檔案管理思維理念，推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

新時(shí)期現(xiàn)代化檔案管理需要先進(jìn)的管理思維和理念作支撐來推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)志就是能夠適應(yīng)當(dāng)前及長遠(yuǎn)的檔案管理工作的需要，能夠更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，能夠更加適應(yīng)資源需求者的需要。終極的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化就是無限滿足信息資源需要者的需求，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)與世界的同步和接軌。

四、創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，促進(jìn)檔案管理功能化

如何創(chuàng)新檔案管理手段，成為檔案管理是否科學(xué)合理的制約因素。要建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。對(duì)于不涉密可公開的信息可建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁進(jìn)行信息的交流互通，企事業(yè)單位建立的專屬網(wǎng)站形式就是服務(wù)手段創(chuàng)新的延展和應(yīng)用的實(shí)踐手段。國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案管理單位還可與信息需求單位建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，提升服務(wù)效能。通過雙方的共同經(jīng)營管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的共享，成為企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分，這種方式可大大提高信息資源的覆蓋面，提升利用效率。同時(shí)檔案管理部門可以利用QQ、微博、微信等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，進(jìn)行信息交流，提供查詢和資信服務(wù)。

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