文/昆明排水設(shè)施管理有限責(zé)任公司 合晏

在社會(huì)的快速發(fā)展中，許多改建工程和新建項(xiàng)目出現(xiàn)。而這些工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中，形成了許多內(nèi)業(yè)資料，這些內(nèi)業(yè)資料就是工程項(xiàng)目檔案。對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，既是檔案部門要求，也是工程自身需要。工程檔案是工程再建設(shè)時(shí)管理和維修的依據(jù)，它包含許多重要的聲像、圖表、文字，要長(zhǎng)期保存。本文提出了相關(guān)管理對(duì)策對(duì)工程檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)，以此保障工程檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

一、加強(qiáng)工程檔案管理的意義

（一）工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分

在建設(shè)工程未動(dòng)工時(shí)，建設(shè)工程檔案就已經(jīng)產(chǎn)生了。工程的立項(xiàng)文件是工程項(xiàng)目確立、決策和審批的真實(shí)記錄，也是項(xiàng)目具體實(shí)施和經(jīng)費(fèi)落實(shí)的依據(jù)。項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、預(yù)算編制均以立項(xiàng)文件為依據(jù)。貫穿建設(shè)工程有兩部分，一部分是抽象、技術(shù)性的，表征是文件材料。另一部分是實(shí)體，操作性的，表征是工程物理結(jié)果。兩部分又彼此交織。

（二）工程檔案決定著著建設(shè)工程質(zhì)量

建設(shè)工程質(zhì)量符合國(guó)家法規(guī)、法律、設(shè)計(jì)文件的特性綜合，包含經(jīng)濟(jì)性、可靠性、耐久性和適用性。工程檔案反映出了建設(shè)工程質(zhì)量，需以工程檔案去評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。而在工程建設(shè)時(shí)，許多工序會(huì)被下道工序掩蓋，這就是隱蔽工程。工程竣工時(shí)，該部分難以看到和摸到，相關(guān)人員只能借助于掩蓋前的錄像、照片、圖紙和現(xiàn)場(chǎng)記錄做出適當(dāng)評(píng)價(jià)。故此，需要真實(shí)性、可靠性的工程檔案。

（三）工程檔案管理反映了建設(shè)工程的具體情況

工程檔案管理是一種強(qiáng)制性管理。工程檔案不僅真實(shí)記錄了建設(shè)全過程，還將這一系列的過程完整鏈接。建設(shè)工程的具體情況是檔案管理人員高度重視和思考的方面。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將建設(shè)工程具體施工情況、設(shè)計(jì)變更情況歸入工程檔案中，讓工程檔案更具使用價(jià)值。對(duì)于建設(shè)工程而言，其施工過程和結(jié)果就是構(gòu)建系統(tǒng)、完整的工程檔案，以便為下次建設(shè)施工提供借鑒依據(jù)。

二、工程檔案管理中的問題

工程檔案資料的管理，是指對(duì)工程施工資料進(jìn)行編制、整理和保管。因?yàn)楣こ淌┕r(shí)間長(zhǎng)，形成檔案資料的量也較大。一些工程的分項(xiàng)部分較多，人員流動(dòng)性大，難以落實(shí)好相關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理中的問題，多在交工時(shí)顯現(xiàn)出來。雖然產(chǎn)生的原因和情況有差異，但出現(xiàn)的問題、通病還是大致相同的。

（一）資料內(nèi)容不夠準(zhǔn)確

檔案資料重在準(zhǔn)確，資料內(nèi)容必須反映出真實(shí)的工程情況。但有的建筑企業(yè)隨意填上一個(gè)數(shù)值，難以表現(xiàn)工程具體情況。采取“差不多”、“大概”的態(tài)度，會(huì)使得檔案資料毫無使用價(jià)值。工程檔案管理是有序和動(dòng)態(tài)控制的管理，必須采取“求實(shí)”的態(tài)度，以規(guī)定好的施工程序，編制和整理技術(shù)文件原始素材。這樣，能夠真實(shí)、全面的反映施工項(xiàng)目技術(shù)水平和具體概況。檔案中少項(xiàng)目、缺內(nèi)容，是不可取的。

（二）收集整理資料不夠及時(shí)

合同簽訂后，檔案管理工作便逐步開展。工程施工時(shí)，開工報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)合同、施工記錄、對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)和變更手續(xù)等資料要及時(shí)收集和管理。但在現(xiàn)實(shí)情況中，許多建設(shè)單位收集、整理資料不夠及時(shí)。一些工程設(shè)備動(dòng)工很長(zhǎng)時(shí)間，也沒有開工報(bào)告。有的完成施工后再補(bǔ)錄施工記錄。不及時(shí)收集和整理資料，均不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）工程檔案管理機(jī)制中的問題

1.工程檔案管理機(jī)制不能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。許多建設(shè)單位在工程檔案管理上缺乏創(chuàng)新，無法構(gòu)建適應(yīng)新體制要求的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和工作機(jī)構(gòu)。一些項(xiàng)目管理程序上未涉及檔案管理，工程建設(shè)無法和工程檔案資料整理、收集相同步。工程檔案工作并未歸入依法監(jiān)管之中，沒有約束和限制。

2.工程檔案管理職責(zé)未落實(shí)。行政主管部門的項(xiàng)目管理辦法并沒有明確工程檔案管理要求。在新形勢(shì)下，許多建設(shè)單位并沒有進(jìn)行有力改革，實(shí)施的檔案管理不符合時(shí)代需求，崗位責(zé)任制未落實(shí)好。一些行政管理部門未執(zhí)行好工程檔案規(guī)章制度，沒有依照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行專項(xiàng)檢查和驗(yàn)收。

三、工程檔案管理中問題的產(chǎn)生原因

（一）未落實(shí)好責(zé)任制度

工程項(xiàng)目部從利益角度考慮，不愿意設(shè)置兼職或?qū)Ｂ毜馁Y料管理員。因?yàn)樨?zé)任制度未落實(shí)好，收集和整理資料較為疏忽，許多建設(shè)企業(yè)只能在工程竣工時(shí)移交相關(guān)資料。一些項(xiàng)目部的制度不完善，人員流動(dòng)性大，檔案資料移交程序錯(cuò)亂，跟蹤收集難度大。一些項(xiàng)目部的檔案人員沒有和施工管理員保持緊密聯(lián)系，責(zé)任不明，檔案資料收集分散。

（二）管理人員不熟悉業(yè)務(wù)

建設(shè)企業(yè)的檔案資料管理人員不熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，工作能力有限。一些工程項(xiàng)目的工期較緊，新招募的畢業(yè)生沒有經(jīng)過培訓(xùn)，不懂得收集、整理資料。等到檔案資料催追時(shí)，才匆忙應(yīng)對(duì)。在這期間，一些施工過程發(fā)生了設(shè)計(jì)變更，管理人員卻不知如何將變更資料反映至竣工圖內(nèi)。

（三）思想上不夠重視

檔案管理借助于收集、編制、整理、歸檔的方式，對(duì)工程施工技術(shù)活動(dòng)和進(jìn)展實(shí)況進(jìn)行記錄。檔案管理的規(guī)律為先活動(dòng)后記錄。而這樣的規(guī)律，會(huì)使得多數(shù)人進(jìn)行事后記錄。事后記錄未得到應(yīng)用重視。在現(xiàn)實(shí)情況中，許多人認(rèn)為工程項(xiàng)目的“硬指標(biāo)”是進(jìn)度、成本、安全和質(zhì)量，并以此評(píng)判和衡量項(xiàng)目實(shí)施的情況。這樣也使得檔案管理被人們忽視。在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案管理的側(cè)重點(diǎn)是施工現(xiàn)場(chǎng)，發(fā)現(xiàn)的問題存在滯后性，常常得不到項(xiàng)目部的重視。

四、工程檔案管理的解決對(duì)策

（一）深入施工現(xiàn)場(chǎng)編制檔案

工程建設(shè)、規(guī)劃和管理的依據(jù)在于檔案管理工作的加強(qiáng)。故此，檔案管理人員要整理好檔案，保障檔案資料的真實(shí)。檔案管理人員還應(yīng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)，調(diào)查和分析擬建的工程項(xiàng)目。在開工階段、材料試驗(yàn)階段、分項(xiàng)工程交接時(shí)，應(yīng)在事前設(shè)置提醒預(yù)示制度。相關(guān)人員的變動(dòng)資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交，工程資料在移交發(fā)包方之前要做好把關(guān)。層層落實(shí)責(zé)任，檔案資料的整理和歸檔才能有效落實(shí)。而對(duì)于那些大型或投資較大的工程項(xiàng)目，深入現(xiàn)場(chǎng)時(shí)要和建設(shè)單位共同勘察。等了解具體情況后，再編制檔案。

（二）對(duì)檔案工作者進(jìn)行技能培訓(xùn)

由于受到多種條件影響，工程檔案管理有著較為廣泛的覆蓋范圍。故此，檔案管理人員要有更高的技能水平，懂得檔案管理知識(shí)、存儲(chǔ)知識(shí)。建設(shè)企業(yè)要對(duì)新應(yīng)聘的管理人員進(jìn)行崗位技能培訓(xùn)，組織他們學(xué)習(xí)理論知識(shí)，并針對(duì)檔案管理基本知識(shí)開展綜合考試。如果單位內(nèi)部不能進(jìn)行此類培訓(xùn)，可請(qǐng)專業(yè)講師進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)的重點(diǎn)是檔案文件管理和歸檔工作。

（三）推行檔案的信息化管理

工程立項(xiàng)至工程驗(yàn)收，檔案資料整理和收集均由不同部門或單位實(shí)施。而這在主觀、客觀上加大了工程檔案構(gòu)建難度。目前，工程檔案管理正逐步引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此提高各部門的檔案管理效率和利用率，便于檔案的利用和借閱。在信息化管理檔案時(shí)，要完善好檔案檢索系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)。不一樣的資料需劃分開，做好歸檔管理，便于日后的查找和歸還。與此同時(shí)，要提高工程信息共享和交換的水平，從而為公眾提供更多的便捷條件。

在檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)配置服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、路由器、交換器等先進(jìn)設(shè)備。開發(fā)系統(tǒng)軟件時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行推廣和培訓(xùn)，構(gòu)建同平臺(tái)的中心。上網(wǎng)信息要做好密級(jí)界定，設(shè)置密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，以內(nèi)部、機(jī)密、公開的原則界定檔案。與此同時(shí)，要對(duì)檔案使用者做網(wǎng)上身份驗(yàn)證，讓軟件系統(tǒng)更為安全。

（四）落實(shí)崗位責(zé)任制

工程檔案管理是個(gè)有計(jì)劃、有目標(biāo)、有組織的活動(dòng)。故此，建設(shè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)派遣副經(jīng)理或技術(shù)主管分片領(lǐng)導(dǎo)和管理，并落實(shí)好企業(yè)員工的責(zé)任和義務(wù)。在大型工程項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)設(shè)置專職的檔案資料員，而在中型工程項(xiàng)目中，應(yīng)當(dāng)設(shè)置兼職的檔案資料員。檔案真實(shí)性和檔案管理人員的工作態(tài)度密切聯(lián)系，杜絕出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺實(shí)的現(xiàn)象。貶值檔案需經(jīng)過收集、整理、記錄和分析的過程，如果某個(gè)過程出現(xiàn)紕漏，可能會(huì)影響到下一個(gè)環(huán)節(jié)，造成整個(gè)檔案編制過程缺乏準(zhǔn)確度。實(shí)施和落實(shí)好崗位責(zé)任制，能夠根據(jù)實(shí)際發(fā)生的問題落實(shí)到個(gè)人，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

（五）加大檢查和監(jiān)管力度

提高工程檔案的管理質(zhì)量，還需做好工程檔案資料的檢查和監(jiān)管。在工程開工之后，工程質(zhì)量部門應(yīng)當(dāng)下到項(xiàng)目部，對(duì)項(xiàng)目部制訂的檔案資料進(jìn)行檢查。找出其中的問題后及時(shí)解決。建設(shè)企業(yè)檢查項(xiàng)目進(jìn)度、安全、質(zhì)量時(shí)，還要檢查資料收集的完成情況，提高工程檔案管理的工作質(zhì)量。在工程收尾完工時(shí)，建設(shè)企業(yè)要組織相關(guān)部門檢查竣工檔案的資料，保障檔案資料和工程竣工的移交。如果檔案資料員未完成收尾工作，則不允許進(jìn)行調(diào)動(dòng)手續(xù)的辦理。評(píng)報(bào)優(yōu)質(zhì)工程時(shí)，企業(yè)要將檔案資料的完成情況當(dāng)做考核內(nèi)容。檔案資料完成較好，則予以獎(jiǎng)勵(lì)。有過失，則進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

五、結(jié)束語

工程檔案管理在城市現(xiàn)代化建設(shè)和工程建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用。工程檔案管理不當(dāng)是工程建設(shè)項(xiàng)目的組成部分，也是質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。嚴(yán)控工程檔案的管理，能夠讓工程檔案更具真實(shí)性，有更大的實(shí)用價(jià)值。對(duì)工程檔案管理中的問題和產(chǎn)生原因，可深入施工現(xiàn)場(chǎng)編制檔案、對(duì)檔案工作者進(jìn)行技能培訓(xùn)、推行檔案的信息化管理、落實(shí)崗位責(zé)任制和加大檢查和監(jiān)管力度。只有這樣，才能提高工程檔案管理的水平和質(zhì)量。

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