文/山西省水利水電科學研究院 陳晨

關于科研院所人事檔案管理發(fā)展方向的幾點思考

文/山西省水利水電科學研究院 陳晨

隨著社會主義市場經濟的發(fā)展和人口流動的加大，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經不適應時代的發(fā)展需求。新的發(fā)展需要變革和創(chuàng)新，與時俱進的實現(xiàn)人事檔案的信息化、現(xiàn)代化。

科研院所；人事檔案管理；發(fā)展

人事檔案是干部人生經歷、德才能績，技術專長、作風品行的真實記錄，為科研院所組織工作提供可靠依據(jù)，為合理分配人才資源提供有效信息。然而，隨著人事制度改革的不斷深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經不適應信息時代的發(fā)展需求。新的發(fā)展需要進行變革和創(chuàng)新，與時俱進的實現(xiàn)人事檔案的信息化、現(xiàn)代化。

一、科研院所人事檔案目前存在的問題

（一）人事檔案在科研院所各項工作中地位低、投入少、管理松散

社會檔案意識的淡薄使得人事檔案管理在各項工作中始終處于較低的地位，大部分單位的各級領導對檔案管理關心少、投入低，只有在上級檢查時才給予重視。因此，人事檔案管理人員普遍素質偏低，管理手段落后，硬件設施老舊，檔案檢索基本處于手工或者半手工狀態(tài)，軟硬件的落后直接導致人事檔案工作的各項問題，亟待進行改革和創(chuàng)新。

（二）人事檔案功能弱化，利用程度較低

人事檔案歷來都披著一層神秘的面紗，保密性極強，一直處于較為被動的地位。只有在領導和有關人員來查閱或調整工資、落實材料等方面使用，真正用于人才選拔和培養(yǎng)方面的較少，沒有發(fā)揮其應有的作用。另外，查找方式落后，檔案質量不高，嚴重降低了其信息作用的利用率，使得人事檔案信息資源開發(fā)利用的價值無法體現(xiàn)，受到了極大的制約。

（三）人事檔案的真實性降低，缺乏監(jiān)督，制約了人事工作的公平發(fā)展

人事檔案的主要功能就是實事求是的記載問題。然而在實際工作中，由于人們的不重視，在人員流動的過程中，經常出現(xiàn)丟檔、齊檔、死檔現(xiàn)象。造假普遍存在于各級事業(yè)單位、科研院所，嚴重降低了人事檔案的可信度和真實性，失去了人事檔案應有的價值，不能為組織工作提供真實有效的信息依據(jù)。

因此，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經不能適應時代的發(fā)展，十分有必要建立一套現(xiàn)代化的科學、規(guī)范的管理模式，實現(xiàn)人事檔案統(tǒng)一性、科技性、秩序性、保障性和高效利用。筆者認為，可以在以下幾個方向進行創(chuàng)新和改進。

二、科研院所人事檔案管理發(fā)展方向的幾點建議

（一）提高社會的檔案利用意識，加大對人事檔案管理軟硬件的投入水平

一直以來，人們對檔案管理的意識淡薄，直接制約了人事檔案管理的發(fā)展，建議加大宣傳，引起社會對檔案工作的足夠重視。其次，要改革人事檔案管理，就要建立一支高水平的管理人才隊伍。對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，提高保密意識和政治覺悟，提高業(yè)務素質，為人事檔案的現(xiàn)代化管理打好人員基礎。再次，要加大檔案管理的軟硬件投入水平。由于人事檔案的不可復制性，妥善保管人事檔案需要較好的硬件支持，以充分實現(xiàn)檔案的高效利用。

（二）改革現(xiàn)有的人事檔案管理制度,實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理

任何社會活動都脫離不開人的參與。人員是基礎，制度就是保障。改革傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，首先要從檔案的源頭做起，提高人事檔案的真實性，嚴把入檔材料審核關，進行“三齡兩歷”的審核工作。其次進行管理體制的改革。由原先各單位自行保管轉變?yōu)榻y(tǒng)一保管。向發(fā)達國家學習借鑒經驗。例如某些發(fā)達國家實行“人檔分離”的管理體制，建立人事檔案管理中心，改變過去“檔隨人走”的體制，由管理中心建立一套統(tǒng)一的身份追蹤系統(tǒng)，定期對現(xiàn)有檔案進行核對并補增材料。實現(xiàn)檔案的全程信息化管理，無論人才流動到哪里都可以通過申請在統(tǒng)一平臺調取個人檔案。這一系統(tǒng)在加拿大、美國的人事中心多年來都在良好的運轉，我們構建新的管理制度時可以進行借鑒。

（三）借鑒國外先進的管理經驗

發(fā)達國家的人事檔案管理已經進入到一個高度科技化、統(tǒng)一化的時代。1.美國“個人安全號”的管理受到了很多發(fā)達國家的借鑒和采用。即每人有一個終生的社會安全賬號。通過這個賬號，任何銀行、公司或信貸機構都可以付費查詢這個號碼的信用記錄，因此，美國公民都很重視自己的信用檔案，這一舉措為維護社會經濟的良性發(fā)展起到了重要的作用。2.定期核銷不良征信記錄。美國信用記錄實施達到一定年限定期核銷不良記錄的措施，保留正面記錄，給人以“改過自新”的機會，避免“破罐破摔”，惡性循環(huán)，從而達到了建立信用檔案的最終目的。3.人事檔案信息向部分社會或個人開放。與我國不同的是，很多發(fā)達國家的人事檔案可以向本人開放，供本人查閱。如果本人對檔案有所質疑，可以向主管部門申請審核剔除錯誤信息，或本人提交澄清事實的備忘錄，存入檔案之中，使得檔案更加完善。4.充分保護檔案主人的隱私權。在部分開放人事檔案的同時，一些發(fā)達國家社會機構或個人需要查詢他人人事檔案時，需向法院提交申請，未經授權查閱是違法的，充分保護了個人的隱私權利。

（四）提高人事檔案的利用率，深入開發(fā)信息資源

傳統(tǒng)的人事檔案具有濃厚的政治色彩。要想充分發(fā)揮人事檔案的作用，就要改革現(xiàn)有人事檔案收集資料的內容和方式。增加個人的業(yè)績才能比重，通過了解一個人的專長、優(yōu)勢和劣勢做到知人善任，為組織機構選拔人才打好基礎。其次，建立健全人事檔案信息的數(shù)據(jù)庫和信息服務網(wǎng)絡，利用計算機技術，全方位擴充檔案內容，與互聯(lián)網(wǎng)結合，實現(xiàn)區(qū)域化人事中心統(tǒng)一管理，更加直觀、深入的利用信息資源。

[1]傅華.聚焦人事檔案[J].中國檔案2003(4).