文/運城市機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人技術(shù)等級崗位崗位考核辦公室 董曉林

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案，就是記錄工人的經(jīng)歷、品行、政治面貌等情況的一些資料，在工人的轉(zhuǎn)正、升職等方面，個人檔案資料可以發(fā)揮很大的作用。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案的管理，可以為單位進(jìn)行人員的考核提供重要的依據(jù)，也可以對單位中人力資源進(jìn)行更好的分配。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理中存在的問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理隨著人員的增加日益完善，然而一些問題依然存在，比如虛假檔案、死檔、棄檔等現(xiàn)象的存在。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)對人事檔案的管理，改變管理上的缺陷，充分發(fā)揮其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的作用。

（一）虛假檔案現(xiàn)象依然存在

由于關(guān)于單位工人檔案管理制度不夠完善，工人檔案標(biāo)準(zhǔn)也不夠統(tǒng)一，所以一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案存在一定的虛假情況。主要體現(xiàn)在工人年齡的虛假、姓名虛假等。有的工人為了得到某些利益，賄賂管理人員，使得篡改人員檔案現(xiàn)象隨時可能發(fā)生。假如有關(guān)部門不予以足夠的重視，那么工人的檔案就會失去其應(yīng)有的資料依據(jù)作用。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案所包括的內(nèi)容不夠完善

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案一般都是記錄在紙質(zhì)材料上，上面記錄的檔案內(nèi)容過于僵化，格式化的現(xiàn)象更是幾乎沒有變化。工人檔案記錄的內(nèi)容都是最為基本的年齡、姓名等，很難反應(yīng)出工人的個人表現(xiàn)信息。上面所寫的關(guān)于個人素養(yǎng)的信息真實性尤其讓人懷疑。

（三）單位對于工人的檔案管理沒有足夠的重視

一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案工作都呈現(xiàn)出被動應(yīng)付的狀況，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人對工人的檔案管理工作不夠重視，這導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理質(zhì)量低下，工人檔案資料難以發(fā)揮其對人力資源的調(diào)配以及給人員調(diào)動提供有力的依據(jù)的功能。

（四）工人檔案管理人員的管理技術(shù)不專業(yè)

保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案管理水平，必須使用專業(yè)的人事檔案管理人員。然而現(xiàn)階段，一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，這一部分原因是由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人員自己安排有關(guān)系的人擔(dān)當(dāng)人事檔案管理工作，一部分是由于人員聘用制度不夠嚴(yán)格。這都影響到人事檔案管理的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案資料的錯誤甚至丟失。

（五）機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案中的信息資源沒有有效的利用

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案資料可以用于人事調(diào)動、人力資源配置等。一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有實施無紙化閱檔，對工人的信息記錄也僅僅表現(xiàn)在個人基本信息上，對于工人平時的表現(xiàn)不予收錄，這樣使得這些資料長久性保存變得非常困難。工人檔案信息資源因此而得不到開發(fā)利用，影響了檔案對人員以及單位的服務(wù)，也影響了兩者之間的相互交流，總的來說就是工人檔案中的信息資源沒有得到有效地利用。

二、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理存在問題的對策

（一）建立社會化的工人檔案管理

為了適應(yīng)社會化管理要求，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立一個集中保管工人檔案的機(jī)構(gòu)。這樣可以有效地解決機(jī)關(guān)單位中人員檔案分散等問題，也適應(yīng)人員角色轉(zhuǎn)化需要。

改善傳統(tǒng)的人事檔案管理體制就是要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位中工人檔案資源集中開發(fā)、統(tǒng)一管理，這樣可以解決人員調(diào)配不合理現(xiàn)象，在制度要求方面也更加的完善，在檔案管理監(jiān)督工作方面也更加的科學(xué)。

為了滿足現(xiàn)實社會的需要，在滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作需要的前提下，對工人檔案資料進(jìn)行整合，并建立聯(lián)網(wǎng)型人事檔案社會化管理機(jī)制，合理的安排機(jī)制的規(guī)模，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)瞬息萬變的特點。

機(jī)關(guān)單位工人檔案社會化管理的實施，離不開財政資金投入。財政資金的投入主要是為了改善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和管理條件，加大財政對人事管理的投入，可以使機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)人員對工人檔案管理更為注意，有利于檔案社會化管理的實施。

（二）實施現(xiàn)代化工人檔案管理

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力推廣，在信息時代的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理也要求實施現(xiàn)代化管理，檔案現(xiàn)代化管理也包括電子化管理、信息化管理、信息標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息網(wǎng)絡(luò)化管理。

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理電子化方面，就是根據(jù)傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理所帶來的一系列問題，分析原有的不足，實現(xiàn)工人檔案的電子化管理。電子化管理就要構(gòu)建一個單位內(nèi)部的信用系統(tǒng)，方便工人檔案資源的利用，真正意義上實現(xiàn)對工人檔案資料的優(yōu)化以及處理。

在信息化工人檔案管理方面。實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理的信息化要從兩個方面做起：首先，就是要通過網(wǎng)絡(luò)查詢，利用現(xiàn)有科技技術(shù)資源，實現(xiàn)工人管理信息化；其次，充分利用信息化設(shè)備，比如照相機(jī)、掃描儀、錄影機(jī)等，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子數(shù)據(jù)檔案的全面轉(zhuǎn)化，加快工人檔案信息化管理建設(shè)。此外，還要對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，保證工人檔案信息化管理的落實。

在人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面，就是要通過系統(tǒng)軟件的支持，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)計、利用、查詢等方面的功能，有效的對人才資源信息進(jìn)行整合。為了保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)、合理性，必須監(jiān)督工人檔案從形成、保存到變動的各個階段。建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)計算機(jī)軟件環(huán)境以及硬件環(huán)境，還要確保其外部的環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)。

在人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面，就是要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)資源，推動人事檔案管理正常有序的開展。人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以實現(xiàn)工人檔案資源共享，符合當(dāng)今社會的發(fā)展，也適應(yīng)時代的潮流。

（三）對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案內(nèi)容必須適應(yīng)時代發(fā)展

在以后的工人檔案管理工作中，我們應(yīng)該對于以前工作的缺陷有足夠的認(rèn)識。像檔案選材內(nèi)容單一、檔案資料肆意篡改、內(nèi)容真實度不高、檔案處理不公正等些問題應(yīng)該在以后的工作中盡量避免，對于這些問題要想從根本上處理，那就要求檔案內(nèi)容必須能夠適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化。要以創(chuàng)新思維，與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代的發(fā)展要求，進(jìn)行人事檔案管理體制改革，能夠當(dāng)下時代經(jīng)濟(jì)需求。

三、總結(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，時代的進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員檔案管理的要求也越來越高。然而現(xiàn)階段我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理工作中存在著許多問題，如虛假檔案、棄檔、死檔現(xiàn)象，有的管理人員還隨意的篡改工人檔案資料信息等。這些問題都導(dǎo)致工人檔案資源沒有發(fā)揮其應(yīng)有的功效，在現(xiàn)今信息化時代中，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案社會化建設(shè)以及信息化建設(shè)，建立電子檔案、信息標(biāo)準(zhǔn)化檔案、信息網(wǎng)絡(luò)化檔案。這樣可以有效的發(fā)揮檔案的作用，增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源調(diào)配能力。

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