文/廣東電網(wǎng)公司茂名供電局 朱丹丹

人事檔案管理企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，直接關(guān)系著員工的切身利益。人事檔案記錄著企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力、政治思想、職業(yè)操守等信息，是一個(gè)員工自身成長(zhǎng)歷程的一個(gè)完整、客觀的記載，其是企業(yè)進(jìn)行人事管理工作或進(jìn)行相關(guān)決策的重要依據(jù)，為人力資源的合理配置提供最直接和客觀真實(shí)的參考信息。南方電網(wǎng)實(shí)施的集團(tuán)化運(yùn)作對(duì)于人財(cái)物的集約化管理提出了更高的要求，人力資源管理范圍和難度都加大，由于供電企業(yè)的員工數(shù)量多，崗位調(diào)動(dòng)頻繁，管理者無(wú)法及時(shí)的了解員工信息，傳統(tǒng)的人事檔案管理已無(wú)法滿足新形勢(shì)下供電企業(yè)人力資源管理和企業(yè)發(fā)展的需求，供電企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)了很多問(wèn)題，并在不同程度上影響了企業(yè)的發(fā)展，為了適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求和人力資源的開(kāi)發(fā)工作，人事檔案管理的改革迫在眉睫。本文基于這一背景，從供電企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀和重要性出發(fā)，提出了人事檔案管理規(guī)范管理的相關(guān)建議。

一、人事檔案管理在供電企業(yè)中的重要性

（一）人事檔案管理具有社會(huì)價(jià)值

人事檔案管理重要意義在于其社會(huì)性，人事檔案所記錄的就是一個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)資料，一般而言，只要進(jìn)行人力資源管理活動(dòng)，就需要對(duì)人員資料進(jìn)行收集、整理、歸檔、立卷、管理等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，社會(huì)已經(jīng)開(kāi)始步入信息時(shí)代，信息已經(jīng)成為重要的社會(huì)資源，而企業(yè)員工信息的收集和利用對(duì)于供電企業(yè)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的人事檔案就具有更重要的社會(huì)價(jià)值。

（二）人事檔案為供電企業(yè)進(jìn)行決策提供了有力的參考

人事檔案記錄著企業(yè)員工的基本信息，其中包含了員工的學(xué)歷信情況、工作經(jīng)歷和身份信息等資料，是一個(gè)員工成長(zhǎng)歷程的詳細(xì)記錄，并為供電企業(yè)提供了客觀、可靠的員工信息和依據(jù)，為用企業(yè)進(jìn)行決策提供了有力的參考。

（三）促進(jìn)人力資源的合理配置

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)行業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，供電企業(yè)作為世界五百?gòu)?qiáng)的國(guó)有企業(yè)，也面臨著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力。在現(xiàn)代知識(shí)時(shí)代下，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)就是人才和技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)，而供電企業(yè)要保持和發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，人力資源的優(yōu)化配置十分重要。供電企業(yè)需要合理配置人才，充分發(fā)揮每個(gè)員工的潛力，使員工能各盡其用，這就需要利用人事檔案對(duì)員工的相關(guān)信息進(jìn)行充分了解，如此才能對(duì)企業(yè)人才進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，依據(jù)人才的具體情況在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行合理配置，充分發(fā)揮人才的效用。

二、傳統(tǒng)人事檔案管理在供電企業(yè)中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性差

近兩年，隨著供電企業(yè)改制進(jìn)程加快，由于人事檔案缺乏規(guī)范化管理，在人事檔案的接管過(guò)程中，經(jīng)常存在著完整性、準(zhǔn)確性差等問(wèn)題，具體問(wèn)題如下：

第一，人事檔案材料不完整。目前，很多地方供電企業(yè)對(duì)人事材料長(zhǎng)期不進(jìn)行整理歸檔，很多員工基本信息都不準(zhǔn)確，人事資料在收集時(shí)過(guò)于重視結(jié)論性材料，對(duì)于員工的成長(zhǎng)資料、技術(shù)能力以及工作業(yè)績(jī)等材料收集不夠，這種人事檔案缺乏完整性，無(wú)法客觀公正的為企業(yè)選人、用人提供信息參考，從而失去了其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。特別是近年來(lái)，人力資源管理信息化程度的加深，績(jī)效管理、人才開(kāi)發(fā)管理在供電企業(yè)發(fā)展中的影響力進(jìn)一步提高，傳統(tǒng)的人事檔案管理以及無(wú)法適應(yīng)供電企業(yè)的發(fā)展需求。由于人事檔案中缺乏績(jī)效考核評(píng)定資料、重要的培訓(xùn)材料以及詳細(xì)的崗位變更材料，導(dǎo)致供電企業(yè)人力資源管理存在很多問(wèn)題。如供電企業(yè)的職稱申報(bào)已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作，然而由于這些資料的缺乏，使得在網(wǎng)上審核時(shí)，很多員工資料都來(lái)源于員工自己臨時(shí)提交的材料，真實(shí)性的審核難度加強(qiáng)，所審核的人事檔案材料不能客觀可靠的反映出員工的工作能力與專(zhuān)業(yè)水平，不能為企業(yè)用人選人提供足夠的依據(jù)。

第二，人事檔案材料未進(jìn)行定期整理，檔案資料雜亂無(wú)章，很多地方供電企業(yè)未認(rèn)真、負(fù)責(zé)地填寫(xiě)人事檔案材料，導(dǎo)致人事檔案問(wèn)題過(guò)多，員工資料記錄前后不一致，成長(zhǎng)和工作經(jīng)歷記錄不完整等。

（二）檔案管理專(zhuān)業(yè)性差

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，其不僅需要專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)還需要工作人員擁有很高的政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力。然而，目前很多供電企業(yè)內(nèi)部未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理部門(mén)，也沒(méi)有選用專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員進(jìn)行管理，很多檔案管理人員都缺乏檔案專(zhuān)業(yè)背景，對(duì)檔案管理的規(guī)范化操作不熟悉，只將人事檔案做簡(jiǎn)單的收集和分類(lèi)、存放，并沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用。另外，由于缺乏專(zhuān)業(yè)獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，只是將檔案管理工作歸結(jié)到其他部門(mén)之下，比如庫(kù)房兼做檔案室，這導(dǎo)致多數(shù)所謂的檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，人事資料經(jīng)常出現(xiàn)丟失損壞的問(wèn)題。這些行為將導(dǎo)致供電企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致，很多有價(jià)值的人事檔案未得到完善的保管，一些沒(méi)有價(jià)值的人事資料卻長(zhǎng)期保存，這不僅阻礙了企業(yè)的發(fā)展，還增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

（三）人事檔案管理的信息化建設(shè)滯后

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化水平的迅速發(fā)展，信息化成為提高企業(yè)檔案管理工作的最佳途徑。但是從目前的情況來(lái)看，很多供電企業(yè)的檔案室普遍存在管理工具落后，缺乏電腦軟件管理，技術(shù)手段等問(wèn)題，檔案管理的軟、硬件設(shè)備都急需更新，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求。

三、促進(jìn)供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考

（一）完善檔案管理制度建設(shè)，促使人事檔案管理更加規(guī)范化、完整化

首先，供電企業(yè)應(yīng)在認(rèn)真貫徹《檔案法》的基礎(chǔ)上，供電系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔案規(guī)范化管理的需要，結(jié)合工作實(shí)踐，制定并完善各項(xiàng)檔案人事檔案管理規(guī)章制度，使得人事檔案管理有章可循，有制可依，使工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。其次，管理人員應(yīng)依據(jù)員工檔案的內(nèi)容、分類(lèi)、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的整理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，逐步建立員工個(gè)人資料、工作業(yè)績(jī)、成長(zhǎng)經(jīng)歷的全面管理，并及時(shí)更新，使人事檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化，實(shí)行“以我為主”的立卷歸檔原則，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，促使職工檔案更加規(guī)范和完整。

（二）建立專(zhuān)業(yè)化的人事檔案管理，增強(qiáng)檔案管理軟實(shí)力

首先，供電企業(yè)應(yīng)建立專(zhuān)業(yè)獨(dú)立的人事檔案管理部門(mén)，并設(shè)置獨(dú)立符合要求的檔案室，以保證檔案資料能夠完整保存。設(shè)置專(zhuān)業(yè)化的人事檔案部門(mén)，增強(qiáng)硬件建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的前提。硬件設(shè)施的健全與否，與供電系統(tǒng)人事檔案管理工作的效果息息相關(guān)。供電企業(yè)要實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理，首先要設(shè)置符合防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防蟲(chóng)、防有害氣體要求的檔案專(zhuān)用庫(kù)房，并實(shí)現(xiàn)檔案室、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”。

其次，供電企業(yè)人力資源部應(yīng)招聘和選拔一批專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求工作人員擁有必要的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案人員的素質(zhì)就決定檔案管理工作的質(zhì)量。提升檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，是保障電力企業(yè)快速發(fā)展的基礎(chǔ)條件。電力企業(yè)要增強(qiáng)人事檔案管理人員的檔案管理能力，保證人事檔案的規(guī)范性管理，必須提高人事檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德教育、技能培訓(xùn)以及相關(guān)規(guī)章制度培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

（三）建立完善人事檔案開(kāi)發(fā)利用機(jī)制

檔案利用就是檔案使用者通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)搜素、提取檔案信息，以滿足其管理需求的行為過(guò)程，也是人事檔案信息得到充分利用的過(guò)程。完整的檔案信息對(duì)于供電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展及企業(yè)文化建設(shè)等方面至關(guān)重要，供電企業(yè)的改革發(fā)展需要完整可靠的信息資源。人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，人事檔案管理系統(tǒng)與外部環(huán)境之間的有效聯(lián)系和溝通，都與檔案開(kāi)發(fā)利用機(jī)制相關(guān)聯(lián)?；诖?，供電企業(yè)要建立適合企業(yè)發(fā)展和人力資源管理需求的人事檔案開(kāi)發(fā)利用機(jī)制，需要從以下幾點(diǎn)入手：

首先，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，建立適合自身發(fā)展實(shí)際的檔案檢索體系，將傳統(tǒng)的人事檔案檢索系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)相結(jié)合，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索工具，加快檢索速度，提高利用效率，發(fā)揮檔案信息共享優(yōu)勢(shì)。其次，建立完善的咨詢服務(wù)體系。人事檔案管理者要對(duì)人事檔案系統(tǒng)有足夠的了解，并能為系統(tǒng)的利用者在人事資料查閱中做出問(wèn)題的回答，以保證檔案管理系統(tǒng)能更好地發(fā)揮檔案管理的效果，為供電企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

四、結(jié)論

人事檔案管理對(duì)供電企業(yè)的改革和健康發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。人事檔案管理工作需要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，充分發(fā)揮人事檔案管理的效果，為企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)和利用提供保障。而目前供電企業(yè)中實(shí)施的傳統(tǒng)人事檔案管理存在著人事檔案檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性差；檔案管理專(zhuān)業(yè)性差；人事檔案管理的信息化建設(shè)滯后等問(wèn)題，要促進(jìn)供電企業(yè)的發(fā)展，檔案管理規(guī)范化管理迫在眉睫，供電企業(yè)需要建立完善檔案管理制度建設(shè)，促使人事檔案管理更加規(guī)范化、完整化；建立專(zhuān)業(yè)化的人事檔案管理，增強(qiáng)檔案管理軟實(shí)力；建立完善人事檔案開(kāi)發(fā)利用機(jī)制改革人事檔案管理，進(jìn)而不斷地提升管理水平。

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