高校人事檔案管理重難點分析

文/湛江師范學院基礎(chǔ)教育學院 李衛(wèi)忠

隨著人事管理體制改革的深入，人事檔案管理也有了新的內(nèi)涵。只有做好人事檔案管理才能更好地為高校的教學與科研服務(wù)，因此，人事檔案管理已經(jīng)成為一個不可回避的問題，舊的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的需求，我們必須認清高校人事檔案管理的重難點，找到解決之策。

一、高校人事檔案管理的重難點

（一）聘用制下檔案材料收集難度大

材料的收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作也是工作量最大的一個環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在高校實行的大多是聘用制，不僅人員流動性大，人員結(jié)構(gòu)也相當復雜，有編內(nèi)人員、外國人員、國內(nèi)重新建檔的高級人才、通過公開招聘錄取的部分教師以及管理人員、工勤人員等，不同類別的人員都要做好針對性的檔案管理。對于編內(nèi)人員的檔案管理要按照國家干部的檔案管理方式進行管理：對于國外人員的檔案管理我們要按照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度進行管理，管理的標準、規(guī)章門類眾多。高校需要收集的資料也很多，如青年教師的學位證明，在國外學習的成果鑒定，表彰或通報材料等，都需要及時收集，一旦有拖延很可能造成材料的丟失、遺漏。

（二）材料的整理裝訂管理難

檔案的整理裝訂尤其是編內(nèi)人員的檔案整理有著嚴格的規(guī)格要求，并且都要人工操作，不符合規(guī)格的材料都要進行剪裁、加工，有破損的材料也要進行處理才能入檔。另外，紙質(zhì)材料由于其材質(zhì)的特殊，需要做好防水、防火、防蟲、防潮工作，對庫房的設(shè)置、資料的陳列都有嚴格的要求，這也是人事檔案管理的難點。

（三）人事檔案的資源利用難

人事檔案不是為了歸檔而歸檔，而是為了發(fā)揮其應(yīng)用的作用，如通過檔案我們能夠了解一個人的履歷、個性、做事風格、能力、家庭背景等，能夠為人員的調(diào)動安排作出參考。但是由于很多人對于檔案的認識不到位，在填寫時根據(jù)需要隨意填寫，尤其是一些時間信息，如獲得職稱時間等。材料的內(nèi)容也不夠規(guī)范，尤其是招聘的年輕教師及管理人員，材料中反應(yīng)的都是學校需要的信息，隱去了很多自己的個性信息，使得材料都是千人一面。這些都使得檔案資源在使用起來困難重重。

（四）檔案管理的信息化

人事檔案的信息化是高校人事檔案管理的重點也是難點，在這個網(wǎng)絡(luò)化的時代，信息化是人事檔案管理的必然要求。人事檔案的信息化不僅僅是輸入、打印那么簡單，而是要通過信息化的手段對人事信息進行整理、分類、匯總，實現(xiàn)人事信息的共享與高效應(yīng)用。主要工作有對一些使用頻率比較高的、容易損壞的檔案進行信息化保存，并實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的傳輸、共享，做好人事檔案的容量建設(shè)與數(shù)據(jù)庫目錄建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案的快速統(tǒng)計和發(fā)布，同時網(wǎng)絡(luò)安全工作也是重要內(nèi)容。目前，高校人事檔案管理信息化的難點就在于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)理念的應(yīng)用，雖然很多學校已經(jīng)建立了系統(tǒng)管理平臺，但是使用還停留在輸入、打印等初級階段，對于信息化建設(shè)還有待加強。

二、如何應(yīng)對高校人事檔案管理中的重難點問題

（一）加強檔案管理隊伍的建設(shè)

在進行檔案管理人員的選拔時一定要選擇有責任心有能力作風正派的人，并且要有一定的計算機操作能力。在高校人事檔案管理中，尤其是編內(nèi)人員的檔案管理中，政策性、保密性很重要，對人員政治要求也比較高。在工作中，要定期對人員進行業(yè)務(wù)培訓和思想教育，提高他們的業(yè)務(wù)水平，擴寬他們的知識面，尤其電腦操作水平，要培養(yǎng)復合型的檔案管理人才。

（二）完善管理制度，優(yōu)化管理手段

要想做好人事檔案管理工作必須要有一個完善的管理制度，學?？梢砸灾薪M部的《干部檔案工作條例》為藍本，制定適用于本學校的、符合規(guī)定的、科學合理的檔案管理規(guī)章，明確人事檔案管理中材料的收集整理、檔案的鑒別歸檔、檔案的借出與歸還、審查核對、保密規(guī)章，讓每一項工作都做到有章可循。材料的收集要從被動等待轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃映鰮?，對于遲遲沒有上交的材料要主動催要，確保每一位職工的檔案都能夠得到完善。對于收集上來的資料要進行鑒別整理之后再歸檔，有明顯問題的要找當事人及時糾正。

此外，我們也可以使用高科技的手段來優(yōu)化人事檔案管理手段，讓人事檔案的管理更便捷更高效。例如可以使用現(xiàn)代光學技術(shù)對人事檔案進行萎縮化處理，使用現(xiàn)代科技來提高人事檔案的保護技術(shù)等。

（三）加強計算機技術(shù)的開發(fā)與使用

實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，要不斷豐富電子檔案的信息內(nèi)容，擴大信息的存量，實現(xiàn)部分檔案的共享與傳輸，減少工作量，提高檔案的使用效率。建立專門的檔案管理信息平臺，通過局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)來共享資源。讓人事檔案管理從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，更便于檔案資源的使用。同時，也要注意人事檔案的保密工作，做到保密檔案不泄露不外傳。

總之，高校的人事檔案管理是一項大工程同時又是一項至關(guān)重要的工作，無論是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案，其作用都是無可替代的。由于高校人員眾多、結(jié)構(gòu)復雜，檔案管理工作難度大，我們要從管理人員的引進抓起，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，建立體系化的檔案管理規(guī)章，將檔案管理工作做好，做到位。

[1]高小麗.信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].中小企業(yè)管理與科技.2013(28).

[2]韓淑華.對高校人事檔案管理的思考[J].河北科技示范學院學報[J].2006(05).