文/江蘇省淮安市淮陰醫(yī)院 蔣秀梅

醫(yī)院實施行政管理的重要歷史記錄是指醫(yī)院文書檔案，并且醫(yī)院文書檔案能夠?qū)⑨t(yī)院行政管理、醫(yī)療護理管理以及黨務管理等活動的重要憑證反映出來。醫(yī)院文書檔案重要包括以下內(nèi)容：醫(yī)院中長期的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃以及總結(jié)、統(tǒng)計資料、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項目、通告以及通知等。對于醫(yī)院來說，醫(yī)院文書檔案占有重要的地位，并且管理醫(yī)院文書檔案是至關(guān)重要的。

一、醫(yī)院文書檔案管理的熱點

醫(yī)院文書檔案涉及的領(lǐng)域比較廣、種類較多以及綜合性較強，從而能夠?qū)⑨t(yī)院各項工作以及活動情況反映出來，并且醫(yī)院文書檔案本身具有不同于其他專業(yè)檔案的特點：

（一）醫(yī)院文書檔案管理的綜合性

在管理醫(yī)院文書檔案的時候大多數(shù)是通過醫(yī)院辦公室內(nèi)設相關(guān)的機構(gòu)也就是醫(yī)院綜合檔案室來進行管理工作，從檔案的類型可以看出，醫(yī)院文書檔案管理統(tǒng)管了像人事、基建、科研、財務、醫(yī)務、總務、設備以及黨務等各種載體材料。從文件的來源可以看出，除了上級印發(fā)或者本院制定的規(guī)定性、政策性、指導性以及業(yè)務性的文件之外，還包括了與本單位業(yè)務相關(guān)的其他部門或者單位的往來文件等資料。

（二）醫(yī)院文書檔案管理的專業(yè)性

在醫(yī)療工作中，醫(yī)院是一個主體，在醫(yī)療工作中會產(chǎn)生以及形成文書檔案。因此醫(yī)院文書檔案中記述的內(nèi)容具有很強的專業(yè)性。例如：醫(yī)院發(fā)展計劃、醫(yī)療科學研究以及院務管理中都具有明顯的專業(yè)性。

（三）醫(yī)院文書檔案管理的保密性

檔案管理的最終目的就是能夠提供有效的數(shù)據(jù)，然而醫(yī)院文書檔案具有較強的業(yè)務性，并且保密性也是比較好的，醫(yī)院文書檔案的利用者主要局限于本院的工作人員。

（四）醫(yī)院文書檔案管理的階段性

由于醫(yī)院的行政管理科室比較多，因此其所產(chǎn)生的文件資料存在著明顯的分歧。為了能夠保證醫(yī)院某一段時間內(nèi)的醫(yī)院管理年活動、醫(yī)療質(zhì)量萬里行互動所產(chǎn)生的文件資料具有連續(xù)性、系統(tǒng)型以及完整性，這就要求醫(yī)院文書檔案管理工作的整理周期是半年或者一年。

二、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院在檔案管理方面中更加偏重于病案檔案的管理

在醫(yī)院文書檔案管理工作中，偏重于病案檔案的管理，從而忽視了文書檔案的管理。除此之外醫(yī)院在檔案室硬件方面的投入比較少以及檔案材料的存儲空間有限，這就阻礙了醫(yī)院文書檔案管理工作的進行。有一些醫(yī)院檔案室中沒有配備專門的打印機、裝訂機、掃描儀以及計算機等相關(guān)的設備。與此同時由于醫(yī)院領(lǐng)導不夠重視檔案室的管理工作，沒有專人負責文書檔案的管理，導致檔案室的室內(nèi)溫度以及濕度經(jīng)常與規(guī)定不符，造成部分檔案的霉變甚至被蛀蟲，從而影響了醫(yī)院文書檔案管理工作的順利進行。

（二）醫(yī)療行業(yè)中沒有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》

在醫(yī)療行業(yè)沒有統(tǒng)一的規(guī)定，因此納入檔案管理的文書范圍沒有明確的界限，并且大部分醫(yī)院一般按照自身的實踐經(jīng)驗來管理醫(yī)院文書檔案工作，從而使得各個醫(yī)院在整理、收集文書檔案工作中存在著不同。

（三）信息化影響了醫(yī)院文書檔案管理工作的保密性

近幾年，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案信息化管理技術(shù)開始在各個醫(yī)院中廣泛應用。然而在計算機以及網(wǎng)絡環(huán)境下的電子檔案存在很多的問題，因此在文書檔案管理工作中要處理好儲存以及保密等放慢的難題，并且要充分利用電子檔案的相關(guān)優(yōu)勢，促使醫(yī)院文書檔案管理工作的順利進行。

（四）不完整的檔案收集

在管理醫(yī)院文書檔案工作的時候，由于各個科室不能夠及時整理以及上交綜合檔案室，并且在各個科室中仍然存在殘留的文件材料，從而使得醫(yī)院文書檔案管理工作比較混亂。

（五）文書檔案管理是一項技術(shù)型較強的業(yè)務

在文書檔案管理工作中，由于在編制人員以及設置機構(gòu)的時候存在一定的局限性，并且大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理人員都是由醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)人員兼職管理，并且這些兼職人員對文書檔案管理工作不夠熟悉以及缺乏相對應的檔案知識，從而不能夠滿足檔案管理的需要，最終使得醫(yī)院文書檔案管理工作缺乏一定的創(chuàng)新以及活力。

三、重視文書檔案信息資源的開發(fā)以及利用

（一）認真編輯檔案信息資料

為了能夠使得醫(yī)院文書檔案管理工作的順利進行，這就要求按照相關(guān)的規(guī)定來編印《醫(yī)院大事記》、《醫(yī)院檔案利用匯編》以及《醫(yī)院統(tǒng)計資料匯編》等相關(guān)的資料匯編。通過這些資料匯編能夠醫(yī)院全體員工的光榮發(fā)展歷程展現(xiàn)出來。

（二）充分利用檔案信息中的資源

第一，要充分利用檔案信息資源為醫(yī)院管理提供一個科學的決策，并且要制定合理的規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)以及實施措施，從而能夠確保檔案信息的真實性。第二，要充分利用檔案信息資源，從而能夠為評價、醫(yī)療、護理以及教學等方面提供合理的依據(jù)。第三，充分利用檔案信息資源，從而能夠為經(jīng)濟審計、自查以及醫(yī)院財務部門的債權(quán)債務等方面提供真實的的檔案資料。

四、加強醫(yī)院文書檔案管理工作的措施

（一）不斷推進醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理進程

在推進醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理進程中，要建立科學的、合理的規(guī)章制度以及相關(guān)的管理體系，并且要出臺《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，從而能夠使得醫(yī)院文書檔案管理的每一環(huán)節(jié)，每一道程序能夠向著規(guī)范化的方向發(fā)展，最終能夠確保制度到位以及及時檢查漏洞。

（二）嚴格實行文書檔案歸口的管理

在醫(yī)院內(nèi)部，文書工作與辦公室、人事科、財務科、醫(yī)務科、設備科以及總務科等科室有著密切的聯(lián)系，并且在文件運轉(zhuǎn)以及管理中，辦公室是一個核心部門。因此，要將文書檔案歸到辦公室管理中，主要負責以及監(jiān)督各個科室能夠及時整理以及上交相關(guān)的文件，避免文件出現(xiàn)分散以及零亂的現(xiàn)象。為了能夠保證歸檔文件材料具備完整性以及保密性，這就要求把握文件材料之間的關(guān)系，從而為整理歸檔文件材料奠定良好的基礎。

（三）不斷提高文書的質(zhì)量

檔案的前身是指文書，文書通過收集、整理以及歸檔從而形成了檔案，因此文書質(zhì)量的好壞嚴重影響了檔案的質(zhì)量。在綜合分析文書規(guī)范情況的時候，要查找相關(guān)的問題，并且要研究科學的方案，醫(yī)院還要定期組織醫(yī)院醫(yī)院行政人員開展相關(guān)的寫作，使得醫(yī)院文書的質(zhì)量得到提高。與此同時醫(yī)院要不斷加強文書檔案的整理、收集以及歸檔等流程的監(jiān)控力度，并且要把握好文件底稿、附件以及批復的收存情況，并且要合理運用收文以及發(fā)文登記簿，及時核對相關(guān)的文件。

（四）不斷推進檔案電子化管理的進程

近幾年，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，這就使得文書檔案的管理模式開始發(fā)生改變。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，要引進“文檔一體化檔案管理系統(tǒng)”，并且要通過電子化來加工醫(yī)院檔案，并且要按照收發(fā)文序號來統(tǒng)一排序以及錄入，這樣做不僅使得資料的高效以及規(guī)范的管理得以提高，而且能夠為醫(yī)院文書檔案管理工作提供準確以及安全的平臺。與此同時要不斷加快電子化管理的進程，并且要做好檔案的保管工作，對于那些重要的文件要復制副本或者異地保存。在管理電子檔案的時候，要按照檔案內(nèi)容的秘密等級來進行有效的管理，對于秘密等級比較高的文件要進行加密處理。

（五）不斷提高文書檔案管理人員的業(yè)務水平以及素質(zhì)修養(yǎng)

在醫(yī)院檔案文書管理工作中，醫(yī)院管理人員要具有較高的責任意識，并且醫(yī)院要根據(jù)具體的實際情況來對文書檔案管理人員進行相關(guān)的培訓工作。通過培訓工作，不僅可以使得檔案管理人員的綜合素質(zhì)得以提高，而且使得他們的知識面得以拓寬。對于文書檔案管理人員來說，要全面的掌握文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱以及銷毀等各個環(huán)節(jié)的流程，確保醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展。

作為醫(yī)院文書檔案管理人員要具備愛崗敬業(yè)的精神，并且要主動服務，最好檔案管理的工作。檔案管理人員在日常工作中要及時為醫(yī)院領(lǐng)導提出正確的決策，從而推動醫(yī)院的精神文明建設以及經(jīng)濟的建設。

在加強醫(yī)院文書檔案管理人員的檔案學習的時候，要不斷增強醫(yī)院干部以及全體職工的文書檔案意識，尤其是領(lǐng)導干部的檔案意識。除此之外，還要大力宣傳文書檔案管理工作，這樣做可以提高醫(yī)院的領(lǐng)導以及全體職工對文書檔案管理的認識。醫(yī)院領(lǐng)導對文書檔案管理工作的重視可以提高文書檔案管理工作的地位，這樣才能夠促使醫(yī)院文書檔案管理工作的順利進行。

（六）加大對檔案管理硬件設施的投入

在醫(yī)院文書檔案管理工作中，要不斷加大對檔案管理硬件設施的投入，確保檔案管理工作的質(zhì)量。在檔案管理工作中不僅需要相關(guān)的硬件設備，而且要配備技術(shù)較強、政治思想好以及綜合素質(zhì)較好的人員來進行管理工作，這樣做不僅可以提高醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量，而且能夠為醫(yī)療、保健以及管理等各項提供相應的服務。在醫(yī)院文書檔案管理工作中要及時引進先進的技術(shù)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)文字、圖片以及聲像等不同形態(tài)的醫(yī)院文書檔案管理工作。與此同時要不斷加強文書檔案以及檔案室的安全管理。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，要做好相關(guān)的查閱記錄，并且要做好保密工作，確保醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量。

五、結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項專門性的工作，對于醫(yī)院來說，文書檔案管理工作是至關(guān)重要的。文書檔案管理人員要從全局出發(fā)，并且要嚴格把握好每一道程序以及每一個環(huán)節(jié)，確保文書檔案管理工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展。在醫(yī)院文書檔案管理過程中，要建立科學的、合理的管理制度，為文書檔案管理工作提供堅實的理論基礎。

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