文/右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 盧曉茜

一、醫(yī)院文書檔案

醫(yī)院文書檔案收集的是上級領(lǐng)導(dǎo)及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動的最原始的資料其是醫(yī)院發(fā)展的見證，記錄醫(yī)院每個輝煌的時刻，證明每個工作人員的工作成績。醫(yī)院文書檔案中保存著各種重要的資料，其是構(gòu)成醫(yī)院的重要組成部分之一。醫(yī)院文書檔案具有規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、服務(wù)性以及保密性等特點，具體表現(xiàn)為：

（一）規(guī)范性

醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性是表現(xiàn)為各種公文的用紙、書寫、書面等方面都要清潔、干凈、整潔、工整。對于醫(yī)院來說，文書檔案非常的重要，其中含有醫(yī)院各個科室的工作檔案。對于文書檔案提出規(guī)范進行的要求，是提高文書檔案應(yīng)用價值最基本的要求，也是做好醫(yī)院文書檔案管理工作最基本的保障。

（二）標(biāo)準(zhǔn)性

醫(yī)院文書檔案中包括醫(yī)院各種重大事件、部門的公文以及工作人員的個人成績等等信息，對文書檔案進行統(tǒng)一的收集、管理、鑒定、保管等，促使醫(yī)院文書檔案形成標(biāo)準(zhǔn)化，這對于提高文書檔案的應(yīng)用價值有很大幫助。只有向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案，才能有助于提高文書檔案的利用。因此，醫(yī)院文書檔案要保持標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范。

（三）服務(wù)性

在醫(yī)院開始文書檔案工作的目的有兩方面，其一是準(zhǔn)確的記錄下醫(yī)院的發(fā)展、保存醫(yī)院重要的資料。其二是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供參考資料。醫(yī)院文書檔案并不是醫(yī)院的擺設(shè)，其最大作用是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層，如根據(jù)文書檔案中相關(guān)資料進行編研或統(tǒng)計等工作，促使文書檔案資源得到合理的利用?？梢哉f，文書檔案的構(gòu)建就服務(wù)于醫(yī)院的，促進醫(yī)院發(fā)展。因此，醫(yī)院文書檔案具有較強的服務(wù)性。

（四）保密性

由于醫(yī)院文書檔案中有很重要的公文或資料，保證文書檔案的安全非常的重要。由于當(dāng)前醫(yī)院文書檔案有兩種類型，即單子文書檔案和傳統(tǒng)的紙制文書檔案。紙制文書檔案的保密，是加強文書檔案管理工作。對于電子文書檔案的保密是設(shè)置保密措施，如設(shè)置密碼或加電子鎖等等。

二、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

文書檔案是醫(yī)院重要組成部分之一，有效的管理醫(yī)院文書檔案能夠提高文書檔案更加的規(guī)范、安全、標(biāo)準(zhǔn)。但是，當(dāng)下我國很多醫(yī)院注重醫(yī)院治療方面的發(fā)展，忽視文書檔案管理工作，促使其存在多種不足和弊端，無法有效的監(jiān)督和控制醫(yī)院文書檔案正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化進行。

（一）文書檔案意識薄弱

無論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層還是普通工作人員都缺乏文書檔案意識，認(rèn)為文書檔案僅僅是保存公文、員工個人成績、醫(yī)院重大事件資料等所展開的一項工作。未意識到文書檔案的重要性，這大大浪費文書檔案資源。醫(yī)院工作人員的文書檔案意識薄弱將直接導(dǎo)致文書檔案資源的應(yīng)用價值無法發(fā)揮出來，是一種嚴(yán)重的資源浪費現(xiàn)象。

（二）文書檔案管理機構(gòu)不夠完善

進行文書檔案管理工作的目的是促使文書檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化進行。為了促使文書檔案管理工作能夠正規(guī)的進行，通常醫(yī)院都構(gòu)建文書檔案管理機構(gòu)對管理工作的各方面進行約束，從而保證醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范進行。事實上，我國很多的文書檔案管理機構(gòu)不夠完善，對于文書檔案管理各方面工作沒有標(biāo)準(zhǔn)的、明確的條款來約束，如由病案室管理需要管理 X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等，文書檔案管理機構(gòu)沒有對病案室管理提出詳細(xì)的約束條例，促使病案室管理比較混亂。

（三）文書檔案硬件設(shè)施投入低

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種先進技術(shù)應(yīng)用各行各業(yè)中。此種情況下，文書檔案硬件設(shè)施卻嚴(yán)重缺乏，主要在于醫(yī)院對于文書檔案硬件投入較低。文書檔案硬件設(shè)施投入較低表現(xiàn)在多方面，其中尤為嚴(yán)重的是檔案存放空間有限，這促使越來越多的文書檔案無處放置。為了將文書檔案都能夠放置在檔案室中，管理人員往往將不同類型的文書檔案放置在一起，促使各種文書檔案混淆在一起，嚴(yán)重影響文書檔案的收集、利用和開發(fā)?？梢?，醫(yī)院文書檔案設(shè)施投入低，文書檔案管理的很多工作受到限制，管理水平降低。

（四）文書檔案管理工作人員素質(zhì)低

由于醫(yī)院文書檔案中包含重要的公文、工作人員重要的個人信息等。開展文書檔案管理工作的目的之一是保證醫(yī)院重要檔案不被泄露出去，避免給醫(yī)院或者個人帶來不不必要的麻煩。文書檔案管理的主體是管理人員，管理人員的素質(zhì)在一定程度決定文書檔案管理工作的質(zhì)量和水平，在一定程度上決定檔案是否被泄露。目前，我國大多數(shù)醫(yī)院的文書檔案管理人員素質(zhì)較低，理論水平不高、文化程度較低，促使管理人員對文書檔案的重要性不夠了解，對于如何有效的管理文書檔案比較欠缺，促使文書檔案管理工作質(zhì)量較差，工作效率較低，在一定程度上影響文書檔案的合理利用和開發(fā)。所以，文書檔案管理人員素質(zhì)低是導(dǎo)致具體管理工作出現(xiàn)問題的重要因素之一。

三、加強醫(yī)院文書檔案管理的對策

文書檔案是醫(yī)院重要的資源，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)，促使醫(yī)院發(fā)展。為最大限度的提高文書檔案的應(yīng)用價值，需要不斷的優(yōu)化和完善文書檔案管理工作，促使文書檔案更加的正規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及安全，從而提高文書檔案的應(yīng)用性。因此，加強醫(yī)院文書檔案管理顯得尤為重要。加強醫(yī)院文書檔案管理的對策是：

（一）明確歸檔范圍

收集歸檔是醫(yī)院文書檔案管理的基礎(chǔ)和核心工作，而是明確文書檔案的歸檔范圍是文書檔案收集的前提和保障。明確文書檔案的歸檔范圍能夠提高管理工作效率和工作質(zhì)量，促使文書檔案管理更加的方便快捷。重新明確文書檔案歸檔范圍主要包括三部分。

1.確定歸檔主線。從文書檔案的特點和形成規(guī)律出發(fā)，針對醫(yī)院各個科室的檔案進行合理的分析，確定各個科室具有應(yīng)用價值的文檔，從而規(guī)劃各個科室檔案的范圍。就規(guī)劃的檔案范圍與相應(yīng)的科室進行溝通，對規(guī)劃的檔案范圍進行調(diào)整，從而確定檔案范圍。

2.檔案的分類。以往文書檔案管理存在重復(fù)度和冗余度的現(xiàn)象，在一定程度上影響文書檔案管理工作質(zhì)量和效率。對檔案進行重新的分類，按照各個科室進行合理的歸類，根據(jù)文書檔案的重要性規(guī)劃文書檔案的保存年限，從而將文書檔案合理的分類，避免相似的文檔混淆，影響文書檔案的應(yīng)用。

3.檔案的收集。以新確定的文書檔案的歸檔范圍為標(biāo)準(zhǔn)，進行檔案的收集。檔案管理工作人員要嚴(yán)格按照歸檔范圍來收集各科室的文檔，對收集的檔案進行檢查和統(tǒng)計，保證文書檔案的齊全和完整。

（二）重視隊伍建設(shè)

上文中已經(jīng)提及管理人員是決定文書檔案管理水平高低的重要因素之一。醫(yī)院需要建立一支高素質(zhì)、高水平、具有知識內(nèi)涵的文書檔案管理隊伍，有效的、規(guī)范的、合理的進行各項文書檔案管理工作，提高管理水平。如何建立高素質(zhì)的、高水準(zhǔn)的文書檔案管理隊伍成為關(guān)鍵的問題。為解決此問題，醫(yī)院需要重視檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，將如何培養(yǎng)管理的人員素質(zhì)作為醫(yī)院會議討論的內(nèi)容之一，從而提出具體的培養(yǎng)計劃。例如，醫(yī)院定期開展的檔案管理交流大會，圍繞文書檔案管理進行探討和溝通；開設(shè)文書檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，給檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，從而提高管理人員的管理能力；對檔案管理人員進行文書檔案管理理念宣傳教育，轉(zhuǎn)變管理人員的觀念，促使檔案管理人員意識到文書檔案管理工作的重要性，從而提高工作質(zhì)量。

（三）采用先進的手段

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，科學(xué)的進步。在文書檔案管理工作中運用先進的科學(xué)手段，能夠提高文書檔案管理的水平。醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的推行就打破傳統(tǒng)人工管理的模式，降低人力資源的浪費，提高管理工作的有效性，促使文書檔案管理自動化發(fā)展。應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)進行文書檔案管理，首先是選擇合適的醫(yī)院文書檔案管理軟件，應(yīng)用計算機進行的檔案的整理、立卷、編號、檢索、存儲和查閱，并將文書檔案管理軟件與醫(yī)院自動化辦公系統(tǒng)有效的連接，形成一個系統(tǒng)。其次，將醫(yī)院各個科室的檔案及時存儲在軟件中，應(yīng)用軟件的自動化功能，能夠有準(zhǔn)確的將各種檔案進行合理的分類，保證各種類型的檔案的合理分化。應(yīng)用先進的軟件系統(tǒng)管理文書檔案，能夠大大提高管理工作的質(zhì)量和效率，促使管理工作正規(guī)化、高效化，自動化發(fā)展?？梢?，采用先進的手段能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)化和完善文書檔案管理工作。

（四）增強服務(wù)意識

檔案管理人員應(yīng)該深入到各職能部門及臨床第一線了解醫(yī)療、科研、教學(xué)工作對檔案信息的需求，根據(jù)各類不同需求的特點，有針對性地為醫(yī)療、科研、教學(xué)工作提供信息，使各部門在實踐中充分認(rèn)識到檔案對其工作。增強檔案管人員的服務(wù)意識，將能夠明確文書檔案的服務(wù)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重要性，從而推動文書檔案管理人員能夠全身心的投入到管理工作中，合理的分類的文書檔案，做好檔案的封存。掌握各種檔案放置的位置，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的文書檔案等等。促使文書檔案管理工作更加規(guī)范的進行，提高文書檔案的應(yīng)用價值。

四、結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供重要的依據(jù)，促進醫(yī)院發(fā)展。提高文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、保密性、服務(wù)性，促使文書檔案有效的服務(wù)于醫(yī)院。這需要在醫(yī)院開展文書檔案管理工作，其是以文書檔案為中心，對其進行有效的監(jiān)督和控制，能夠提高文書檔案的應(yīng)用價值。但是，文書檔案管理工作受文書檔案意識薄弱、文書檔案管理機構(gòu)不夠完善、文書檔案硬件設(shè)施投入低、文書檔案管理工作人員素質(zhì)低等因素的影響，導(dǎo)致的管理水平不斷的降低，無法發(fā)揮檔案管理的作用。對于此種情況，需要明確歸檔范圍、重視隊伍建設(shè)、采用先進的手段、增強服務(wù)意識等加強文書檔案管理，從而有效的監(jiān)督和控制文書檔案。

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