文/云南省曲靖市第三人民醫(yī)院 孫健

照片檔案是一種有價值的歷史記錄，主體包括國家機或者個人的社會活動，對國家和社會來說具有很高的保存價值，主要以感光材料為載體，并且在照片檔案上輔以一些文字記述。但是隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，檔案載體發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)的照片保存不受到重視，導(dǎo)致照片檔案管理比較落后。

一、照片檔案管理的幾個環(huán)節(jié)

照片檔案管理主要包括照片的產(chǎn)生、收集、整理、保管等幾個環(huán)節(jié)。在照片的產(chǎn)生環(huán)節(jié)中一般只要是有保存意義和價值的照片都可以進(jìn)行保存；收集環(huán)節(jié)是做好照片檔案管理工作的基礎(chǔ)。收集工作要落實到具體的攝影攝像部門，由攝像人員負(fù)責(zé)記錄活動的相關(guān)事項。在每一次的拍攝完成后要及時的將收集到的各種信息進(jìn)行登記。整理環(huán)節(jié)中，首先要確定一個科學(xué)的整理原則和分類方案，整理方法要具體詳細(xì)，完成照片整理后要認(rèn)真填寫備考表，包括將照片形成過程中需要說明的問題填寫清楚，并簽全名以示責(zé)任；在照片的保管環(huán)節(jié)中要注意保管庫房的溫度以及濕度，加強對照片檔案管理室的管理。

二、當(dāng)前醫(yī)院照片檔案管理工作分析

（一）醫(yī)院照片檔案管理制度執(zhí)行力度弱

在當(dāng)前的醫(yī)院照片檔案管理工作中，都是有著相關(guān)的管理制度作指導(dǎo)，但執(zhí)行力度還是不夠。雖然醫(yī)院規(guī)定了檔案管理制度，但是由于制度沒有完全落實到實處，對檔案管理規(guī)定的執(zhí)行力度不到位，對沒有按規(guī)定移交檔案室的照片采取相應(yīng)的措施，這也就造成了醫(yī)院的照片檔案管理難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（二）管理工作人員的工作意識不足

醫(yī)院照片檔案管理工作人員大部分非專業(yè)人員，因此工作人員在進(jìn)行一系列的管理工作中會有比較薄弱的完整歸檔意識。特別是針對照片檔案，不能夠做到及時歸檔。有的部門認(rèn)為將照片移交檔案室，使用時難于尋找，放在本部門便于尋找，因此并沒有將照片移交檔案室；有的人認(rèn)為拍攝照片屬于其本人作品，照片應(yīng)該由本人保管；有的工作疏忽，將應(yīng)該上交檔案室的照片沒有及時的進(jìn)行歸納等等，上述行為都會導(dǎo)致檔案資料的回歸受到影響。

（三）照片檔案并沒有形成產(chǎn)生、收集、整理、保管、利用的管理模式

最早時照片生成的過程是有傳統(tǒng)的照相機對辦公室或者單位活動進(jìn)行統(tǒng)一的拍照，照片的收集較為的集中和單一，出現(xiàn)照片沒有及時歸檔的情況很少。但是隨著電子產(chǎn)品的發(fā)展，出現(xiàn)了數(shù)碼照相機，醫(yī)院部分科室在配備相關(guān)設(shè)備之后可以在進(jìn)行科研、教學(xué)、討論等活動中進(jìn)行比較完善的電子記錄。照片都由拍攝者存在自己的計算機磁盤或者光盤上。這種做法就會影響照片的收集和歸納。在利用照片檔案時查找困難，使照片檔案失去了保存和利用價值。

三、對照片檔案管理的對策

（一）熟知醫(yī)院照片檔案管理原則，做好重點范圍的管理工作

在對醫(yī)院照片檔案進(jìn)行管理的工作中要嚴(yán)格遵循“統(tǒng)一整合、分類管理”的基本原則，將醫(yī)院的制度及管理辦法全部落實到實處。但是數(shù)碼照片在收集和保管以及利用上比傳統(tǒng)照片要復(fù)雜，難度加大。因此對數(shù)碼相機拍攝的照片，要配備相應(yīng)的電腦和刻錄設(shè)備，保證檔案的完整保存。然后為了保證傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片檔案的完整及管理安全，醫(yī)院內(nèi)部對于有管理需要和調(diào)閱需要的部門科室都應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院管理制度的基礎(chǔ)之上完善好適合自己科室特點的相關(guān)規(guī)則，將檔案由產(chǎn)生、收集到最后的整合、歸檔都循而有序地完成。

照片的篩選，在選擇過程中要主體鮮明，影響清晰，畫面完整。照片檔案最為主要的特點就是可以將事件是主體特征全面、詳盡地反映出來。照片檔案應(yīng)該能夠客觀真實的反映事件的內(nèi)容。對于將照片存入計算機磁盤中或者光盤中的照片，要對照片進(jìn)行去偽存真，篩選出其中具有代表性和最重要的照片。要控制冗余，不可重復(fù)收集整理內(nèi)容相似的照片檔案。另外，醫(yī)院的紀(jì)實照片是不同于藝術(shù)攝影的照片，藝術(shù)攝影照片的出發(fā)角度是將食物更加的美化，而醫(yī)院紀(jì)實照片為了是真實的反映事件的內(nèi)容與細(xì)節(jié)。在重要活動中拍攝的照片不能夠隨意的改動，添加好合成。要盡可能的保存照片的原始數(shù)據(jù)，保證照片的真實性和有效性。數(shù)碼照片和傳統(tǒng)照片在歸檔范圍和分類方法方面可以進(jìn)行互相借鑒，依據(jù)性狀需要來做好最優(yōu)化的管理。其中在歸檔各項信息記錄時，相應(yīng)時間、格式、像素以及檔案光盤的數(shù)據(jù)備份等要做出具體的規(guī)定。傳統(tǒng)照片在存檔時要與底片同時歸檔，并且在檔案內(nèi)容上注明事情發(fā)生的主要要素。

在工作中要將歸檔范圍明確清楚。醫(yī)院內(nèi)所有科室具有保存價值的照片都應(yīng)該移交檔案部門進(jìn)行整理歸檔。照片的歸檔范圍包括：關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)黨政指導(dǎo)方面的工作照片，上級領(lǐng)導(dǎo)做工作視察以及參加院內(nèi)部分科研活動的照片；教學(xué)和科研學(xué)術(shù)方面的活動照片，例如醫(yī)院在承擔(dān)國內(nèi)、國際的大型交流座談會，國內(nèi)外知名專家蒞臨考察等活動的照片；新技術(shù)、典型病例以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、健康教育等的照片；各種創(chuàng)建活動方面的照片；文明醫(yī)院的建設(shè)以及醫(yī)院治療技術(shù)達(dá)標(biāo)等的照片；有關(guān)醫(yī)院節(jié)假日期間舉辦的晚會、文體活動方面的照片，包括有內(nèi)部職工運動會、比賽項目、開幕式、閉幕式等，還有其他有重大意義和保存價值的照片。

（二）落實到位照片檔案管理，便于后期的調(diào)取及利用

1.加強對照片檔案管理的宣傳力度，爭取各部門的支持。我國大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理方面都做出了較為系統(tǒng)的規(guī)定，對檔案的接收、收集和移交等操作都有明確的限制。其中規(guī)定，要利用現(xiàn)代化的信息手段和媒介進(jìn)行廣泛的宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的工作人員都能夠認(rèn)識到照片檔案管理的重要性。醫(yī)院在重大活動工作中產(chǎn)生的照片是醫(yī)院歷史記錄和未來發(fā)展的重要資料，與一般的文字檔案的作用不一樣。加強照片檔案管理的宣傳工作，掌握并運用相關(guān)的檔案知識，這不僅對提高照片檔案管理質(zhì)量大有幫助，同時也充分調(diào)動有關(guān)部門和檔案工作人員的工作熱情與自覺性。其中爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持能夠更加使照片檔案收集工作順利進(jìn)行。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，也是改變照片檔案管理工作現(xiàn)狀的方法。有些檔案管理人員是兼職人員，因此，在選擇醫(yī)院檔案管理工作人員時要嚴(yán)格要求；隨著電子產(chǎn)品的產(chǎn)生，高科技發(fā)展越來越迅速，對檔案工作的要求也越來越嚴(yán)格，檔案人員必須加強自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的提高。學(xué)習(xí)照片檔案管理方面的知識，將醫(yī)院及科室內(nèi)檔案管理原則牢記，靈活運用照片檔案收集、整理、調(diào)取和利用等方面的知識。

3.加強對照片檔案的歸檔整理。在檔案管理活動中，數(shù)碼照片檔案的整理是一項全新的內(nèi)容，是目前重要的聲像檔案資源。簡要介紹照片檔案歸檔的要求：首先，將收集到的照片檔案產(chǎn)生時間及收集時間記錄好，依據(jù)歸檔時間及相關(guān)資料的存檔要求特性來進(jìn)行分類整理。例如部分照片資料對時間的要求比較多，在某時間需要做特定的整理和調(diào)取。在嚴(yán)格的制度要求下以時間為分類軸實行管理。其次，傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片的整理。比如在需要保存的一張或者一組照片上要有相關(guān)的文字說明，進(jìn)行整理歸檔、編目和統(tǒng)一存放。最后是數(shù)碼照片的保管和保護。由于數(shù)碼照片的特殊性，一般會存在計算機磁盤或者光盤上，數(shù)碼照片整理后應(yīng)該按照年度刻錄光盤，并且采取一式兩套的方法，其中一套入庫保存，另外一套供醫(yī)院其他的活動利用。如果是刻錄到光盤上，應(yīng)該定期的重新刻錄光盤，一面光盤內(nèi)容的毀損。

4.加強檔案的庫房管理。在照片檔案管理中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)照片資料的性質(zhì)需要配置符合一定條件的檔案裝置，主要考慮的方面包括有防盜、防磁、防塵和防潮、防高溫等。檔案存放的庫房溫度應(yīng)當(dāng)保持在合理水平，通常來講可以在14—24℃，濕度建議保持在40%—55%，這些條件是照片得以長久保存的重要保證。如果是存在計算機的磁盤中，要定期的對磁盤進(jìn)行殺毒，一面磁盤中的照片信息收到病毒的感染；如果是存在磁盤中，磁盤最好是每四年進(jìn)行重新的刻光盤，一面光盤內(nèi)容出現(xiàn)毀損的現(xiàn)象。

四、加強對照片檔案的管理，提升醫(yī)院文化建設(shè)

（一）立足責(zé)任意識，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)也取得很大的進(jìn)步。其中最大的變化是院容院貌的改變。在這個過程中相機及時的記錄下了醫(yī)院的變化，將醫(yī)院由小到大，迅速發(fā)展的歷程以照片檔案的形式記載。因此，曾經(jīng)在醫(yī)院工作過的老職工看到照片檔案，回憶起當(dāng)年艱苦創(chuàng)業(yè)的情境便會觸景生情。展示的這些照片檔案一方面記載了老一代醫(yī)務(wù)工作者克服困難，創(chuàng)造出的輝煌成績。另一方面也在告誡醫(yī)護人員要珍惜現(xiàn)在良好的工作環(huán)境，熱愛本職工作，樹立起以“病人為中心”的服務(wù)態(tài)度，提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

（二）提升醫(yī)院文化，豐富精神內(nèi)涵

醫(yī)院的文化建設(shè)體現(xiàn)在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過程中，積極良好的醫(yī)院文化對于增強職工凝聚力，提高醫(yī)院核心競爭力都有非常大的推動作用。宣傳欄是當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院開展文化傳播的重要媒介，可以將醫(yī)院多年來積淀的精神底蘊加以宣傳，向患者樹立起醫(yī)院偉大的形象。照片的視覺沖擊力強，有趣味性，使讀者能夠快速領(lǐng)會到醫(yī)院的精神文化內(nèi)涵。近年來各家醫(yī)院都重視起醫(yī)院的文化建設(shè)，立足于此，更是不斷地提高醫(yī)療質(zhì)量，落實管理規(guī)范，轉(zhuǎn)化服務(wù)理念，用院訓(xùn)來激勵和提升醫(yī)院職工的素質(zhì)和服務(wù)態(tài)度。把演講比賽、抗震救災(zāi)、愛心捐助和醫(yī)療隊下鄉(xiāng)等活動的照片貼到宣傳欄上，能夠極大的提高醫(yī)務(wù)人員的榮譽感。使醫(yī)院干部職工對醫(yī)院產(chǎn)生更加強烈的歸屬感和責(zé)任感。

五、總結(jié)

相比于醫(yī)院內(nèi)的文本檔案，照片檔案有著相對的特殊性和價值性，在醫(yī)院工作中也會發(fā)揮更大的意義及作用。作為醫(yī)院文化精神建設(shè)的一部分，照片檔案管理必須要從日常抓起，切實提高綜合管理水平，不斷豐富醫(yī)院的文化內(nèi)涵。

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