文/肇慶鼎興建設(shè)服務(wù)有限公司 何艷清

為了滿足利用者對(duì)檔案多方面的需要，檔案的檢索體系是從不同角度揭示館、室藏，而建立起來的各種檢索工具的體系。

一、什么是檔案檢索

所謂檔案檢索，就是利用檔案檢索工具，對(duì)所需的檔案進(jìn)行查找的過程。通過檔案檢索，利用者可以了解檔案的有關(guān)線索（如檔案的主要內(nèi)容、時(shí)間、責(zé)任者、準(zhǔn)確題名、檔案號(hào)、載體形態(tài)等），以決定是否調(diào)檔或調(diào)用檔案提供條件。檔案檢索的任務(wù)，是為了檔案利用者理念快速、更準(zhǔn)確、完整地找到自己所需要的檔案信息或檔案實(shí)體。

二、進(jìn)行檔案檢索的必要條件

1.要有用于檢索的檔案檢索工具。檔案檢索工具是由經(jīng)過選擇和壓縮的檔案信息編制而成的，利用者可以借助檔案檢索工具，了解館、室藏檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，并依據(jù)檢索工具提供的線索調(diào)閱檔案。

2.有明確的檢索對(duì)象。檢索對(duì)象是否明確是決定檢索工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵，尤其是檔案利用者委托檔案人員進(jìn)行的檢索中，利用者必須將自己所需要明確告訴檔案人員，否則檢索工作將無(wú)法進(jìn)行。

三、檔案檢索工具

檔案檢索工具既是存儲(chǔ)、查找、報(bào)道檔案信息手段，也是檔案管理與開發(fā)利用的重要工具。檔案檢索工作是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

1.檔案檢索工具的基本職能包括存貯和檢索兩種。存貯的過程，就是編制檔案檢索工具的過程，它使檔案信息由分散至集中，由零亂到系列化。檢索的職能，可以按照一定的檢索方法，從存貯的線索中找到要查找檔案的存址標(biāo)識(shí)，然后取出所要查找的檔案。存貯是檢索的基礎(chǔ)和前提，檢索是存貯的應(yīng)用和反饋。沒有存貯，就無(wú)法檢索，沒有檢索，存貯也就失去了意義。

2.按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，檢索工具的種類和形式：按編制方法劃分，可分為目錄、索引、指南三大類；按檢索手段劃分，可分為手檢工具與機(jī)檢工具兩大類；按使用對(duì)象分，可分為公務(wù)性和開放性的檢索工具；按檢索功能劃分，可分為查找性與報(bào)道性兩種；按檢索范圍劃分，可分為全宗（或其部分）目錄或?qū)ｎ}目錄等等。按其檔案檢索工具的載體形態(tài)分，可分為卡片式檢索工具、簿冊(cè)式檢索工具、計(jì)算機(jī)機(jī)檢索系統(tǒng)。

四、檔案檢索體系的建設(shè)

檔案檢索體系，是指從不同角度揭示館、室藏，為滿足利用者的需要而建立起來的各種檢索工具的體系。它是由一個(gè)各司其職，又相互補(bǔ)充的若干檢索工具組成的具有一定效率的檢索工具整體。建立合理、實(shí)用的檔案檢索體系，是做好檔案利用和服務(wù)工作的重要基礎(chǔ)。

1.檢索體系的必備條件：必須由兩種以上的不同的檢索工具組成，各種檢索工具之間有明確分工又互為補(bǔ)充，能從不同角度去揭示館、室藏檔案的內(nèi)容和外形特征，可提供較多的查找線索，具有一定檢索效率。

2.建立檔案體系的要求：檔案檢索體系必須是一個(gè)有效的系統(tǒng)，同時(shí)要使手檢與機(jī)檢銜接起來。所以，要掌握好建立檔案檢索體系的條件性、實(shí)用性和專一性要求。

首先，建立檔案檢索體系，必須依據(jù)一定的條件，一切從實(shí)際出發(fā)。檔案館、室應(yīng)經(jīng)類型、規(guī)模、任務(wù)、收藏檔案的特點(diǎn)、利用對(duì)象和利用需要為依據(jù)，以人力、物力為條件，建立適合本館、室情況的實(shí)用的檢索體系。一般來說，規(guī)模較大、館藏豐富、門類繁多的檔案館、室，檢索工具也相應(yīng)較多，而規(guī)模小、檔案數(shù)量少的檔案館、室，檢索工具也相應(yīng)較少。

其次，建立檔案檢索體系，必須以效率為先，講求方便實(shí)用。檔案檢索體系應(yīng)是一個(gè)多種形式、多種層次、多種結(jié)構(gòu)、相互間既有明確分工又有緊密聯(lián)系的有機(jī)整體，必須注重實(shí)用性。同時(shí)，還要注意手檢與機(jī)檢的銜接，在著錄時(shí)，應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定進(jìn)行。

最后，建立檔案檢索體系，要防止檢索工具之間的重復(fù)和平行，保持每一檢索工具的專一性。為此，應(yīng)確立以分類目錄為主導(dǎo)的檔案檢索體系，同時(shí)正確處理好開放目錄與公務(wù)目錄、分類目錄與其它目錄以及不同形式檢索工具之間的關(guān)系，消除檢索工具之間的平行和重復(fù)，使每一種檢索工具都有其獨(dú)特的檢索功能。

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