文/寧德市國(guó)土資源檔案管理中心 余松艷

進(jìn)入21世紀(jì)，伴隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展以及“城市化”浪潮進(jìn)程的加快，城市建設(shè)用地的規(guī)模逐年擴(kuò)大，特別是城鄉(xiāng)一體化多元格局的發(fā)展，導(dǎo)致對(duì)建設(shè)用地的需求日趨旺盛，伴隨著建設(shè)用地供應(yīng)、審批、流轉(zhuǎn)產(chǎn)生的國(guó)土資源用地檔案格外引人關(guān)注。國(guó)土資源用地檔案屬于國(guó)土資源檔案中的一種，它由農(nóng)用地轉(zhuǎn)用征用和集體土地建設(shè)用地審批兩大類檔案構(gòu)成，內(nèi)容豐富、涵蓋了農(nóng)用地轉(zhuǎn)用批復(fù)、審理意見、項(xiàng)目選址意見書、國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)出讓合同等諸多文件，雖然它的數(shù)量不能和國(guó)土資源檔案中浩瀚的地籍檔案相比，但是卻是國(guó)土資源檔案中最具特色和分量的一種檔案。如果說國(guó)土資源局給人的傳統(tǒng)第一印象是所謂的“批地”和“發(fā)證”的職能的話，那么國(guó)土資源用地檔案就是通俗所說的涉及“批地”檔案。而正是有了國(guó)土資源用地檔案中按照國(guó)家土地法等相關(guān)的法律批準(zhǔn)的國(guó)有土地使用權(quán)出讓和農(nóng)用地轉(zhuǎn)用等方案，才有了我們生活中不斷日新月異的城市建設(shè)發(fā)展。那對(duì)于如此重要的國(guó)土資源用地檔案該如何進(jìn)行科學(xué)的管理，這就是值得我們深思的一個(gè)問題。

一、國(guó)土資源用地檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，在基層實(shí)踐中，國(guó)土資源用地檔案的管理常常處于一種尷尬的境地。以福建省為例，在省、市一級(jí)的國(guó)土資源廳（局）中，設(shè)有專門性的檔案管理機(jī)構(gòu)即綜合性檔案館，由專人負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)土資源用地檔案進(jìn)行收集和管理，并及時(shí)將用地檔案進(jìn)行分類歸檔，這樣對(duì)于用地檔案的保護(hù)和保存起到了較好的作用。但是，在縣一級(jí)的國(guó)土資源局及下屬機(jī)構(gòu)國(guó)土所中，由于辦公設(shè)備和經(jīng)費(fèi)的條件限制，以及專業(yè)檔案管理人才的缺乏，導(dǎo)致大量的用地檔案沒有進(jìn)行分類歸檔裝置于專業(yè)檔案盒，也沒有存放于專業(yè)的檔案庫(kù)房，經(jīng)常是堆積于相關(guān)的用地業(yè)務(wù)科室，需要查找用地檔案時(shí)再急急忙忙的找出利用，過后仍然是隨意堆放。這樣不僅用地檔案的安全無(wú)法保證，也不利于用地檔案的科學(xué)管理。特別是基層用地科室的工作人員沒有具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在用地檔案文件資料的收集上常常是收集不齊全，導(dǎo)致一但需要相關(guān)文件時(shí)打開用地檔案，才發(fā)現(xiàn)相關(guān)的資料根本沒有保存，而遺失審批文件的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。只有通過加強(qiáng)國(guó)土資源用地檔案的管理，才能更好的發(fā)揮國(guó)土用地檔案的作用。

二、加強(qiáng)國(guó)土資源用地檔案管理的措施

（一）開展源頭控制，進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)土資源用地檔案的文件資料收集工作

用地檔案來自用地科室，內(nèi)容涉及農(nóng)用地轉(zhuǎn)用、工業(yè)用地“招拍掛”、征收土地、農(nóng)村“三舊”改造等類別，而其中征收土地的用地檔案所占分量最大。根據(jù)《中華人民共和國(guó)土地管理法》的規(guī)定，征收土地實(shí)行國(guó)務(wù)院和省級(jí)人民政府兩級(jí)審批，取消市、縣人民政府征收土地的審批權(quán)。因此，大量的用地檔案存放于市、縣兩級(jí)的國(guó)土資源局用地科室中。而目前福建省采用的是用地內(nèi)網(wǎng)報(bào)件網(wǎng)上審批系統(tǒng)，該系統(tǒng)尚未完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案功能，由于該系統(tǒng)建設(shè)的滯后性，就導(dǎo)致了用地檔案資料收集不完全，進(jìn)而影響對(duì)于用地檔案的管理。以建設(shè)用地報(bào)審為例，目前雖然可以將基本的用地報(bào)件通過電子化數(shù)據(jù)掃描存儲(chǔ)進(jìn)內(nèi)網(wǎng)等待省國(guó)土資源廳審批，但是涉及建設(shè)用地的批文確是無(wú)法實(shí)現(xiàn)在線、實(shí)時(shí)的電子簽批，依然需要等待紙質(zhì)的公文審批單，并通過傳統(tǒng)的郵件方式送達(dá)，這就大大延長(zhǎng)了用地檔案文件資料收集工作的時(shí)間。這樣，也影響了用地檔案的及時(shí)裝訂整理，在基層實(shí)踐中，常常發(fā)現(xiàn)用地科室是每年整理一次用地檔案，無(wú)法做到每月及時(shí)的整理這些文件資料，因?yàn)闀r(shí)間間隔太久，那么導(dǎo)致有時(shí)找不到相關(guān)的文件材料也不足為奇。為此必須：一是加強(qiáng)對(duì)用地檔案的目錄要件進(jìn)行規(guī)范，用地檔案因?yàn)轭愋筒煌瑢?dǎo)致檔案內(nèi)的文件資料也不一樣，為此可以向國(guó)土資源地籍檔案一樣，將不同類型的用地檔案要件分門別類的列出，例如農(nóng)用地轉(zhuǎn)用和建設(shè)用地預(yù)審的檔案要件內(nèi)容就不一樣，只有明確了相應(yīng)的要件目錄，這樣就不僅簡(jiǎn)化了用地檔案的資料收集工作，也有利于用地檔案的規(guī)范化管理。二是加快對(duì)用地檔案的整理、分類、裝訂工作，確保至少半年內(nèi)整理一次用地檔案。在以往的經(jīng)驗(yàn)是，每年的年初對(duì)上一年的用地檔案進(jìn)行一次整理，但是由于間隔時(shí)間太長(zhǎng)就比較容易出現(xiàn)相關(guān)的文件資料丟失、難以查找到的情況，為此建議應(yīng)該至少半年就整理一次用地檔案，這樣不僅容易發(fā)現(xiàn)缺失的文件資料，也容易對(duì)存在的問題進(jìn)行補(bǔ)缺補(bǔ)漏。三是與相應(yīng)的檔案部門開展合作，對(duì)用地檔案收集工作的專業(yè)性開展指導(dǎo)，雖然相關(guān)的用地科室工作人員是收集用地檔案文件資料的一線人員，但是畢竟沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案培訓(xùn)，很多他們認(rèn)為的檔案整理就是拿夾子將相關(guān)的文件資料夾在一起或是裝訂一起，認(rèn)為用地檔案這樣就整理好了。所以有必要對(duì)他們進(jìn)行用地檔案收集工作開展指導(dǎo)。只有這樣才能促使他們更好地完成用地檔案的文件資料收集工作。

（二）加強(qiáng)基層檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提升國(guó)土資源用地檔案管理人員的專業(yè)化管理水平

目前，在基層的用地檔案管理中存在的問題是缺乏專業(yè)性的檔案管理人才，從事用地檔案管理工作的大都是兼職檔案管理員，他們從事的日常工作繁忙，缺乏專業(yè)的檔案技能培訓(xùn)，難以很好的勝任檔案管理工作，在?。ㄊ校┮患?jí)的國(guó)土資源廳（局）中，因有專設(shè)的檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)的經(jīng)費(fèi)以及人員編制保障，用地檔案的管理情況還較為樂觀。但在縣一級(jí)的國(guó)土資源局中，情況確是不容樂觀。因?yàn)闆]有設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)和人員從事檔案管理工作，且用地檔案通常直接存放于用地科室的辦公場(chǎng)所，并由用地科室的工作人員來兼任檔案管理員，因?yàn)樗麄兾唇?jīng)過檔案管理的專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致他們經(jīng)常具有隨意性，常常是將一堆用地審批文件用夾子一夾，就算完成用地檔案文件資料的收集，并隨意的堆放。既沒有對(duì)用地檔案進(jìn)行分類也沒有歸檔裝訂成冊(cè)放置于專業(yè)的檔案盒，這樣的檔案管理工作是差強(qiáng)人意，也不利于用地檔案的安全存放和利用。為此一是現(xiàn)有條件下要增強(qiáng)現(xiàn)有科室工作人員的檔案管理能力，對(duì)用地科室工作人員管理檔案的技能進(jìn)行培訓(xùn)，有條件的話應(yīng)讓其參加檔案局的上崗培訓(xùn)班，掌握基本的檔案管理技巧，發(fā)展現(xiàn)有人員成為兼職檔案管理員；二是盡快的設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配置全職的檔案管理員，縣級(jí)國(guó)土資源局至少應(yīng)當(dāng)在局內(nèi)部設(shè)立一間專門的檔案室和一名專職的檔案管理員，全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)用地檔案等國(guó)土資源檔案進(jìn)行管理；三是在條件許可的情況下，聘請(qǐng)專業(yè)檔案公司的工作人員，對(duì)已有的用地檔案進(jìn)行疏理，完成電子化的目錄，盡可能的對(duì)歷史遺留的用地檔案進(jìn)行整理，以便更好的保存利用這些檔案。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，開展國(guó)土資源用地檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源用地檔案的數(shù)字化

在傳統(tǒng)觀念里，國(guó)土資源用地檔案的管理，就是由專門的檔案管理人員對(duì)用地檔案進(jìn)行文件資料收集、整理歸檔成冊(cè)、用專門檔案盒存放于檔案庫(kù)房，坐等需要用地檔案的人員上門查檔提供檔案利用服務(wù)，偏重于“實(shí)物型”管理，特別是在基層檔案管理人員的老觀念中，只要是保管好庫(kù)房?jī)?nèi)的用地檔案不發(fā)生破損、遺失即可，至于用地檔案的開發(fā)和利用根本不在他們關(guān)心的范圍內(nèi)。但是近些年來隨著信息化建設(shè)的開展，特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的啟用和用地報(bào)件內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的建設(shè)，今后檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，由“實(shí)物型”檔案管理方式向數(shù)字化檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，開展用地檔案的信息化建設(shè)。今后在用地檔案的管理中，應(yīng)該逐步推進(jìn)電子數(shù)據(jù)化掃描，將用地檔案需要的報(bào)件資料和相關(guān)政府審批文件通過電子數(shù)據(jù)化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)字文件，并及時(shí)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）中的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)數(shù)據(jù)端口對(duì)接，這樣不僅方便用地檔案的實(shí)時(shí)保存也利于今后用地檔案的開發(fā)和利用。數(shù)字化檔案是今后檔案管理的趨勢(shì)，國(guó)土資源用地檔案也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷的進(jìn)行更新，這樣才能在數(shù)字化的檔案浪潮中不斷進(jìn)取，不被淘汰。

國(guó)土資源用地檔案雖然數(shù)量不多，但是在國(guó)土資源所有檔案中占據(jù)著重要的地位，伴隨著城鎮(zhèn)化的建設(shè)和“城市化”進(jìn)程的不斷發(fā)展，用地檔案在城市建設(shè)用地、農(nóng)用地轉(zhuǎn)用、征地補(bǔ)償?shù)确矫鎸l(fā)揮著重要作用。加強(qiáng)國(guó)土資源用地檔案管理勢(shì)在必行，只有不斷加強(qiáng)國(guó)土資源用地檔案資料的收集、提高用地檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，做好國(guó)土資源用地檔案的數(shù)字化工作，才能更好地發(fā)揮用地檔案的作用，為今后的國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)。

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