淺談加強(qiáng)財(cái)政檔案管理的幾點(diǎn)技巧

文/河北省承德市雙灤區(qū)財(cái)政局 趙雅娟

財(cái)政檔案的管理目標(biāo)是服務(wù)于財(cái)政工作、助力于財(cái)政工作。因此，需要在工作中通過利用有效技巧來進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作。

一、加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作的必要性

財(cái)政檔案是在財(cái)政工作中形成的各種影像、文字及課件資料，不僅反映一個(gè)地區(qū)一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況，也可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)，具有非常重要的作用。

（一）規(guī)范日常財(cái)政工作

財(cái)政工作關(guān)系到國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的方方面面，如政府預(yù)算、部門財(cái)務(wù)、專項(xiàng)資金、財(cái)經(jīng)監(jiān)督等。在工作過程中形成的文件、影像等資料，必須通過檔案管理將各種財(cái)政文件進(jìn)行收集、歸類、整理。通過檔案管理制度可以規(guī)范檔案管理人員的行為，按照既定的程序、規(guī)則對財(cái)政資金情況、財(cái)政信息情況進(jìn)行真實(shí)記錄。財(cái)政檔案需定期歸納并真實(shí)上報(bào)，完成上級財(cái)政對下級財(cái)政的有效監(jiān)管，使各項(xiàng)財(cái)政資金收支有序。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)

通過檔案管理人員對各種財(cái)政信息進(jìn)行收集、歸納，通過下級財(cái)政上報(bào)給上級財(cái)政的方式，使上級了解該地區(qū)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展情況，從而制定與其相適應(yīng)的財(cái)政政策。

二、加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作的幾點(diǎn)技巧

近年來，各高校為財(cái)政工作輸送了大量學(xué)歷和工作能力都較高的工作人員，財(cái)政檔案管理人員的素質(zhì)也不斷提高，但是仍有一些亟需解決的問題需要我們在下一步的檔案管理工作中更加重視和規(guī)范，以滿足經(jīng)濟(jì)、社會(huì)不斷發(fā)展的需要，滿足現(xiàn)代化管理的需要。

（一）爭取上級及主管領(lǐng)導(dǎo)的重視

在實(shí)際工作中，有不少的領(lǐng)導(dǎo)干部注重可以為單位帶來效益的業(yè)務(wù)工作，而對檔案管理工作重視不夠。認(rèn)為檔案管理工作的主要任務(wù)就是保管好業(yè)務(wù)資料，做到資料不流失、不泄密，能夠應(yīng)付上級部門的查檔就可以。這種想法已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

財(cái)政檔案有其特殊性和優(yōu)勢，檔案管理人員要通過多角度宣傳、多方面匯報(bào)、多方位服務(wù)的方式，取得領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和重視程度。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視后，檔案管理人員要通過提取檔案材料中的有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供切實(shí)可行的工作建議和工作方法，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)，才能夠使檔案管理工作能夠長期健康運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)技能

在大多數(shù)的單位中，檔案管理歸在辦公室管理，沒有專門的檔案管理員，這種情況在財(cái)政工作中也存在。即使設(shè)置專門的檔案管理崗位，一般也由年齡較大、業(yè)務(wù)水平不高的人來承當(dāng)這項(xiàng)工作。

一是要不斷充實(shí)檔案管理人員力量，把專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長的人才充實(shí)到財(cái)政檔案隊(duì)伍中,健全完善檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu);二是要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理人員不僅要掌握財(cái)專業(yè)知識(shí)，也要通過不斷地學(xué)習(xí)掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)。

（三）采用現(xiàn)代化管理手段

因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，在資金投入上也比較少，而現(xiàn)代化的檔案管理需要不斷加強(qiáng)硬件水平，因?yàn)槿鄙儋Y金，導(dǎo)致在硬件配備上不能滿足實(shí)際工作需要。即使單位給配齊配全了各種硬件，也往往因?yàn)闄n案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，不熟悉電腦操作，而影響了檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。

一是加強(qiáng)硬件設(shè)施的資金投入。購置檔案管理需要的計(jì)算機(jī)、軟件等設(shè)備、設(shè)施，對老舊的設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。二是提高財(cái)政檔案管理人員的待遇。通過政治上關(guān)心、事業(yè)上激勵(lì)、生活上照顧、情感上尊重，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，從而更好的開展現(xiàn)代化的財(cái)政檔案管理工作。

（四）健全檔案管理制度

目前，縣區(qū)級檔案管理工作在建制方面存在的問題有：文件資料積壓，檔案整理滯后；檔案資料丟件、丟頁；檔案有借無還、不履行相關(guān)手續(xù)、超期借閱、借閱損壞；更嚴(yán)重的是，由于制度的漏洞，縣區(qū)級財(cái)政檔案有涂抹、修改、損毀現(xiàn)象的存在，嚴(yán)重破壞了財(cái)政檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

目前計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，檔案的安全性和可靠性問題也越來越被人們所重視。財(cái)政檔案涉及的保密材料和關(guān)鍵數(shù)據(jù)非常多，更需要不斷健全和完善檔案管理制度。因此，縣區(qū)財(cái)政管理部門應(yīng)根據(jù)新的發(fā)展形勢建立符合本部門工作實(shí)際的嚴(yán)密的、科學(xué)的管理制度，規(guī)范檔案管理的收集、整理、保管、使用的全過程，避免重要文件外泄或丟失，從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性，保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。

我縣區(qū)的財(cái)政檔案管理工作應(yīng)充分吸收其他地區(qū)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)做法，在實(shí)踐中不斷探索完善，以制度化、信息化促進(jìn)財(cái)政檔案工作的現(xiàn)代化，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，充分發(fā)揮財(cái)政檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

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