檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策研究

文/大慶油田工程有限公司檔案資料室 馬晶

21世紀(jì)以來(lái)，由于電子信息技術(shù)的爆炸性發(fā)展，人們的生產(chǎn)和生活發(fā)生了質(zhì)的改變。信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得各行各業(yè)都面臨改革的挑戰(zhàn)。作為我國(guó)基礎(chǔ)信息事業(yè)發(fā)展的主要內(nèi)容之一，檔案資源的信息化建設(shè)就顯得尤為重要。對(duì)于檔案資源建設(shè)來(lái)講，必須順應(yīng)時(shí)代潮流，并且緊跟信息化發(fā)展的趨勢(shì)，實(shí)施全面的檔案信息化建設(shè)，以適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)對(duì)檔案資源管理更高的要求。

一、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中暴露的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)的管理觀念需要轉(zhuǎn)變

現(xiàn)今社會(huì)正處在一個(gè)全面信息化發(fā)展的時(shí)代，信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，超出了絕大多數(shù)人的想象，并且給人們的傳統(tǒng)生產(chǎn)和管理理念造成劇烈的沖突。就現(xiàn)階段來(lái)看，在檔案資源管理工作中，仍就保留著管理至上的理念，而忽視對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用。一些管理者不能及時(shí)的更新觀念，造成新的管理技術(shù)和管理理論無(wú)法應(yīng)用到檔案資源管理工作中。此外，檔案資源管理工作的從業(yè)者對(duì)檔案資源管理的理解和認(rèn)識(shí)不夠深入，對(duì)檔案信息化建設(shè)沒(méi)有產(chǎn)生足夠的重視，導(dǎo)致了檔案資源管理與信息化建設(shè)的偏離，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）電子檔案的原始性得不到保證

電子檔案必須保證信息的原始性，才能具備法律、歷史等方面的效力和意義。但是，由于電子檔案在錄入、存儲(chǔ)和傳輸?shù)沫h(huán)節(jié)，很容易被人為的更改，因此，這也造成了電子檔案的原始性得不到保證。一些檔案管理機(jī)構(gòu)采用紙質(zhì)檔案和電子檔子共同管理的模式，這種方式消耗了大量的財(cái)力和人力，造成不必要的浪費(fèi)。

（三）電子檔案的管理面臨網(wǎng)絡(luò)安全的挑戰(zhàn)

電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全隱患源自?xún)煞矫嬉蛩兀阂皇窍嚓P(guān)管理者缺乏安全意識(shí)，造成信息泄露；另一方面是源自互聯(lián)網(wǎng)上的安全攻擊?；ヂ?lián)網(wǎng)是一個(gè)高度開(kāi)放的系統(tǒng)，雖然可以采用一些高新技術(shù)來(lái)改善電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，但是仍就會(huì)存在安全漏洞，這些漏洞一旦被不法分子利用，就會(huì)造成信息數(shù)據(jù)被竊；同時(shí)，電子檔案的管理還面臨人為的疏忽和遺漏，這些問(wèn)題都造成電子檔案的管理面臨嚴(yán)峻的網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)。

二、提高我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平的措施

針對(duì)上文分析的結(jié)果，本文對(duì)如何提高我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平提出一下解決建議：

（一）進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)的意識(shí)、加強(qiáng)思想轉(zhuǎn)變

信息化社會(huì)各行各業(yè)都面臨改革，對(duì)于檔案資源管理來(lái)講，一定要解放思想，摒棄傳統(tǒng)重視管理而輕應(yīng)用的管理理念，進(jìn)一步提高檔案資源管理工作者的信息化建設(shè)意識(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，并且從信息化的宣傳教育、新技術(shù)應(yīng)用等方面切實(shí)落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的信息化建設(shè)，從而進(jìn)一步服務(wù)廣大人民群眾，推動(dòng)社會(huì)向著快速高效的方向發(fā)展。

（二）堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，遵循經(jīng)濟(jì)性原則

檔案信息化建設(shè)需要消耗大量的財(cái)力和人力。對(duì)于館藏檔案的數(shù)字化處理，應(yīng)堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)的原則，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作統(tǒng)籌管理。在具體的實(shí)施過(guò)程中，可以將館藏檔案按照重要程度進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)于重要等級(jí)高的文檔，首先進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于重要等級(jí)不高的文檔可以放在最后進(jìn)行處理，對(duì)于其它一些沒(méi)有意義和價(jià)值的文檔，可以?xún)H錄入目錄，但仍以紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)。這樣按級(jí)的處理方式，能夠進(jìn)一步提高資金利用的有效性，并且可以壓縮一些不必要的成本，達(dá)到投資效益的最大化。

（三）完善安全體系建設(shè)，進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)安全

電子檔案只有在互聯(lián)網(wǎng)上被檢索、查閱才具備使用的意義，因此，檔案信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)也是息息相關(guān)。目前，互聯(lián)網(wǎng)存在眾多安全漏洞，因此，在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，需要進(jìn)一步完善安全體系的建設(shè)，消除安全隱患。具體的在建設(shè)過(guò)程中，首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案資源局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和公眾網(wǎng)的安全隔離；其次，應(yīng)制定完善的系統(tǒng)管理策略，從權(quán)限審核、密碼等級(jí)等方面進(jìn)行嚴(yán)格的限制并給出細(xì)則；此外，還應(yīng)采用先進(jìn)的安全技術(shù)和組網(wǎng)策略，通過(guò)采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等技術(shù)盡可能的將互聯(lián)網(wǎng)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（四）進(jìn)一步提升檔案管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最終離不開(kāi)檔案管理人員，因此在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理人員素質(zhì)。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)努力培養(yǎng)和挖掘高素質(zhì)人才，進(jìn)一步強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。具體的工作，可以從加強(qiáng)員工技能培訓(xùn)、聘請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行講座、加強(qiáng)信息溝通等方面不斷強(qiáng)化員工工作技能和水平，提高檔案工作者的實(shí)踐能力。

三、總結(jié)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)全新的課題，也給相關(guān)的檔案工作者提出了復(fù)雜而艱巨的挑戰(zhàn)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段檔案資源管理工作存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題采取合理有效的解決手段，從思想轉(zhuǎn)變、經(jīng)濟(jì)性原則、安全體系建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面不斷改進(jìn)和完善，進(jìn)一步推進(jìn)檔案資源管理事業(yè)的信息化發(fā)展。

[1]周玲.對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考[J].檔案學(xué)通訊,2003,06:22-25.

[2]何玲.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的探討[J].檔案學(xué)通訊,2004,05:37-40.