文/十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李輝

隨著教育信息化的不斷發(fā)展與進(jìn)步，教育信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，數(shù)字校園取得了前所未有的發(fā)展與建設(shè)。高職院校師生的生活和學(xué)習(xí)方式也發(fā)生了前所未有的變化。在教育信息化時(shí)代，高職院校檔案管理也逐漸改變了傳統(tǒng)的管理方式，在各方面都發(fā)生了深刻的變革。本文從高職院校數(shù)字校園的建設(shè)與應(yīng)用入手，對(duì)教育信息化時(shí)代的高職院校檔案管理工作進(jìn)行了一定的探討，從而促進(jìn)這一領(lǐng)域的研究和發(fā)展。

一、教育信息化時(shí)代下檔案管理的新條件以及帶來的影響

在教育信息化這一時(shí)代背景下，檔案的數(shù)字資源變得越來越豐富，人們通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種數(shù)字信息的檢索也變得更加方便、快捷。檔案管理也出現(xiàn)了一系列的新特點(diǎn)。首先是在檔案信息的收錄、編目、檢索等方面采用電子化，從而提高了檔案的利用率。其次則是工作程序上的變化，使用電腦進(jìn)行立卷程序，刪除不具有保存價(jià)值的文件，對(duì)不同的文件注明不同的保管期限，同時(shí)也可以及時(shí)修改和補(bǔ)充新的檔案信息。再次在檔案的整理方面，一方面省去了卷宗的整理任務(wù)，檔號(hào)只需保留全宗號(hào)及文件號(hào)即可，另一方面就是在檔案的分散性上更加靈活，因?yàn)槭褂秒娔X可以快速查找檔案來源，從而便于檔案的保管和使用。最后，在檔案的保管上，由于電子檔案的占用空間小，同時(shí)存儲(chǔ)載體的信息容量又相當(dāng)巨大，所以對(duì)于電子檔案庫存的管理就相對(duì)來說方便得多。

二、數(shù)字校園的建設(shè)與應(yīng)用對(duì)高職院校檔案管理工作的變革

（一）文件概念的變革

在高職院校數(shù)字校園建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)資源在日常生活和學(xué)習(xí)過程中是舉足輕重的。聯(lián)合國教科文組織的國際檔案理事會(huì)的有關(guān)調(diào)研報(bào)告指出：“文件和檔案是構(gòu)成國家信息資源的基本要素和重要成分?！庇捎诮逃畔⒒瘯r(shí)代的來臨，高職院校檔案管理工作也正在發(fā)生一場(chǎng)翻天覆地的變革，而這場(chǎng)變革首先是由電子文檔、大量數(shù)據(jù)信息生成而引起的。

電子數(shù)據(jù)具有不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的許多特點(diǎn)，它對(duì)于原生載體不再“從一而終”，文件信息可以以獨(dú)立的形態(tài)選擇不同的載體進(jìn)行交流和傳輸，具有易逝性、易更改性、軟硬件環(huán)境依賴性等特點(diǎn),與之前我們所熟知的紙質(zhì)文件有很大的不同之處。

（二）檔案管理的變革

文件根本屬性的變化也使檔案管理的內(nèi)涵發(fā)生了巨大變化，同時(shí)也給文件管理工作帶來了巨大變革。這種變革主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.更為快捷方便。通過這種檔案管理的方式，可以直接減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。在教育信息化高速發(fā)展的狀態(tài)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。高職院校應(yīng)用數(shù)字校園協(xié)同辦公系統(tǒng)以后，大量的數(shù)據(jù)文件由以往的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。檔案管理工作實(shí)施信息化以后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次數(shù)據(jù)挖掘分析上來，從而提高學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使學(xué)校檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2.更加注重檔案的智能控制。檔案管理工作中的兩個(gè)重要手段是實(shí)體控制與智能控制。無論是在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時(shí)代，還是在信息管理時(shí)代兩個(gè)方面的任何一個(gè)方面都不可或缺。但在不同的數(shù)字校園建設(shè)階段，實(shí)體控制和智能控制在數(shù)據(jù)檔案信息中的應(yīng)用有不同的側(cè)重。它們?cè)诓煌木唧w工作中具有不同的工作方法，體現(xiàn)不同的特點(diǎn)，也在不同時(shí)期、不同方面發(fā)揮著不同的作用。在數(shù)字校園環(huán)境下管理文件檔案更有利于文檔的保密過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。數(shù)字校園的信息化管理模式將其改為單個(gè)信息提供查詢，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

3.更加注重檔案在邏輯上的管理，檔案由載體和信息兩個(gè)部分組成，而這兩個(gè)部分都與數(shù)據(jù)檔案管理有著密切的聯(lián)系。于是，相應(yīng)地存在兩種基本的管理內(nèi)容和管理方式，即物理管理和數(shù)據(jù)流管理。

在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理時(shí)代，檔案的管理內(nèi)容和管理方式主要是物理管理，即以文件的物質(zhì)介質(zhì)為基本對(duì)象。于是檔案的管理內(nèi)容和管理方式逐漸過度到邏輯管理，即以檔案的數(shù)據(jù)信息為基本對(duì)象。數(shù)字校園環(huán)境下的檔案管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺，傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。數(shù)字校園環(huán)境下的信息化管理以后，檔案管理就可以避免這些問題，能夠更加靈活的進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，更加靈活的發(fā)揮檔案信息的完善與管理工作。

三、總結(jié)

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。進(jìn)入21世紀(jì)以來，教育信息化廣泛普及的基礎(chǔ)上，高職院校的師生在工作和學(xué)習(xí)的各個(gè)方面發(fā)生了深刻的變革，通過提高數(shù)字校園的建設(shè)和應(yīng)用水平，在各種社會(huì)活動(dòng)的功能和效率上的大幅提高，促使人類社會(huì)的物質(zhì)和精神文明達(dá)到了一個(gè)新的水平。數(shù)字檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究數(shù)字檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用數(shù)字檔案的目的。

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