機(jī)關(guān)單位檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策思考

文/新疆博爾塔拉報(bào)社 周磊

檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、服務(wù)社會(huì)的重要工作。新時(shí)期檔案工作對(duì)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)干部指導(dǎo)工作能夠起到借鑒和資政作用，對(duì)改革發(fā)展具有重要的服務(wù)功能和推動(dòng)作用。

一、機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）檔案工作準(zhǔn)入門(mén)檻低，人員素質(zhì)參差不齊，隊(duì)伍不穩(wěn)定

檔案工作業(yè)務(wù)含量不是很高，一般人只要稍加培訓(xùn)即可勝任。在少數(shù)民族占總?cè)丝?/3的博州地區(qū)，筆者在每年的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)中發(fā)現(xiàn)，全州兩縣兩市有很多單位從事檔案工作的都是少數(shù)民族同志，漢語(yǔ)水平不是很高，培訓(xùn)起來(lái)有一定難度；另有一些單位則頻繁更換檔案工作人員，這些人員對(duì)檔案工作都極為陌生。這些現(xiàn)象導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，制約本單位檔案工作的發(fā)展。

（二）檔案工作人員社會(huì)地位低，單位重視程度不夠，投入經(jīng)費(fèi)不足

檔案工作與其他崗位相比，不能明顯體現(xiàn)出其重要性。檔案工作默默無(wú)聞，是最容易被忽視的崗位，除了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)外，沒(méi)有人了解這項(xiàng)工作，也就無(wú)從談起投入大量資金支持檔案工作了。

（三）檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)力度和業(yè)務(wù)培訓(xùn)跟不上

由于缺乏正規(guī)檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的檔案業(yè)務(wù)人才，在博州地區(qū)，除了每年舉辦的繼續(xù)教育培訓(xùn)班和檔案業(yè)務(wù)檢查外，平時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)少之甚少，很多單位的檔案工作人員只有在檔案業(yè)務(wù)檢查時(shí)才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，平時(shí)鉆研業(yè)務(wù)、提高檔案工作效率也就無(wú)從提起。

（四）各單位間的業(yè)務(wù)交流不夠

由于工作范圍和崗位限制，檔案工作人員平時(shí)的交流范圍狹窄，加之檔案管理部門(mén)平時(shí)組織的各單位間的相互學(xué)習(xí)、交流的機(jī)會(huì)不多，雖然檔案管理部門(mén)有專(zhuān)門(mén)對(duì)口指導(dǎo)各單位業(yè)務(wù)的人員，但由于單位多，指導(dǎo)人員少，致使檔案工作人員不能得到及時(shí)、有效的學(xué)習(xí)和提高。

二、對(duì)策思考

（一）提高檔案工作人員基本素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

1.實(shí)行嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)配套的用人機(jī)制。注意吸收一些懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍，避免隨意、照顧性人員進(jìn)入。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，了解所涉及工作各領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。一是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。積極征訂各類(lèi)檔案雜志，通過(guò)書(shū)本、網(wǎng)絡(luò)等方式加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)水平的提高。二是主動(dòng)參加各類(lèi)繼續(xù)教育培訓(xùn)。認(rèn)真吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，并加以掌握，做到學(xué)以致用。

3.依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)。做好檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。在平時(shí)的工作中，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作做到有章可循，按制度辦事。

（二）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)硬件建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，也決定著檔案工作的發(fā)展。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，才能夠?yàn)闄n案管理爭(zhēng)取資金及各項(xiàng)支持，促進(jìn)檔案管理工作。

1.忠于職守，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。檔案工作默默無(wú)聞，很難引起領(lǐng)導(dǎo)重視。然而，檔案工作人員的工作態(tài)度、工作成績(jī)卻往往能夠決定領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案工作的重視。因此，檔案工作人員應(yīng)做到愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，用實(shí)際行動(dòng)在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

2.積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)之所以對(duì)檔案工作不夠重視，往往是因?yàn)槿狈?duì)檔案工作的了解和根本性認(rèn)識(shí)。因此，檔案工作人員要加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)檔案方面的宣傳。要有意識(shí)地經(jīng)常將一些檔案方面的文件、材料拿給領(lǐng)導(dǎo)看，還要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)單位檔案管理各方面情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。

（三）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案工作單調(diào)枯燥，工作方法相對(duì)落后，加上檔案工作人員社會(huì)地位不高，造成從事此項(xiàng)工作的同志積極性不高、存在應(yīng)付心理。因此，應(yīng)努力改變現(xiàn)狀，想方設(shè)法調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作積極性。

1.增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗。同時(shí)，對(duì)工作業(yè)績(jī)較突出、編寫(xiě)的各類(lèi)檔案材料對(duì)單位、對(duì)社會(huì)貢獻(xiàn)較大的檔案工作者，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)、職稱(chēng)評(píng)定加分等相關(guān)政策傾斜，從而激發(fā)檔案工作者的工作活力，最大限度地發(fā)揮其個(gè)人潛力。

2.更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。檔案工作人員對(duì)所從事的工作要有積極認(rèn)識(shí)，認(rèn)真總結(jié)自己的工作對(duì)單位發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的影響。在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，使檔案工作創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（四）加強(qiáng)與檔案管理部門(mén)及各單位的交流

要積極主動(dòng)向當(dāng)?shù)氐臋n案管理部門(mén)請(qǐng)教學(xué)習(xí)，通過(guò)各種途徑想方設(shè)法學(xué)習(xí)其他單位一些先進(jìn)的做法，為己所用，提高本單位檔案管理水平。

（五）與科室搞好配合，做好平時(shí)的資料收集工作

檔案資料的完整收集，需要各科室的緊密配合與支持。各科室要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集，檔案人員要做好指導(dǎo)配合工作，防止文件材料的遺失。

（六）實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著計(jì)算機(jī)在檔案應(yīng)用中日益成熟，對(duì)檔案工作人員的要求也越來(lái)越高，它需要檔案工作者不僅要熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識(shí)，跟上現(xiàn)代化的步伐。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來(lái)管理檔案。