文/神華新疆能源有限責(zé)任公司 郭佳

煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是貫穿于煤礦建設(shè)工程始末的一項(xiàng)重要工作，它與工程同步，記錄著項(xiàng)目建設(shè)的全過程。能否真實(shí)地反映工程建設(shè)情況，關(guān)鍵在于項(xiàng)目建設(shè)過程中原始資料的收集管理。

檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，是將企業(yè)的檔案信息資源進(jìn)行集中管理的重要環(huán)節(jié)，檔案齊全完整的程度與整理質(zhì)量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來。作為煤礦企業(yè)的檔案管理人員，深刻認(rèn)識(shí)到檔案收集工作必須按照國家有關(guān)規(guī)定，通過切實(shí)可行的措施和方法，把對(duì)國家和企業(yè)有保存、利用價(jià)值的各類文件材料集中統(tǒng)一到企業(yè)檔案管理部門，使它們得到安全保存，便于查找和利用。

一、當(dāng)前煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作存在的問題和現(xiàn)狀

長期以來，煤礦企業(yè)項(xiàng)目管理層對(duì)檔案管理工作缺乏了解，認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，忽視檔案管理工作在煤礦建設(shè)項(xiàng)目中的重要性。針對(duì)部分煤礦檔案室檔案管理的現(xiàn)狀，分析其原因主要是:項(xiàng)目檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足，制度不健全,缺少必要的項(xiàng)目檔案管控措施。某些建設(shè)、施工單位只注重抓工程施工進(jìn)度、安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，忽視檔案資料管理工作。導(dǎo)致工程竣工后，大量工程施工資料缺失，資料不齊全、不完整、不系統(tǒng)，資料粗枝濫造、弄虛作假；復(fù)?。ㄖ疲┘啵|(zhì)量不高，不能及時(shí)歸檔?？偟膩碚f，收集的材料質(zhì)量高低直接影響建設(shè)工程檔案的歸檔是否規(guī)范和利用是否方便，是當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

建設(shè)工程檔案管理一般要經(jīng)過收集、整理、組卷、歸檔這幾個(gè)程序。其中，收集包括紙質(zhì)材料、電子文件和特殊載體材料的收集。目前，煤礦炭建設(shè)項(xiàng)目檔案管理總體水平較低，煤炭行業(yè)缺少系統(tǒng)的指導(dǎo)煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案人員和技術(shù)人員之間對(duì)收集內(nèi)容缺乏共同的理解和認(rèn)識(shí)，缺少依據(jù)，造成一些重要材料漏缺。比如礦井基本建設(shè)，生產(chǎn)技術(shù)、地質(zhì)勘測等方面的標(biāo)準(zhǔn)較籠統(tǒng),檔案人員在收集資料過程中出現(xiàn)歸檔資料不全。技術(shù)人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程資料收集和歸檔范圍心中無數(shù)，對(duì)收集來的資料不知是否有價(jià)值，統(tǒng)統(tǒng)交給檔案人員，致使收集效率低下，檔案歸檔率和利用率極其有限。這些都影響和制約了建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集工作。

二、加強(qiáng)煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作的對(duì)策和途徑

建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集是工程檔案管理工作基礎(chǔ)。必須與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。若錯(cuò)過最佳時(shí)機(jī)，使制度形同虛設(shè)，就起不到應(yīng)有的作用。檔案資料的收集是項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，做好收集工作，對(duì)于項(xiàng)目檔案順利通過驗(yàn)收至關(guān)重要。

（一）加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案制度管理

完善項(xiàng)目制度和規(guī)范建設(shè)程序，管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范要程序化，形成體系。程序制定要流程清晰、職責(zé)明確、要求具體，控件和考核措施有力，檔案管理部門要有適當(dāng)權(quán)重，采取必要的行政、經(jīng)濟(jì)手段。制度制定要有檔案人員參與，制度不能只有保密規(guī)章，要有檔案實(shí)體過程的控制制度。建立并落實(shí)“四參加”、“四同步”制度。在項(xiàng)目初期就要制定建設(shè)項(xiàng)目檔案收集相關(guān)規(guī)定，例如:范圍及保管期限表、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等。抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，采取事前介入、事中指導(dǎo)、事后跟蹤的方法，與規(guī)劃、工程部門積極配合，確保收集的檔案齊全完整。

（二）將檔案納入項(xiàng)目強(qiáng)化全過程管控

一是納入質(zhì)量保證體系。檔案管理的具體要求及相關(guān)職責(zé)，要寫入質(zhì)量保證體系章節(jié)，要定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，以驗(yàn)證檔案管理制度執(zhí)行的有效性、合理性。二是納入合同管理。檔案管理人員直接參與主要合同招標(biāo)文件起草，合同談判，并提出文件移交和歸檔的具體要求。檔案管理有關(guān)條款在簽訂合同時(shí)要詳盡，要求要明確，在合同專用條款中明確違約罰款金額所占比例。在工程結(jié)算支付前，檔案管理部門必須有簽字權(quán)。三是納入工程進(jìn)度管理。檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門要分工合作，對(duì)未按計(jì)劃提交的文件及時(shí)催交。參與到月度工程施工進(jìn)度驗(yàn)收考核當(dāng)中，檢查和驗(yàn)收工程進(jìn)度同步技術(shù)資料的收集情況。四是納入工程技術(shù)管理。建設(shè)單位審查文件材料時(shí)，工程部門與檔案部門要各負(fù)其責(zé)、各有側(cè)重、共同審驗(yàn)、共同把關(guān)。對(duì)整體工程施工資料的編制、收集、整理、歸檔，以及最后資料的移交負(fù)有監(jiān)督、檢查和管理責(zé)任。

（三）加強(qiáng)原始資料的收集，確保資料的準(zhǔn)確性

目前，各工程項(xiàng)目部普遍重視工程進(jìn)度、質(zhì)量和成本管理，不重視工程施工過程中工作資料的收集。工程完工竣工驗(yàn)收時(shí)，存在突擊“補(bǔ)”資料、“編”資料的現(xiàn)象，既需要多次修改，又不能保證其準(zhǔn)確性。因此，要提高竣工資料的準(zhǔn)確性，保證檔案資料能夠很好地服務(wù)于生產(chǎn)，平時(shí)就要注意收集和管好原始材料，做到工程施工資料的收集與工程進(jìn)度同步。

施工階段產(chǎn)生、形成的工程質(zhì)量保證資料是建設(shè)工程檔案的核心部分，這些資料直接記述和反映工程建設(shè)的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。檔案管理部門建立相應(yīng)的管控措施，比如:工程管理部門月度驗(yàn)收工程進(jìn)度和工程技術(shù)資料時(shí)，如發(fā)現(xiàn)資料收集與工程進(jìn)度不同步，根據(jù)資料收集情況對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核。使其及時(shí)做好收集工作，最大限度地確保各階段工程質(zhì)量保證材料與所記錄的對(duì)象保持一致，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是建設(shè)項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié),注重建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。作為一名煤礦企業(yè)檔案管理人員，在工作中要不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，積極探索，及時(shí)總結(jié)，不斷創(chuàng)新，才能更加科學(xué)有效地管理好建設(shè)項(xiàng)目檔案。