文/浙江省麗水市蓮都區(qū)民政局婚姻登記處 夏冬嬌
民政檔案是記載民政工作的詳細(xì)記錄,是維系人民權(quán)益的最早依據(jù),和人們的切身利益息息相關(guān)。怎樣在目前情況下做好檔案的監(jiān)管工作,發(fā)揮它的積極效益是檔案工作者需要下一步認(rèn)真探究的問題。
民政部門包含大量的社會(huì)服務(wù)性工作,例如行政區(qū)劃管理、退伍兵以及軍烈屬的安置、結(jié)婚登記、賑災(zāi)救濟(jì)、民辦非企業(yè)管理、社會(huì)救助、最低生活保障等等。民政部門從中央到地方檔案的種類繁多,數(shù)量偏大,民政部門除了包括和其他部門相同的檔案信息以外,還包括了大量和民生問題緊密相關(guān)的檔案信息,例如退伍兵以及軍烈屬的安置檔案、結(jié)婚登記檔案、賑災(zāi)救濟(jì)檔案、民辦非企業(yè)管理、殯葬管理檔案、最低生活保障等等。這些檔案信息和人們的生活息息相關(guān),關(guān)系著社會(huì)的穩(wěn)定和人民群眾的最基礎(chǔ)的利益。尤其是婚姻登記和死亡檔案特別重要,它和所有的家庭人員密切相關(guān),真實(shí)的記載了人生重要時(shí)刻的詳細(xì)信息,這樣的檔案緊緊的聯(lián)系著家庭成員的日常生活,這是所有檔案信息里最為重要的檔案。
民政部門的工作直接構(gòu)成了民政檔案,包含了所有的民政工作如文件、電子信息、照片和影像資料以及科技信息檔案等等。民政檔案是民政部門的基礎(chǔ)信息,民政檔案整理的完整可以提高政府的工作效能,對(duì)于民政工作良性發(fā)展帶來(lái)巨大的效益。伴隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的變革,民政部門的工作職責(zé)也發(fā)生了變化,民政檔案內(nèi)容繁雜,形式多種多樣,所以這就給民政檔案工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。民政檔案信息整體化管理的方式,給民政檔案的搜集整理造成了巨大的考驗(yàn)。綜上所述,這就要求民政檔案要提高思想認(rèn)識(shí),檔案的搜集要有理有據(jù),確保搜集的民政檔案及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤,加大民政檔案的基礎(chǔ)工作平穩(wěn)的推進(jìn)。對(duì)于那些搜集上來(lái)的民政檔案信息要認(rèn)真探究,確保真實(shí)性,對(duì)于民政檔案的搜集范圍加以明確劃分,確保搜集上來(lái)的檔案具有保存的價(jià)值,同時(shí)保證搜集的檔案信息安全、可靠。搜集整理的檔案電子信息一定要保管妥當(dāng),防止丟失或者泄露。
制定民政檔案管理細(xì)則,可以保證民政檔案的管理工作有條不紊的推進(jìn)。上級(jí)有關(guān)單位一定要做好民政檔案的監(jiān)管工作,隨時(shí)學(xué)習(xí)上級(jí)頒布的有關(guān)法律法規(guī),提升民政檔案管理者的思想認(rèn)識(shí)水平。依據(jù)民政檔案的不同類別制定有關(guān)的制度和條例,使其了解所有的規(guī)章制度細(xì)則,進(jìn)行造冊(cè)編輯,使所有的檔案管理人員有明確的學(xué)習(xí)準(zhǔn)則。在推行綜合考評(píng)的時(shí)候,把民政檔案管理人員的績(jī)效考核涉獵進(jìn)去,這樣就可以大大提升工作人員的主動(dòng)性,可以更好的進(jìn)行民政檔案管理。信息化的進(jìn)程帶動(dòng)了民政工作的推進(jìn),民政檔案工作是民政工作的基石,一定要做好民政檔案的搜集、整理、建冊(cè)、保存等工作,告別傳統(tǒng)的工作方法,提升工作的效率。數(shù)字化的進(jìn)程制約著資源的使用,創(chuàng)建良好的民政檔案管理體系,做好民政檔案的管理工作,使所有的信息能夠網(wǎng)絡(luò)共享,提升辦事的效率。信息化的檔案管理模式堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨,那些具有開放性的信息一定要公布在網(wǎng)絡(luò)上以便于人民知曉。定期增加民政檔案的信息含量,可以加大檔案資料的查找力度,尤其是那些具有保存價(jià)值的檔案資料,一定要做到雙軌運(yùn)行。這樣保存的方式,對(duì)于今后的工作也會(huì)帶來(lái)很好的效果,無(wú)論發(fā)生怎樣的狀況,都會(huì)有一份檔案信息的存在,確保了民政檔案的安全性。
過去民政檔案管理部門的辦公條件相對(duì)較差,然而檔案信息的保存又對(duì)環(huán)境有較高的需求,要做到防潮、防火等等,這就要求民政檔案管理的環(huán)境需要改變,增加投入的力度。民政部門要安排專門的檔案室,配備各種設(shè)備,提升檔案管理的安全性。
民政部門要配備專業(yè)檔案管理人員,要具有較強(qiáng)的專業(yè)水平,有利于較好的搜集、整理、裝訂檔案信息,那些具有很高價(jià)值的檔案信息立即反應(yīng)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),幫助領(lǐng)導(dǎo)更好的決策問題。民政檔案的管理員要有積極的態(tài)度,主管單位定期的組織學(xué)習(xí),總結(jié)以前的工作經(jīng)驗(yàn),創(chuàng)建優(yōu)良的工作方法,提升民政檔案的管理水平。民政檔案管理遵循國(guó)家檔案管理辦法,隨時(shí)提升檔案管理法律意識(shí)是一項(xiàng)十分關(guān)鍵的檔案管理工作。在民政檔案管理的時(shí)候堅(jiān)持以人為本的原則,依法辦事,在日常工作中提升檔案管理者的法律意識(shí)。把民政檔案管理和法律有機(jī)的結(jié)合,那些機(jī)密的文件,檔案管理員遵循保密法規(guī),提升依法行政的力量,實(shí)現(xiàn)有法可依。提高民政檔案管理員的綜合素質(zhì),增強(qiáng)他們的法律意識(shí),使其更好的服務(wù)于民政檔案建設(shè)。
總之,民政部門負(fù)責(zé)專項(xiàng)社會(huì)行政事務(wù)管理、基層民主政治建設(shè)、社會(huì)救助與福利、服務(wù)軍隊(duì)和國(guó)防建設(shè)等方面的工作。民政工作事關(guān)民生、民權(quán)、民利,與人民群眾的利益息息相關(guān)。因此,要做好民政檔案工作,促進(jìn)民政各項(xiàng)工作順利開展,從而構(gòu)建和諧社會(huì)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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