論《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布的重大意義

文/蘭州城市學(xué)院檔案館 嚴(yán)銳

為規(guī)范高校檔案工作，推進(jìn)高校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在高校中的作用，2008年8月20日，中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部令27號(hào))，以依法保障高等學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展為宗旨，對(duì)高等學(xué)校檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理職責(zé)、管理范圍、管理方法等作了明確、嚴(yán)格的規(guī)定?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》最新、最突出的特點(diǎn)是努力構(gòu)建高等學(xué)校檔案管理的組織、人員和條件三大體系。其內(nèi)容分為總則、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理等七章，共四十三條?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》由教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部第27號(hào)令的形式正式頒布（在現(xiàn)代公文13大類14個(gè)文種中，命令或（令）是權(quán)威性最高的指揮性行政公文，具有內(nèi)容重要、強(qiáng)制性大的特點(diǎn)）體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)高校檔案工作的關(guān)心和重視，也是高校管理工作的迫切需要。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的發(fā)布實(shí)施，是1989年以來(lái)國(guó)家為促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展所做出的一項(xiàng)重要舉措，是指導(dǎo)我國(guó)高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文獻(xiàn)，對(duì)于推進(jìn)高校檔案管理，深化高校檔案工作改革，提高高校檔案服務(wù)水平，具有十分重要的意義。

一、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的修訂

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出:“高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！庇捎诟咝n案管理涵蓋了學(xué)校各個(gè)方面形成的檔案資料，不同于一般機(jī)關(guān)單位的檔案管理，具有其特殊的性質(zhì)，國(guó)家教委于1989年發(fā)布實(shí)施了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（第6號(hào)令）。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，教育也在快速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展更為迅猛。隨著我國(guó)高等教育質(zhì)量的提高，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)管理模式面臨挑戰(zhàn)和機(jī)遇。高校檔案在機(jī)構(gòu)建設(shè)、制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、硬件建設(shè)、信息化建設(shè)等方面都必須與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)展創(chuàng)新。原有的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》已不適應(yīng)高校檔案管理工作的發(fā)展。2007年，教育部辦公廳對(duì)1989年以國(guó)家教委第6號(hào)令發(fā)布實(shí)施的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》開(kāi)展了修訂工作，由中國(guó)教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)通過(guò)各省高校檔案學(xué)會(huì)廣泛征求了全國(guó)不同類型高校的意見(jiàn)，并組織相關(guān)人員進(jìn)行了深入討論，形成了修訂初稿，并下發(fā)全國(guó)各高校征求意見(jiàn)。教育部通過(guò)各高校意見(jiàn)反饋再次修改，形成共識(shí)，并從立法角度進(jìn)行了再修改。取消了原《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中普通二字，改為《高等學(xué)校檔案管理辦法》。最終形成總則、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布等共七章四十三條的新條令?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》的修訂發(fā)布，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)高校檔案工作的關(guān)心和重視。

二、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的幾個(gè)新提法

（一）明確了高校檔案工作的管理體制

《27號(hào)令》在總則中明確了兩個(gè)新的規(guī)定:一是“國(guó)務(wù)院教育行政部門(mén)主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”。這一條，過(guò)去無(wú)明確規(guī)定。高校的檔案工作，業(yè)務(wù)上主要有省檔案局主抓業(yè)務(wù)指導(dǎo)，教育行政部門(mén)基本上不抓檔案業(yè)務(wù)，只能是檔案工作找到才去處理，最多是個(gè)協(xié)調(diào)。新辦法明確規(guī)定要求“教育行政部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作?！甭氊?zé)和任務(wù)性質(zhì)就不一樣了。這是一個(gè)新提法。其次明確規(guī)定“高校檔案工作由高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”。這一具體的規(guī)定，在以往高校檔案管理體制改革中從未有過(guò)，對(duì)檔案工作邊緣化是一個(gè)突破，對(duì)我們高校檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)是最為重要的。多年來(lái)，我們一直期盼希望學(xué)校把檔案工作納入學(xué)校管理和發(fā)展的議事日程。事實(shí)上，沒(méi)有哪個(gè)學(xué)校把檔案作為發(fā)展事項(xiàng)來(lái)討論對(duì)待。而是應(yīng)檔案部門(mén)的要求，解決面臨的眼前的困難。所謂頭痛醫(yī)頭腳疼醫(yī)腳。今后要求學(xué)校納入整體發(fā)展規(guī)劃同步發(fā)展。同步發(fā)展一直是檔案人員的心聲，學(xué)校檔案工作應(yīng)該受到學(xué)校重視的。

（二）突出了高校檔案工作新的內(nèi)涵建設(shè)

《27號(hào)令》提出了一些具有新內(nèi)涵的規(guī)定:

1.提出高校檔案機(jī)構(gòu)要“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，并強(qiáng)調(diào)“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料與電子檔案材料同步歸檔”。適應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)發(fā)展形勢(shì)，突出了時(shí)代特征。這一條對(duì)高校尤為重要。信息化建設(shè)電子檔案部分高校起步較晚，硬件差距大，要做到同步歸檔，在信息化硬件配套和電子檔案歸檔管理和教育方面需要下功夫。

2.將“編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源”列入高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)。過(guò)去檔案部門(mén)的任務(wù)主要是:收集、整理、編目、上架、保管、提供利用?，F(xiàn)在將編研、出版檔案史料、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，作為高校檔案部門(mén)的基本職責(zé)、基本任務(wù)、不能可有可無(wú)。

3.提出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。這一條很有新意。大學(xué)生接受高等教育，應(yīng)具有檔案意識(shí)和檔案知識(shí)。開(kāi)設(shè)檔案管理選修課，是一種素質(zhì)教育、能力教育。任何工作都有檔案，每個(gè)管理人員都懂檔案管理，對(duì)單位和社會(huì)的檔案管理水平就會(huì)有大的提高。所以，檔案教育應(yīng)從大學(xué)教育抓起。目前的現(xiàn)狀是，從事檔案工作的人懂檔案，一般人對(duì)檔案都是外行。大學(xué)開(kāi)設(shè)檔案選修課，無(wú)疑將提高我國(guó)社會(huì)整體檔案意識(shí)和水平。

4.對(duì)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備，有明確規(guī)定。要求具備條件的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。明確指出未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，有利于促進(jìn)高校檔案的統(tǒng)一管理。要求高校檔案工作人員“具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能；要求檔案館領(lǐng)導(dǎo)具有組織管理能力并具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神?！睂?duì)檔案工作人員的職務(wù)、待遇以及個(gè)人保障都加入了本條款，明確了職責(zé)，突出了人才興檔，人才強(qiáng)館的理念。

5.新辦法還規(guī)定，將學(xué)生類檔案納入歸檔范圍，而且單獨(dú)設(shè)類。這一條在高校歸檔范圍內(nèi)是新加的，而且單列了一條。表明對(duì)學(xué)生檔案的高度重視。主要包括大學(xué)生在高校的學(xué)歷教育期間的個(gè)人檔案，含:高中高考檔案、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。新的辦法出臺(tái)后，學(xué)生檔案將統(tǒng)一由學(xué)校檔案館管理，畢業(yè)生檔案材料的歸檔及畢業(yè)生檔案向派遣地轉(zhuǎn)遞都將趨于規(guī)范化，學(xué)歷教育檔案歸檔有法可依了。

6.《高校檔案管理辦法》強(qiáng)調(diào)高校要重視和加強(qiáng)征集對(duì)于學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種檔案史料，突破了過(guò)去傳統(tǒng)歸檔理論的限制，拓寬了高校歸檔范圍視野。

7.《高校檔案管理辦法》提出:高校歸檔的檔案材料除紙質(zhì)外，還包括“電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”。并明確了文件材料的歸檔范圍。這不僅擴(kuò)大了高校檔案歸檔范圍，促進(jìn)了高校檔案信息化建設(shè)的力度，方便了學(xué)校和社會(huì)利用檔案信息資源。

8.在檔案的利用與公布一章里，還做出了“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”的規(guī)定。以往辦理檔案證明沒(méi)有明確具體單位，學(xué)校辦公室、教務(wù)處、成教處等單位都可以辦理認(rèn)證的，現(xiàn)在檔案機(jī)構(gòu)是唯一合法認(rèn)證部門(mén)，取消了其他部門(mén)做檔案認(rèn)證的權(quán)限。

三、認(rèn)真學(xué)習(xí)《高校檔案管理辦法》，在高校檔案業(yè)務(wù)工作中扎扎實(shí)實(shí)地貫徹落實(shí)《辦法》

高校檔案部門(mén)要從學(xué)校發(fā)展的全局對(duì)高校檔案工作進(jìn)行全面思考，同時(shí)，也要聯(lián)系本校檔案工作的實(shí)際情況，在學(xué)習(xí)、實(shí)踐中創(chuàng)新。

首先高校檔案館工作者要要認(rèn)真學(xué)習(xí)《辦法》的實(shí)質(zhì)和內(nèi)涵，深刻領(lǐng)會(huì)其精神，充分認(rèn)識(shí)《辦法》的實(shí)施對(duì)推進(jìn)高校檔案工作規(guī)范化管理的重大意義?！掇k法》不僅增加了許多新的元素，也對(duì)高校檔案工作人員提出了更高的要求，高校檔案工作人員只有加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任感，才能推動(dòng)高校檔案管理工作從傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)高等教育改革和發(fā)展的需要。

其次高校檔案部門(mén)要對(duì)照《辦法》，認(rèn)真開(kāi)展調(diào)查研究工作，重新規(guī)劃學(xué)校檔案工作的未來(lái)。比如學(xué)生檔案:以前基本上歸高校學(xué)生處管理，劃歸學(xué)校檔案管理部門(mén)后就要考慮如何更好的做好學(xué)生檔案工作，高校檔案部門(mén)要切實(shí)采取多種有效的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，把《辦法》的各項(xiàng)規(guī)定落到實(shí)處，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展?fàn)幦「嗟臈l件保障。

同時(shí)要做好對(duì)《辦法》的研究和戰(zhàn)略思考?！掇k法》的貫徹實(shí)施即將迎來(lái)高校檔案工作的第二春。高校檔案工作人員，對(duì)《辦法》不僅要學(xué)習(xí)好、宣傳好、落實(shí)好，還要不斷深化對(duì)《辦法》的學(xué)習(xí)研究和戰(zhàn)略思考，積極開(kāi)展調(diào)查研究，從理論與實(shí)踐、定性與定量、中期與近期結(jié)合上開(kāi)展工作，逐步解決，以期獲得有質(zhì)量和特色的調(diào)查研究報(bào)告，并以此為基礎(chǔ)，形成具有針對(duì)性、操作性的相關(guān)行政規(guī)章草案。這是我們高校檔案管理人員的職責(zé)和使命，也是我們推動(dòng)高校檔案工作的必由之路。

[1]教育部,國(guó)家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法,(教育部令27號(hào))[S].2008,9,1.